10 причин провала внедрения ERP

Рынок ERP-систем в России стремительно растет, и многие компании осознают необходимость автоматизации для оптимизации бизнес-процессов. Однако несмотря на это, большинство проектов по внедрению ERP-систем нередко терпят неудачу. По оценкам специалистов, порядка 70% проектов внедрения ERP не достигают поставленных целей. Чтобы избежать ошибок и успешно реализовать проект, предлагаем обсудить наиболее распространенные причины провала, которые помогут вам понять, какие ошибки можно предотвратить.

Ошибка №1. Отсутствие описания бизнес-процессов перед внедрением

Одной из самых распространенных причин провала ERP-проектов является отсутствие описания бизнес-процессов до старта проекта. Внедрение ERP-системы невозможно без четкого представления о том, как работают процессы в компании. Описание бизнес-процессов уровня «как должно быть» или хотя бы фиксирование текущего состояния («как есть») является обязательным шагом. Без этого внедрение ERP-системы превращается в хаотичный процесс, где ни заказчик, ни исполнитель не понимают, каким образом должна функционировать система и какие задачи она решает.

Нередко компании пытаются сэкономить на этом этапе, полагая, что корректировки можно внести уже в процессе внедрения. Однако это приводит к непредсказуемым последствиям, когда внедрение затягивается, а бизнес-процессы оказываются далекими от оптимальных. Представьте себе, что вы решили сделать ремонт в квартире, но постоянно меняете дизайн-проект. Процесс может затянуться на месяцы или даже годы, а итоговая стоимость значительно возрастет. В случае с ERP-системой без четкого описания бизнес-процессов система может так и не заработать, а компания столкнется с необходимостью постоянных доработок и исправлений.

Лучший подход – это заранее описать бизнес-процессы «как есть» и затем, вместе с командой внедренцев, адаптировать их под «как будет», на основе возможностей выбранной ERP-системы. Это позволит избежать разночтений и поможет всем участникам проекта работать в одном направлении.

Ошибка №2. Попытка предусмотреть все в техническом задании

Еще одна ошибка – попытка разработать техническое задание (ТЗ) с учетом всех возможных нюансов работы компании. В результате ТЗ превращается в объемный документ, который никто не будет внимательно изучать. Кроме того, ни одно ТЗ не может предусмотреть все ситуации, которые возникнут в ходе внедрения.

Оптимальным подходом является гибкость и готовность к изменениям. На начальном этапе необходимо заложить основные требования, но оставить возможность для корректировок в процессе работы. Например, можно предусмотреть в договоре с подрядчиком определенное количество дополнительных консультационных часов для проработки новых требований.

Этот подход позволяет сэкономить время и силы на начальном этапе, а также адаптировать систему к меняющимся условиям.

Ошибка №3. Бесконечные изменения в системе

Еще одной распространенной ошибкой является постоянное внесение изменений в систему на протяжении всего проекта без должного учета этих изменений. Внедрение ERP-системы – это сложный и длительный процесс, который требует четкого плана и дисциплины. Однако на практике часто возникает ситуация, когда заказчик продолжает менять требования и вносить новые правки на ходу, не документируя их.

Это не только усложняет работу команды внедрения, но и создает опасную зависимость от конкретных исполнителей. В случае расторжения контракта или смены команды внедрения компания может оказаться с системой, которая представляет собой набор недокументированных изменений и костылей, разобраться в которых сможет только узкий круг специалистов. Это ставит бизнес в зависимость от подрядчика, что может привести к увеличению расходов и рискам для компании.

Чтобы избежать такой ситуации, необходимо вести полную документацию всех изменений и требовать от подрядчика четких отчетов о проделанной работе. Таким образом, в случае необходимости проект можно будет продолжить с другой командой, не начиная его с нуля.

Ошибка №4. Недостаточное внимание к проекту со стороны компании

Невозможно успешно внедрить ERP-систему, если заниматься проектом на «факультативной» основе. Внедрение ERP требует полного погружения и постоянного контроля со стороны компании-заказчика. Если проект передается как дополнительная задача топ-менеджеру, который параллельно занимается другими делами, велика вероятность, что сроки будут сорваны, а затраты выйдут за рамки бюджета.

Для успешного внедрения ERP необходимо выделить отдельного руководителя проекта со стороны компании, который будет курировать процесс, взаимодействовать с командой подрядчика и контролировать все ключевые этапы работы. Это позволит обеспечить максимальную вовлеченность и контроль над проектом.

Ошибка №5. Неправильный выбор платформы для бизнеса

Неудачный выбор ERP-платформы может стать катастрофой для компании. Важно выбирать систему, которая соответствует особенностям бизнеса и поддерживает не только бухгалтерию, но и основные операции компании. Например, для производственных компаний ключевыми модулями могут быть управление производством и логистика, тогда как для торговых компаний важна автоматизация продаж и складского учета.

Если выбранная платформа не подходит для вашей компании, придется тратить дополнительные ресурсы на ее доработку, что увеличит стоимость проекта и сроки его реализации.

Ошибка №6. Игнорирование человеческого фактора и сопротивления сотрудников

Любые изменения в компании встречают сопротивление со стороны сотрудников. Внедрение ERP-системы – это не просто технический процесс, но и масштабное организационное изменение, которое затрагивает всех сотрудников компании. Если они не будут вовлечены в проект, это может привести к активному сопротивлению.

В нашей практике встречались случаи, когда компании теряли до 50% персонала в ходе внедрения ERP-системы. Сотрудники воспринимали новую систему как инструмент контроля со стороны руководства, который увеличивает их рабочую нагрузку. Чтобы избежать этого, необходимо с самого начала активно вовлекать ключевых пользователей в проект и объяснять им, какие преимущества принесет новая система.

Ошибка №7. Возложить все на плечи внедренцев

ERP-системы не могут быть внедрены без активного участия компании-заказчика. Полное полагание на автоматизаторов является еще одной причиной провала проектов. Внедрение ERP – это не просто установка программы, а глубокая интеграция системы в бизнес-процессы компании. Чтобы эта интеграция прошла успешно, важно, чтобы ключевые сотрудники компании активно участвовали в проекте.

Ни один внешний подрядчик не сможет учесть всех нюансов работы компании. Только внутренние специалисты понимают, какие процессы важны для бизнеса и как они могут быть оптимизированы с помощью новой системы. Без их участия ERP-система рискует стать инструментом, который используется только для генерации отчетов, а не для повышения операционной эффективности.

Важно с самого начала включить ключевых специалистов компании в проектную команду. Это позволит создать систему, которая будет отвечать реальным потребностям бизнеса, а не просто механически собирать данные.

Ошибка №8. Желание внедрить систему сразу

Еще одной ошибкой является стремление внедрить всю систему сразу. Такой подход часто приводит к тому, что проект затягивается, бюджет увеличивается, а на выходе компания получает систему, которая не работает так, как планировалось. Оптимальным вариантом является поэтапное внедрение системы.

Методологии гибкой разработки, такие как Scrum или Agile, позволяют разбивать проект на небольшие модули и поэтапно вводить их в эксплуатацию. Это дает возможность оперативно выявлять проблемы и вносить корректировки, не затрачивая времени и средств на полную переработку всей системы.

Ошибка №9. Ошибочные цели проекта по внедрению ERP

Многие компании внедряют ERP-системы с целью снизить усилия по управлению информационными потоками, а не для оптимизации ключевых бизнес-процессов. Однако основной задачей ERP-системы должно быть улучшение операционной деятельности. Например, для торговых компаний это автоматизация закупок и продаж, для производственных предприятий – улучшение управления производством.

Если ERP-система не затрагивает ключевые бизнес-процессы, она вряд ли принесет значимые результаты.

Ошибка №10. Неопытная команда внедренцев

Успех проекта напрямую зависит от команды внедрения. Выбирая подрядчика, убедитесь, что он имеет опыт работы с компаниями, схожими с вашей. Например, методы автоматизации для производственных предприятий отличаются от методов, применяемых в розничной торговле или сфере услуг.

Также важно, чтобы подрядчик обладал не только техническими навыками, но и понимал специфику бизнеса.

---

Заключение

Внедрение ERP-системы – это сложный и длительный процесс, который требует тщательного планирования и участия всех сторон. Избегая перечисленных ошибок, вы сможете значительно увеличить шансы на успех и добиться желаемых результатов для вашей компании.