Анализ себестоимости: где на самом деле искать деньги

Просьба «проанализировать себестоимость» обычно означает одно: руководству не нравится прибыль и оно хочет понять, где течет. Дальше экономист открывает отчет на восемьдесят строк, и через неделю приносит презентацию, из которой не следует ни одного действия.

Проблема не в данных. Проблема в том, что анализ начинают с поиска виноватых, а начинать надо со структуры.

Шаг первый: посмотреть на структуру, а не на сумму

Прежде чем сравнивать периоды и искать отклонения, надо ответить на вопрос, из чего вообще состоит ваша себестоимость. Это пять минут работы и половина результата.

В этой раскладке сразу видно, где лежат деньги. Сырье и комплектующие — семьдесят два процента. Экономия одного процента на сырье дает 774 тысячи рублей. Экономия десяти процентов на общепроизводственных — 390 тысяч, и десять процентов там выжать намного труднее, чем один процент на закупке.

А теперь посчитайте, сколько совещаний в вашей компании за последний год было посвящено канцелярии, командировкам и мобильной связи, и сколько — цене на металл. Ответ обычно неприятный.

Первое правило анализа: работать сверху вниз по доле, а не по легкости. Восемь статей из восьмидесяти обычно дают девяносто процентов суммы, и все внимание должно уйти на них.

Шаг второй: три базы сравнения, и все три нужны

Само по себе число ничего не говорит. Себестоимость единицы 4 280 рублей — это хорошо или плохо? Ответа нет, пока не с чем сравнить.

Сравнение с планом показывает качество планирования и исполнения. Сравнение с прошлым периодом показывает динамику. Сравнение с нормативом показывает технологическую дисциплину. Это три разных вопроса, и подменять один другим нельзя.

Самая частая подмена: смотрят только на динамику к прошлому году. Себестоимость выросла на девять процентов, инфляция была двенадцать — значит, молодцы. Вывод может быть верным, а может скрывать, что при этом изменилась структура выпуска и доля дешевых позиций выросла вдвое.

Поэтому любое сравнение периодов начинается с проверки сопоставимости. Изменился ассортимент, изменились объемы, изменились цены на ресурсы — все три фактора надо отделить, иначе сравниваете разное.

Шаг третий: разложить изменение на факторы

Когда сравнимость обеспечена, изменение себестоимости раскладывается на три причины: норма расхода, цена ресурса и структура выпуска.

Пример. Материальные затраты выросли с 58 200 до 62 400 тысяч, то есть на 4 200. Раскладка выглядит так.

Без раскладки разговор звучит как «материалы подорожали на семь процентов, надо что-то делать». С раскладкой видно, что кроме рынка есть 1 350 тысяч перерасхода по нормам, и вот это уже адресный вопрос к конкретным людям с конкретной суммой.

Именно на этом шаге анализ превращается из отчета в управленческий инструмент. Все, что до него, — описание.

Шаг четвертый: по переделам и подразделениям

Сводная цифра по заводу почти всегда усредняет разнонаправленные вещи. Один цех улучшился, другой ухудшился, в сумме ноль, и в отчете написано «без изменений».

Разрез по переделам показывает, на какой стадии теряется. Разрез по подразделениям показывает, кто теряет. Разрез по номенклатурным группам показывает, на чем теряется. Три взгляда на те же данные, и обычно они дают три разных списка проблем.

Отдельно смотрят на потери: брак, отходы сверх нормы, простои. В структуре выше потери от брака выглядят скромно — 1,6 процента. Но 1 700 тысяч в месяц это двадцать миллионов в год, и в отличие от цены на металл здесь все зависит только от вас.

Что реально снижается, а что просто переезжает

Половина побед в снижении себестоимости — бухгалтерские. Расход не исчез, он переехал на другую статью или в другой период, и через квартал всплывает в неожиданном месте.

Типичные переезды. Сократили ремонтный персонал, наняли подрядчика: зарплата упала, услуги сторонних выросли, итого плюс. Перевели закупку на более дешевого поставщика: цена материала упала, брак вырос, потери съели разницу. Отложили плановый ремонт: расходы месяца снизились, через полгода встал станок. Перешли на более крупные партии закупки: цена ниже, а замороженные в складе деньги стоят процентов по кредиту.

Проверка простая: любое снижение по одной статье надо смотреть вместе с соседними статьями за тот же и за следующий период. Если общая сумма не изменилась, изменения не было.

Пять рычагов и честная оценка каждого

Рычагов, которые действительно работают на производстве, немного.

Цена закупки. Самый быстрый и самый очевидный. Эффект измеряется сразу, доля статьи обычно наибольшая. Ограничение: конкуренция поставщиков конечна, и после второго тендера выжимать уже нечего. Реалистичный разовый эффект — от одного до четырех процентов по позиции.

Нормы расхода. Медленнее, но эффект устойчивее, потому что он технологический, а не переговорный. Здесь работает только то, что подкреплено измерением: пока расход не меряется на каждой операции, любая новая норма остается пожеланием.

Потери и брак. Часто самая недооцененная позиция, потому что в отчете она маленькая. Зато управляема полностью и не зависит от рынка. Снижение брака вдвое — вполне достижимая цель для завода, который до этого браком специально не занимался.

Загрузка оборудования. Постоянные расходы делятся на выпуск, поэтому рост загрузки снижает себестоимость единицы без единого рубля экономии. Обратная сторона: при падении объемов себестоимость растет сама, и это не вина производства.

Энергоэффективность. Долгие деньги с понятным расчетом окупаемости. Стоит заниматься, если доля энергоресурсов выше пяти процентов, и не стоит, если она полтора.

Чего в этом списке нет: экономии на офисе, командировках и канцелярии. Она приносит доли процента, зато гарантированно портит отношения с людьми, от которых зависят первые три рычага.

Чего трогать не надо

Есть статьи, снижение которых почти всегда обходится дороже полученной экономии.

Обучение и аттестация производственного персонала — через год возвращается браком. Метрология и поверка приборов — возвращается тем, что вы перестаете понимать, сколько расходуете на самом деле. Профилактический ремонт — возвращается аварийным. Оплата труда ключевых рабочих на дефицитных специальностях — возвращается их уходом к конкуренту и полугодом поиска замены.

Это не призыв ничего не сокращать. Это напоминание, что в себестоимости есть расходы, которые работают как страховка: пока все хорошо, они выглядят лишними.

Как сделать анализ регулярным, а не героическим

Разовый анализ по требованию — это всегда две недели работы и презентация, которую никто не откроет второй раз. Работает другое: короткий регулярный набор цифр и один подробный разбор в квартал.

В ежемесячный набор разумно включать себестоимость единицы по основным позициям в сравнении с планом и прошлым месяцем, структуру по восьми крупнейшим статьям, сумму потерь и брака, отклонения от норм по материалам. Это одна страница, и она читается за три минуты.

Квартальный разбор — факторный, с раскладкой по нормам, ценам и структуре, и обязательно с именами ответственных напротив каждого фактора. Без имен разбор остается наблюдением за погодой.

И еще одно: анализ себестоимости бессмысленно делать, если данные приходят на двадцать пятое число следующего месяца. К этому моменту цех уже месяц работает по-старому. Скорость закрытия здесь важнее точности на третьем знаке.

Читайте также

• Методы учета затрат: позаказный, попередельный, попроцессный и котловой
• Калькулирование себестоимости: от статьи затрат до цены
• Прямые и косвенные затраты: как распределять без вранья
• Анализ финансовых результатов: какие показатели действительно смотреть
• Контроль исполнения бюджета: план-факт на практике