В программе 1С:ERP Управление предприятием учет денежных средств, выданных подотчетному лицу, осуществляется с помощью документа «Авансовый отчет». Этот документ служит подтверждением расходования денежных средств, выданных в качестве аванса, и является обязательным для заполнения подотчетным лицом. Первичные данные о расходованных денежных средствах вносятся в документ подотчетным лицом, а затем, после проверки, информация фиксируется бухгалтером.
Чтобы в программе была возможность управлять статусами документов, необходимо произвести настройки в разделе НСИ и администрирование — Казначейство и взаиморасчеты — Настройка НСИ и разделов — Статусы авансовых отчетов.
Оформление документа «Авансовый отчет»
Чтобы создать документ «Авансовый отчет», необходимо перейти в раздел Казначейство — Подотчетники — Журнал «Авансовые отчеты».
В открывшемся окне доступен список ранее оформленных документов. Для создания нового документа необходимо нажать кнопку «Создать» и выбрать «Авансовый отчет».
В открывшейся форме создания документа на вкладке «Основное» заполняются следующие поля:
- Дата — дата утверждения авансового отчета;
- Организация — организация, выдавшая аванс;
- Подотчетное лицо — сотрудник, которому были выданы денежные средства;
- Подразделение — подразделение, в котором работает сотрудник, из справочника «Подразделения»;
- Валюта — валюта, в которой выдана сумма денежных средств по документу;
- Комментарий — при необходимости указывается дополнительная информация по документу;
- Статус — изначально авансовый отчет создается со статусом «Подготовлен», и сотрудник-подотчетник заполняет базовые данные по подотчету: сумму, документы расхода и контрагента.
На вкладке «Расходы» указывается информация о расходах денежных средств, произведенных подотчетным лицом.
В табличной части заполняются следующие данные:
- Документ, подтверждающий расходы — номер, наименование документа и дата оказания услуги;
- Содержание — наименование услуги, товара и другая информация;
- Сумма — сумма, указанная в документе, подтверждающем расходы.
На вкладке «Закупки» выбираются ранее созданные документы по закупке товарно-материальных ценностей подотчетным лицом или создаются новые (например, «Приобретение товаров и услуг», «Поступление денежных документов» и документы по приобретению электронных билетов).
На вкладке «Оплата поставщикам» указывается информация о факте оплаты подотчетным лицом поставщику по ранее оказанным услугам или поставленным товарам.
После заполнения и проведения документа в статусе «Подготовлен» ответственный бухгалтер перепроверяет информацию и, при необходимости, дополняет ее. После установки статуса «Утвержден» на вкладке «Расходы» для обязательного заполнения становится доступным поле «Статья расходов/активов». Бухгалтер подбирает соответствующую статью и проводит документ.
Затем необходимо создать документ «Платежное поручение» на выплату перерасхода денежных средств подотчетному лицу.
Операция «Списание безналичных ДС»
Документ платежного поручения на выплату аванса и перерасхода денежных средств подотчетному лицу можно создать на основании документа «Авансовый отчет» или в разделе Казначейство — Банк — Безналичные платежи — Списание — Выдача подотчетнику.
В открывшейся форме платежного поручения заполняются обязательные реквизиты документа.
На вкладке «Основное» указываются следующие данные:
- Счет — счет организации-плательщика (выбор счета из выпадающего списка);
- Сумма — сумма перерасхода денежных средств, подлежащая выплате подотчетному лицу по авансовому отчету;
- Назначение платежа — основание для выплаты денежных средств подотчетному лицу.
На вкладке «Расшифровка платежа» обязательным для заполнения является реквизит «Статья ДДС». Он заполняется статьей движения денежных средств из выпадающего списка справочника, после чего необходимо записать и закрыть введенную информацию.
