Что такое КЭДО простыми словами: расшифровка и зачем он нужен

КЭДО расшифровывается как кадровый электронный документооборот. Это перевод кадровых документов в электронный вид: оформление заявлений, их согласование, подписание и хранение происходят в программе, а не на бумаге. Сотрудник подаёт заявление в личном кабинете, оно автоматически попадает в учётную систему, а кадровик и руководитель работают с ним уже электронно.

Чтобы понять, зачем КЭДО нужен, проще всего посмотреть, как устроен обычный «день без КЭДО».

День без КЭДО: история одного заявления

Возьмём кладовщика, который собрался в отпуск. Чтобы уйти в отпуск, ему нужно написать заявление. Хорошо, если он знает, где лежат шаблоны заявлений, — чаще он кому-то звонит или ищет, как его правильно оформить. Дальше события разворачиваются так:

1. Сотрудник находит шаблон, печатает заявление или пишет его от руки.
2. Несёт заявление непосредственному руководителю и/или в отдел кадров.
3. Кадровика нет на месте — сотрудник возвращается и приходит снова позже.
4. Отдел кадров вручную вносит данные в 1С и формирует приказ на отпуск.
5. Приказ согласовывают и подписывают у руководителя.
6. Снова ищут самого сотрудника, чтобы тот подписал приказ.
7. Заявление и приказ уходят в архив, где должны храниться не менее 30 лет.

Ключевой момент: пока сотрудник ходит и подписывает бумаги, он не работает. Но компания всё это время платит ему оклад.

Что «пожирает» время без КЭДО

Бумажный процесс отнимает время сразу у трёх ролей:

• HR / кадровик: распечатать документ и найти нужный бланк, дозвониться и ждать сотрудника для подписи, вручную перенести данные заявления в 1С, отнести на подпись руководителю, сформировать папку и сдать в архив.
• Руководитель: дойти до HR или сотрудника, чтобы подписать; искать нужный лист в стопке бумаг; контролировать, подписал ли сотрудник документ.
• Бухгалтерия: запросить и ждать кадровый документ, сверить бумажный оригинал с данными в базе, выдать расчётные листки лично или почтой.

Отсутствие автоматизации приводит к тому, что много времени уходит на коммуникацию и «путешествие» заявлений и приказов по предприятию. Именно это время и устраняет КЭДО: заявление подаётся в пару кликов, документ создаётся в 1С автоматически, а подписи ставятся электронно.