Прикладное решение позволяет учитывать различные виды дополнительных расходов:
- дополнительные расходы, включающиеся в себестоимость товаров;
- дополнительные услуги сторонних организаций, которые не должны отражаться в себестоимости приобретенных товаров, а должны распределяться по направлениям деятельности;
- дополнительные расходы, которые должны распределяться на будущие периоды (например, аренда).
Рассмотрим примеры оформления дополнительных расходов
Классификация дополнительных расходов
Для классификации дополнительных расходов в конфигурации используется справочник Статьи расходов (раздел Финансовый результат и контроллинг – См. также). Справочник является иерархическим, поэтому статьи расходов можно распределять по группам.
Для каждой статьи расходов определяется свой вариант распределения расходов.
Оформление дополнительных расходов, которые должны быть включены в себестоимость товаров
Для оформления таких расходов в справочник Статьи расходов должна быть включена статья расходов, в которой в качестве варианта распределения указывается относятся: На себестоимость товаров.
В статье расходов указываются правило распределения (пропорционально количеству, весу, объему или себестоимости товаров) и аналитика расходов (как эти расходы распределятся). Например, если в статье расходов отмечен документ Приобретение товаров и услуг, то распределение будет происходить в соответствии с себестоимостью товаров, которые указаны в данном документе. Если отмечен Склад, то распределение будет происходить по стоимости остатков товаров на указанном складе.
Данная статья должна быть указана в документе, который отражает расходы, влияющие на себестоимость товаров. В таком качестве может выступать документ Приобретение товаров и услуг или документ Приобретение услуг и прочих активов. В табличной части документа должна быть зафиксирована услуга с указанием статьи и аналитики расходов.
Фактически распределение расходов на себестоимость производится при выполнении операции Формирование движений по партиям товаров и НДС. Данная операция выполняется автоматически при предварительном расчете себестоимости (регламентное задание Рассчитывать предварительную себестоимость), а также при окончательном расчете себестоимости (обработка Закрытие месяца).
В прикладных решениях предусмотрена возможность распределения дополнительных расходов по нескольким документам поставки в соответствии с весом или объемом товаров. Эта операция подробно описана в разделе «Работа с поставщиками» (вопрос «Как учесть дополнительные расходы (транспортировка, хранение товара) при поступлении товара?»).
Оформление дополнительных расходов, которые распределяются по направлениям деятельности
Для отражения таких расходов в разделе НСИ и администрирование – Настройка разделов – Финансовый результат и контроллинг – Финансовый результат должен быть установлен флажок Финансовый результат по направлениям деятельности.
Для отражения таких расходов используется статья расходов с указанием варианта распределения На направление деятельности.
Для каждой статьи расходов можно указать свой способ распределения расходов и аналитику расходов. Список способов распределения хранится в отдельном справочнике Способы распределения доходов по направлениям деятельности (раздел Финансовый результат и контроллинг – См. также).
Для каждого способа распределения доходов и расходов можно выбрать свое правило распределения из списка. Если мы хотим распределить расходы по нескольким направлениям деятельности, то нужно выбрать правило распределения Пропорционально коэффициентам, а в табличной части указать направления деятельности и коэффициенты, в соответствии с которыми мы будем распределять расходы по этим направлениям.
В справочник Настройка распределения продаж по направлениям деятельности (раздел Финансовый результат и контроллинг – См. также) вводится правило распределения при оформлении продаж товаров.
В методической базе используются следующие правила: каждое подразделение предприятия отвечает за определенное направление деятельности. Например, отдел работы с дилерами работает по направлению «Продажа дилерам», а продажи в магазинах и удаленных торговых точках относятся к направлению «Розничные продажи в магазинах (НТТ)».
Если при оформлении продаж оказываются дополнительные услуги (доставка, установка и т. д.), то такие продажи оформляются подразделением «Сервисная служба». Распределение таких продаж производится пропорционально: 80 % относятся к направлению «Розничные продажи (офис)», а 20 % относятся к дополнительным услугам.
Информация о подразделении в документе продажи заполняется автоматически при оформлении документа тем пользователем (менеджером), который работает в данном подразделении. Например, менеджер Шевченко Ольга Викторовна работает в «Отдел продаж торгового направления». При оформлении продаж этим менеджером в документе будет автоматически заполнена информация о подразделении: «Отдел продаж торгового направления».
Таким образом, при оперативной работе менеджеры оформляют документы в соответствии с тем, в каком подразделении они работают, и в документах заполняется то или иное подразделение.
Для распределения доходов по направлениям деятельности используется регламентный документ Распределение доходов ,по направлениям деятельности. Документ формируется вручную при выполнении операций в обработке Закрытие месяца.
Документ может оформляться вручную из списка Регламентные документы (раздел Финансовый результат и контроллинг).
При заполнении документа вручную в нем можно автоматически заполнить информацию о статьях расходов и указанных для них способах распределения. Кнопка Заполнить по остаткам в табличной части документа заполняет доходы).
Рекомендуется оформлять распределение доходов после выполнения всех необходимых регламентных операций: переоценки валютных средств, расчета себестоимости и т. д. Для этих целей используется обработка Закрытие месяца (раздел Финансовый результат и контроллинг). Обработка позволит выявить все проблемы, которые возникли при оформлении документов, исправить отрицательные остатки и оформить все необходимые документы для правильного расчета финансовых результатов.
Важно
В прикладных решениях «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP Управление предприятием» предусмотрен обособленный учет по направлениям деятельности. В этом случае информация о направлениях деятельности указывается непосредственно в документах. В прикладном решении «1С:Управление торговлей 8», ред. 11 обособленный учет по направлениям деятельности не предусмотрен.
Оформление дополнительных расходов, которые должны распределяться на будущие периоды
Для оформления дополнительных расходов, которые должны быть отражены в будущих периодах, используется статья расходов с указанным вариантом распределения Отнести к расходам будущих периодов.
В ней дополнительно указывается статья, на которую будут отнесены данные расходы в соответствии с этим распределением.
Операция по распределению расходов на будущие периоды будет производиться поэтапно. То есть мы сначала распределим сумму расходов на будущие периоды (допустим, помесячно). Затем распределенную сумму на каждый месяц мы будем распределять в соответствии с тем правилом распределения, которое указано для статьи списания расходов.
Рассмотрим конкретный пример.
В ноябре 2022 года мы должны были перечислить денежные средства поставщику «Мосимущество» в качестве арендной платы за декабрь 2022 года и январь, февраль 2023 года. В документе Приобретение услуг и прочих активов нужно зарегистрировать данную услугу, затем на основании этого документа ввести платежный документ и зарегистрировать оплату поставщику.
В документе нужно указать статью расходов Аренда зданий и помещений (управленч.) , которая должна распределяться на будущие периоды.
Теперь нам необходимо распределить уплаченную за аренду сумму на будущие периоды. Распределение расходов происходит автоматически при выполнении операции Закрытие месяца.
Предусмотрена также возможность создать документ Распределение расходов будущих периодов вручную. Для этих целей используется рабочее место по распределению расходов будущих периодов (РБП), которое открывается в разделе Финансовый результат и контроллинг – Доходы и расходы, финансовый результат – Расходы РБП.
На странице Расходы к распределению будут показаны те зарегистрированные расходы будущих периодов, которые еще не распределены.
Для создания нового документа Распределение расходов будущих периодов нужно выполнить команду Распределить расходы. Будет создан новый документ Распределение расходов будущих периодов.
Информация о порядке и периоде распределения автоматически заполняется в соответствии с тем вариантом распределения, который был указан в статье расходов. При необходимости этот порядок можно изменить непосредственно в документе. В нашем примере мы распределяем расходы помесячно, поэтому выбираем вариант распределения По месяцам. При выборе варианта По календарным дням можно выполнить распределение по календарным дням, а при выборе варианта В особом порядке можно указать произвольный порядок распределения. Далее нужно указать дату начала распределения расходов и количество периодов, на которое нужно распределить расходы. Также можно указать ту аналитику расходов (направление деятельности), на которую должны распределяться расходы в будущих периодах.
Сумма расходов регистрируется в валюте управленческого учета (доллары).
Автоматическое распределение суммы расходов производится на закладке Распределение по месяцам.
Для автоматического распределения суммы расходов необходимо нажать кнопку Распределить расходы.
После проведения документа сумма расходов будет распределена по указанным в документе месяцам: декабрь, январь, февраль.
Для учета суммы распределенных расходов в текущем месяце необходимо оформить документ Распределение расходов. Этот документ будет автоматически создан при выполнении обработки Закрытие месяца.
То есть при оформлении операции закрытия месяца будет оформлен документ Распределение расходов за август и сумма 28 743,79 руб. будет учтена как расход в августе.
