Единицы измерения номенклатуры в 1С:ERP: единица хранения, упаковки, тара и допустимые отклонения

Единицы измерения выглядят самой скучной частью НСИ: пара полей в карточке и справочник из десятка строк. Но именно на них спотыкаются проекты, где склад отгружает по факту, продажи торгуют коробами, а финансовая служба ждёт отчёт в базовых единицах. Разбираем, как устроены единицы измерения номенклатуры в 1С ERP, как работают наборы упаковок и два механизма допустимого отклонения.

Почему это управленческое решение, а не настройка

В любой компании одну и ту же позицию считают в разных величинах. Кладовщик оперирует паллетами и коробами, потому что перемещает их погрузчиком. Менеджер называет цену за тонну или квадратный метр, потому что так принято на рынке. Технолог считает в метрах.

Пока учёт ведётся в таблицах, это никого не беспокоит: каждый пересчитывает у себя. С появлением единой системы вопрос «в чём мы считаем» становится обязательным, причём ответ должен быть один на позицию: складской остаток хранится в одной величине.

Что ломается, если единицы не спроектированы

Проблемы проявляются не на старте, а через две-три недели эксплуатации — когда система впервые сталкивается с реальной отгрузкой, а не с тестовым примером.

Первая строка встречается чаще остальных и трактуется как «программа не даёт работать». На деле система ведёт себя так, как должна, если ей не сказали, какое расхождение допустимо.

Четыре уровня измерения одной позиции

Для товаров указывается единица хранения, для работ и услуг — единица измерения. Единица хранения — величина, в которой ведётся учёт складских остатков и в которой оперируют кладовщики. Она одна, заменить её после начала эксплуатации крайне дорого, а остальные три уровня — надстройки над ней.

Ключевая оговорка: система предполагает, что все изделия позиции имеют одинаковые физические параметры — с точностью до технологического допуска. Если это не так, фиксированные коэффициенты не подойдут.

Пример из металлотрейдинга. Тавровая балка учитывается в штуках, имеет длину 12 метров и вес 0,5 тонны, поставляется упаковками по 6 штук. Количество в документах указывается в штуках, упаковках или тоннах, отчётность по остаткам — в тоннах.

Для каждой метрической характеристики выбирается режим. «Указан справочно» — значение видно в отчётах, но ввести в нём количество нельзя. Второй режим разрешает ввод в документах и включает пересчёт в единицы хранения. Выбирать его «на всякий случай» не стоит: вместе с ним вы подключаете округление и допустимые отклонения.

Карта настроек в интерфейсе

Настройки блока разбросаны по трём местам, и это регулярно сбивает с толку.

Новые единицы удобнее подбирать из Общероссийского классификатора: так вы получаете корректные коды и международные сокращения, нужные в ЭДО и маркировке. Единицу веса, объёма, длины и площади можно поменять прямо в карточке — рядом с полем стоит гиперссылка выбора.

Коэффициенты пересчёта и округление

При пересчёте единиц возникают погрешности — это свойство машинных вычислений с дробными числами, а не дефект решения, но масштаб зависит от коэффициентов. Правило простое: множитель держать ближе к единице, а кратную единицу подбирать так, чтобы коэффициент был больше единицы. Если задать «12 900 м весит 1 кг», погрешность заметна; то же соотношение в виде «1,29 м весит 100 мг» ошибки не даёт вовсе.

Упаковки и наборы упаковок

Упаковка решает несколько задач: ускоряет ввод количества, обеспечивает адресное хранение, позволяет указать вес брутто и подобрать тару. Механизм включается функциональной опцией упаковок номенклатуры, после чего в карточке появляется флаг «Упаковки» и выбор между двумя вариантами.

Внутри набора можно задать несколько линеек упаковок — параллельных схем для товара: рознице короба, сетям паллеты.

Упаковка — штучный объект, отсюда несколько жёстких ограничений:

• название берётся из списка единиц измерения и должно быть единицей, исчисляемой целым числом штук;
• упаковка состоит либо из единиц хранения, либо из других упаковок;
• при метрической единице хранения (кг, м, м², м³) вложение может быть дробным — ящик на 12,5 кг допустим;
• при штучной единице хранения или сборке из других упаковок количество вложений должно быть целым.

Для каждой упаковки задаются габариты, объём и вес — они участвуют в подборе ячеек. Там же указывается тара, в которой упаковка поставляется и отгружается.

Границы механики: рулоны, бобины, отрезы

Всё описанное опирается на фиксированные коэффициенты пересчёта, но есть товары, для которых такой коэффициент задать невозможно: рулоны, бобины, отрезы — всё, что образует товарное место в разном количестве. Один рулон плёнки 380 метров, следующий 412. Эта задача решается не единицами и упаковками, а учётом по сериям. На обследовании разделяйте ассортимент на товары со стабильными физическими параметрами и товары с переменными.

Когда упаковка — потребительское свойство

Самая частая методологическая ошибка — описывать упаковками то, что на самом деле является разными товарами. Проверка простая: если в разрезе упаковки нужно принимать заказы, назначать цены, вести складской учёт, обеспечивать закупками и производством и оценивать рентабельность — упаковка перестала быть упаковкой. Нужны отдельные карточки номенклатуры.

Если хотя бы две строки правой колонки — про вас, закладывайте отдельные позиции: переделка после запуска потребует переноса остатков и перепроведения документов.

Допустимое отклонение при автоматическом округлении

Первый механизм относится к пересчёту внутри документа: товар учитывается в штучной единице, а вводится в мерной. Система делит количество на коэффициент, получает дробное число базовых единиц и решает, округлять или сообщить об ошибке. Параметр по умолчанию — 3 %, логика такая:

1. количество в базовых единицах = введённое количество ÷ коэффициент пересчёта;
2. определяется ближайшее целое количество и отклонение от него;
3. максимально допустимое отклонение = ближайшее целое × заданный процент;
4. если отклонение не превышает допустимого, документ проводится без предупреждения, иначе не проводится.

Пример 1. Цемент учитывается в мешках по 45 кг, отгружается по весу, допустимый процент — 1 %. Отгружается 312,23 кг: это 6,94 мешка, ближайшее целое — 7, отклонение 0,06 при допустимых 7 × 0,01 = 0,07. Документ проводится молча: количество в базовых единицах округляется до 7 мешков, вес в документе остаётся прежним.

Пример 2. Те же условия, но отгружается 512,23 кг — 11,38 мешка. Ближайшее целое 11, отклонение 0,38 при допустимых 11 × 0,01 = 0,11. Документ не проводится, пользователь получает предупреждение.

Важная оговорка: параметр не распространяется на пересчёт метрических единиц между собой — он работает там, где мерное количество превращается в целые базовые единицы.

Допустимое отклонение при отгрузке и приёмке

Второй механизм решает расхождение между заказом и фактом: количество принимаемого или отгружаемого товара далеко не всегда совпадает с распоряжением — сыпучие грузы, рулонные материалы и наливная продукция ведут себя именно так. Превышение распоряжений доступно только для мерных товаров с типом величины «Вес», «Объём», «Длина» или «Площадь». Что даёт включённый механизм:

• ордер проводится, даже если фактическое количество превышает распоряжение, — при условии, что превышение укладывается в отклонение;
• при недогрузке в пределах отклонения распоряжение после проведения ордера перестаёт отображаться в рабочих местах «Отгрузка» и «Приёмка».

Нюанс для инструкции кладовщика: в расходном ордере после заполнения факта на закладке «Отгружаемые товары» нужно перезаполнить количество на закладке «Товары по распоряжениям». Накладные должны соответствовать фактической отгрузке; при заполнении по ордерам превышение учитывается автоматически.

Помощник закрытия заказов

Отгрузили 42 кг вместо 40 — заказ нужно привести в соответствие с фактом, иначе он останется частично исполненным. Для этого есть помощник закрытия заказов.

Предусмотрено и автоматическое закрытие строк с отклонением регламентным заданием: на объёмах в сотни отгрузок в день вручную хвосты закрывать никто не будет.

Финансовые последствия стоит понимать заранее: сумма отклонения распределяется по этапам оплаты, отклонения авансовых этапов исключаются из проверки предоплаты, а ручное изменение заказа их обнуляет; скидки пересчитываются от изменённого количества.

Упаковки товарных мест

Одна единица товара может поставляться несколькими местами: шкаф, единый товар для покупателя, приезжает на склад пятью коробками. Для таких случаев есть тип упаковки «товарное место»: на ордерном складе они учитываются как отдельные единицы, а в финансовых документах единицей остаётся товар. Склад считает коробки, бухгалтерия — шкафы; применяются такие упаковки только в складских ордерах.

Настраивается это так: в карточке включается флаг «Упаковки», создаётся набор, и каждое товарное место регистрируется как упаковка с количеством вхождения в штуку товара.

Количество товарных мест строго соответствует количеству товарных единиц. Товарное место — часть единичной упаковки и не может входить в состав других упаковок. Для каждого места настраиваются свои правила размещения: тяжёлый корпус и коробка с фурнитурой поедут в разные зоны склада.

Два сценария, которые важно не перепутать

Прежде чем настраивать товарные места, ответьте: может ли отдельная упаковка использоваться самостоятельно или в составе других товаров?

Может. Тогда это отдельные позиции справочника со своими ценами, строками в документах клиента и независимым обеспечением — типичный случай модульной мебели. Побочный эффект честный: количества компонентов на складе не совпадают, и не любую комбинацию удастся собрать из остатков. Популярные комплектации удобно оформлять динамическими наборами: в печатной форме выводится название набора, а внутри системы — отдельные комплектующие.

Не может. Тогда все упаковки товара — одна номенклатурная позиция, а комплектующие существуют только как полуфабрикаты в производстве. На складе готовой продукции они учитываются как упаковки товарных мест и хранятся в одной ячейке или в разных — по настройкам размещения.

Учёт многооборотной тары

Учёт включается функциональной опцией многооборотной тары; дополнительно доступно напоминание о необходимости указать тару. Тара — отдельный вид номенклатуры с типом «Тара», для неё доступен учёт характеристик и серий. Система рассчитывает количество тары и заполняет её в документах продажи и закупки, оформляет передачу клиентам и приём от поставщиков на условиях возврата с залоговой стоимостью и сроком, а также выкуп невозвращённой тары.

Связь товара с тарой строится двумя способами: при использовании упаковок ссылка на тару указывается для каждой («паллета» — «поддон»), без упаковок тара задаётся в карточке номенклатуры для одной единицы товара.

Три типовых схемы

Тара однозначна, упаковок нет. Минеральная вода поставляется в возвратных бутылях по 19 литров: тара задаётся в форме номенклатуры, и при подборе 10 бутылей система предложит добавить 10 штук тары. Нюанс для адресного склада — для самой тары нужна упаковка с габаритами, иначе разместить её будет некуда.

Иерархия тары. Газированная вода 0,5 л: 20 бутылок в ящике, 50 ящиков на поддоне, возврату подлежит всё. Регистрируются три вида тары, создаётся набор упаковок с вложенностью, каждой упаковке сопоставляется своя тара. В карточке упаковки задаётся минимальная наполняемость: поддон нужен от 20 ящиков, ящики — от 5 бутылок.

Тара определяется в момент операции. Фрукты можно отгрузить россыпью, в коробках или в ящиках. Тогда описываются все возможные упаковки, и каждой сопоставляется тара: коробка на 10 кг — картонная коробка, ящик на 20 кг — деревянный ящик, паллета — металлический поддон. При отгрузке 200 кг яблок система предложит два варианта: 10 деревянных ящиков плюс поддон либо 20 картонных коробок плюс поддон. Выбор остаётся за человеком: он зависит от маршрута и договорённостей с клиентом, а не только от веса.

Порядок работ: как мы это проектируем

Этот блок мы не отдаём на откуп настройке «по ходу дела»: единица хранения выбирается один раз и меняется только через перенос остатков. Последовательность работ:

1. Инвентаризация фактических величин. В чём клиент формулирует заказ, в чём считает менеджер, в чём принимает и отгружает склад, в чём отчитывается финансовая служба. Уже здесь видно, где живут ручные пересчёты.
2. Выбор единицы хранения по ассортиментным группам. Штучная или мерная — исходя из того, как товар перемещается на складе, а не из того, как удобнее продавать.
3. Проектирование метрик и коэффициентов. Какие характеристики нужны, какие доступны для ввода в документах, какие остаются справочными; подбираем кратные единицы с коэффициентом больше единицы.
4. Проектирование наборов упаковок. Общие и индивидуальные наборы, иерархия вложенности, габариты и вес брутто (без них адресное размещение не заработает). Здесь же разграничиваем упаковки и отдельные позиции и решаем вопрос товарных мест.
5. Настройка двух параметров отклонений и регламент к ним. Проценты — половина работы, вторая — договорённость, кто закрывает заказы с отклонениями и как коммерческая служба узнаёт о пересчитанных скидках.
6. Схема тары и пилот на реальных операциях. Виды тары, связь с упаковками, залоговые стоимости и сроки возврата; затем прогон приёмки и отгрузки с фактическим весом и проверка ордеров на границе допуска.

Первые два шага — работа с процессами, а не с системой, и именно они определяют, будет ли склад доверять остаткам. Настройка без них превращается в оцифровку путаницы, причём путаница становится жёстче: то, что раньше решалось звонком, теперь блокирует проведение документа.

Чек-лист готовности к запуску

• Для каждой ассортиментной группы выбрана единица хранения, и выбор согласован со складом, а не только с финансовой службой.
• Коэффициенты проверены на округление: выбраны кратные единицы, дающие коэффициент больше единицы.
• Заведены виды тары, упаковки связаны с тарой, заданы залоговые стоимости и сроки.
• Для упаковок заполнены габариты, объём и вес брутто — обязательно при адресном хранении.
• Установлены оба процента отклонений, и разница между ними понятна ключевым пользователям.
• Определён владелец процесса закрытия заказов с отклонениями, настроено регламентное задание.
• Товары с переменными параметрами выделены и переведены на учёт по сериям.
• Проведён пилотный прогон приёмки и отгрузки с фактическим весом, в том числе за допуском.

KPI качества настройки

Частые вопросы

Что дальше

Единицы измерения и упаковки — блок НСИ, который проектируется до старта эксплуатации и потом почти не меняется. Он связан со структурой номенклатурного справочника, с политикой учёта серий и с настройками ордерных и адресных складов. В начале проекта эти блоки разумнее разбирать одним заходом: решения в них взаимозависимы, а последовательное проектирование почти всегда приводит к переделкам.

Читайте также

• Структура номенклатурного справочника в 1С:ERP
• Карточка номенклатуры в 1С:ERP
• Штрихкодирование товаров в 1С:ERP
• Нормативно-справочная информация в 1С:ERP