Электронная подпись в КЭДО: бесплатно и юридически значимо

Электронная подпись — то, без чего кадровый электронный документооборот не работает. Разберём, какая подпись нужна сотруднику и компании, почему в сервисе 1С:Кабинет сотрудника она бесплатна и на чём основана её юридическая сила.

Какая подпись у сотрудника, а какая у компании

Сотруднику выпускается простая (неквалифицированная) электронная подпись — УНЭП. Этого достаточно для подписания кадровых документов. У организации подпись усиленная — квалифицированная (УКЭП). Сотрудник подписывает документ своей подписью, компания — своей; обе хранятся в системе.

Почему это бесплатно

В 1С:Кабинет сотрудника подпись для сотрудника выпускается бесплатно — прямо в личном кабинете, без обращения в кадровую службу. Сотрудник получает её самостоятельно, а при необходимости (например, забыл пароль) может перевыпустить. Срок действия подписи — год или два.

Для сравнения: на рынке выпуск электронной подписи стоит примерно 300 ₽ на сотрудника в год. При этом по закону стоимость выпуска ЭП нельзя удерживать из зарплаты сотрудника — расходы полностью ложатся на работодателя. Вот во что это превращается при разном штате:

Юридическая сила

Электронная подпись сотрудника юридически значима и подходит для подписания кадровых документов. Это закреплено в законодательстве: статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ и статья 22.3 Трудового кодекса РФ. Чтобы подпись работала, достаточно соглашения с сотрудником.

Подпись можно оформить и через Госключ. Например, для заключения трудового договора подойдёт как УНЭП, выпущенная в сервисе, так и подпись через Госключ.

Проверка подписей

Электронные подписи и отчёты по ним можно проверить прямо в 1С: подписи хранятся в системе, и в любой момент видно, что документ подписан и подпись легальна.