Если вы задумываетесь об автоматизации учета и управления с помощью 1С:ERP, то, вероятно, уже столкнулись с вопросом: как составить правильное техническое задание (ТЗ) на внедрение? Давайте разберемся вместе!
Зачем вообще писать ТЗ?
Возможно, вы слышали мнения, что заказывать ТЗ — дело неблагодарное. Часто кажется, что описать все нюансы невозможно. И действительно, если вы попытаетесь прописать все детали — от кнопок до полей ввода — это будет не только сложно, но и утомительно. Но есть и другая сторона медали. Есть ситуации, когда вам просто необходимо собрать требования и ожидания, чтобы:
- Самим лучше понять, что нужно.
- Согласовать мнение разных отделов и руководства.
- Передать информацию потенциальным подрядчикам и избежать ненужных вопросов.
И вот здесь важно составить грамотное ТЗ, чтобы все подрядчики понимали, что именно вам нужно.
Структура эффективного ТЗ на внедрение 1С:ERP
Чтобы документ действительно работал на вас, следует учесть несколько ключевых разделов:
1.О компании: Расскажите о себе! Если ваш сайт в порядке, просто дайте на него ссылку. Если нет — напишите несколько строк о своей деятельности, сколько лет на рынке и какие у вас конкуренты.
2. Виды деятельности: Опишите, чем вы занимаетесь: оптовые или розничные продажи, производство под заказ или серийное? Чем больше деталей, тем лучше.
3. Оргструктура: Приведите информацию о структуре вашей компании, юридических лицах и основных должностях. Если у вас нет схемы — не переживайте, можете просто описать текстом.
4. Предпосылки проекта и его цели: Почему вы решили автоматизировать учет именно сейчас? Какие конкретные проблемы хотите решить с помощью 1С? Не бойтесь углубиться в детали — это поможет понять, зачем вам вообще нужно это решение.
5. Заинтересованные лица: Укажите тех, кто выделяет бюджет и участвует в проекте. Это поможет подрядчикам лучше понять, кто стоит за проектом.
6. Границы проекта и его фазы: Определите, что входит в проект, а что нет. Укажите, какие процессы будут автоматизированы и на каких площадках. Если есть несколько этапов внедрения, также их обозначьте.
7. Сроки: Напишите, когда планируете запустить проект и ожидаемую дату завершения. Если есть важные события, которые могут повлиять на сроки, обязательно укажите их.
8. Критерии приемки проекта: Как вы будете оценивать успешность внедрения? Приведите примеры, чтобы подрядчики понимали, на что ориентироваться.
9. Требования к подрядчику: Какие критерии для вас важны? Например, наличие опыта в вашей отрасли или количество сотрудников.
10. Оборудование и интеграции: Если нужно подключить оборудование или интегрировать 1С:ERP с другими системами, упомяните об этом.
11. Печатные формы и отчеты: Укажите специфические формы или отчеты, которые вам нужны. Это особенно важно, если у вас есть уникальные требования.
Что не нужно писать
Излишне углубляться в технические детали. Сосредоточьтесь на целях и задачах, а не на кнопочках и полях ввода.
Давать подробное описание бизнес-процессов. Это задача подрядчика, который проведет обследование и сделает всё за вас.
Выбирать лицензии 1С самостоятельно. Оставьте это профессионалам, которые знают, какой продукт лучше подходит для вашей компании.
Как подготовить ТЗ на внедрение 1С:ERP
Теперь, когда мы разобрались со структурой, давайте обсудим, как подготовить ТЗ. Прежде всего, вам понадобится команда — рабочая группа и руководитель проекта (РПЗ). Важно привлечь руководителей тех отделов, которые будут затронуты автоматизацией, и опытных сотрудников, которые точно знают, как работают процессы на местах.
Если решили писать ТЗ самостоятельно, соберите команду еще до начала проекта. Так они смогут внести свои предложения и увидеть, как их идеи воплощаются в жизнь. Возглавить подготовку лучше будущему руководителю проекта.
Когда все на местах, начните с создания структуры документа. Используйте предложенный нами шаблон и шаг за шагом обсуждайте каждый пункт на встречах. Важно, чтобы все участники понимали, зачем нужен проект, и были согласны с его целями.
Если команда хорошо сработается, ТЗ можно составить довольно быстро. Но если требуется время, не переживайте — главное, чтобы итоговый документ четко отражал ваши цели и задачи. Не забывайте, что важно найти баланс между усилиями на создание ТЗ и пользой, которую оно принесет.
Не хотите писать ТЗ? Обратитесь к подрядчику
Если вы понимаете, что составление ТЗ — не ваше, не переживайте! Просто обратитесь к опытной компании-подрядчику. Они помогут вам определить цели и все важные аспекты проекта.
Помните, что хороший подрядчик всегда готов выслушать ваши пожелания и предложить решение, которое идеально подойдет именно вам.
Мы, команда ERP Band, всегда готовы помочь вам разобраться во всех вопросах подготовки к внедрению и настроить систему под нужды вашего бизнеса.
