Отчеты — это мощный инструмент для анализа и визуализации данных, позволяющий проверять правильность ведения учета и принимать обоснованные решения. Однако данных, формируемых типовыми настройками отчета, часто бывает недостаточно: нужно добавить дополнительный отбор, вывести дополнительную аналитику и т.д. В этой статье мы рассмотрим основные настройки отчетов в 1С:ERP Управление предприятием и дадим рекомендации по их использованию.
Пример настройки отчета “Ведомость расчетов с клиентами”
Чтобы открыть настройки в любом отчете, используется соответствующая кнопка, расположенная рядом с кнопкой “Сформировать”.
При нажатии на нее откроется окно настроек. В этом окне можно переключаться между видами настроек: простым и расширенным.
- Простой вид предназначен для изменения текущих настроек отчета, которые сохраняются автоматически.
- Расширенный вид предназначен для изменения структуры отчета. После изменения структуры отчет необходимо сохранить как новый или перезаписать существующий.
Остановимся на простом виде и рассмотрим каждую из доступных вкладок.
Вкладка “Основное”
На данной вкладке, помимо отборов, выведенных в шапку отчета, представлены дополнительные отборы, которые можно использовать. Включать и отключать нужные отборы можно с помощью галочек рядом с заголовками. При этом, если отключить отбор, значение можно не убирать, так как в формировании отчета он участвовать не будет. Таким образом, можно заполнить значение по умолчанию и при необходимости включать этот отбор.
У некоторых отборов можно выбирать несколько значений. Для подбора нужных значений используется кнопка “Подбор”. Здесь можно выбрать как одно значение, так и несколько.
Сейчас все отборы имеют условие отбора “равно” (=). Контрагент = “ООО “АСС””. Однако такое условие отбора не всегда подходит. К примеру, нужно сделать отбор по всем контрагентам, кроме “ООО “АСС””. Эту настройку можно сделать через кнопку “Еще” — “Изменить условия фильтров”.
Откроется окно условий фильтров, в котором можно изменить условия отбора у любого поля. Вариантов условий достаточно много, что позволяет гибко настроить отчет. По условию нашего примера подойдет условие “не равно”, поэтому выбираем его и сохраняем изменения.
Сформировав отчет, можно увидеть измененные условия отбора.
Если внимательно посмотреть на отборы, то можно увидеть, что одна настройка не имеет галочки. Это поле “Данные отчета”, не являющееся отбором. Оно позволяет выбрать, в какой валюте будут отображаться сведения в отчете. Это поле стоит настраивать только в том случае, если учет ведется в различных валютах.
Вкладка “Поля и сортировки”
Переходим на вторую вкладку. Здесь мы видим две колонки: поля и сортировки.
Рассмотрим возможности колонки “Поля”:
- С помощью включения/отключения галочек можно добавлять или убирать соответствующие поля или группы полей. Если вы снимаете галочку с группы полей, элементы, входящие в ее состав, выводиться не будут.
- С помощью стрелок в верхней части колонки можно менять последовательность колонок в отчете. Кнопки рядом предназначены для выбора/снятия галочек со всех полей.
Бывает ситуация, когда в отчете нужно вывести дополнительные поля. В простом виде настроек добавить поля нельзя, но можно заменить любое из указанных полей. Для этого двойным кликом выбираем поле, которое хотим заменить, и выбираем нужное значение.
Помимо доступных полей из списка выбора, можно добавить формулу. К примеру, мы хотим добавить в отчет колонку “Осталось отгрузить”. Такой колонки в списке выбора нет, но есть колонки, из которых это значение можно посчитать. Для этого нажимаем на кнопку “Добавить формулу”.
Форма редактирования формулы, показанная на скриншоте ниже, имеет три части:
- Верхняя, в которой указывается сама формула;
- Левая нижняя, в которой показаны доступные поля;
- Правая нижняя, в которой показаны операторы и функции, которые можно использовать в формулах.
Для реализации нашего примера из левой нижней части выбираем поля “Заказано” и “Отгружено”. Между ними добавляем знак минус. Внизу формы заполняем назначение колонки. По кнопке “Проверить формулу” можно проверить корректность написанной формулы.
После сохранения формула появится в соответствующей ветке, и ее можно будет добавить в отчет.
Переходим к сортировке. Как понятно из назначения, данная колонка отвечает за сортировку значений в отчете. Чтобы добавить сортировку, достаточно перенести нужное поле из левой части в правую с помощью кнопок в середине окна, показанного на скриншоте ниже.
Важный момент: в зависимости от того, в какой последовательности указаны поля в сортировке, в такой последовательности и будет выполняться сортировка. Точнее, в нашем случае данные отчета сначала сортируются по организации, потом по валюте и т.д.
Эту последовательность можно менять:
- C помощью кнопок наверху (Вверх/Вниз);
- Также можно отсортировать по алфавиту с помощью следующей пары кнопок.
Кроме того, можно отключать или включать необходимые сортировки с помощью галочки. Значение сортировки может быть двух видов: по возрастанию и по убыванию.
Вкладка “Структура”
На вкладке “Структура” представлена структура группировки и детализации отчета. Здесь можно включать и отключать уровни детализации и даже целые таблицы. В нашем отчете присутствует только один уровень детализации — объект расчетов.
Подведение итогов
В зависимости от отчета простой вид настроек может иметь разное наполнение. Для примера ниже представлен простой вид отчета “Остатки и доступность товаров”. В его простом виде фактически присутствует только вкладка “Основное”.
В данной статье мы рассмотрели все настройки простого вида, поэтому, независимо от наполненности настроек отчета, вы сможете настроить любой отчет.
В простом виде многие настройки недоступны, такие как:
- Добавление собственных полей;
- Изменение порядка группировок и добавление собственных;
- Добавление оформления полей и т.д.
Изучив простые настройки отчетов и постепенно освоив более сложные, вы сможете формировать отчеты, которые будут полностью соответствовать вашим потребностям.
