Рассмотрим конкретный пример.
Предприятие заключило соглашение с поставщиком «База «Продукты»» на поставку товаров в магазин «Продукты» по зарегистрированным в договоре розничным ценам.
При этом поставщик предложил дополнительные условия при поставке товаров:
- при покупке товаров на сумму более 25 000 рублей на все товары предоставляется скидка 5 %;
- при покупке более 20 штук конкретного товара на него предоставляется сниженная (оптовая) цена.
Еженедельно с поставщиком уточняется ассортимент тех товаров, которые должны поставляться в магазин в течение недели, и планируется общее количество товаров, которое должно быть поставлено в течение недели. Поставка товаров в магазин осуществляется два раза в неделю.
В начале месяца предприятие перечисляет аванс поставщику в размере 200 000 рублей. В дальнейшем этот аванс распределяется по документам поставки товаров.
Работа с поставщиком включает несколько этапов, которые мы рассмотрим последовательно:
- оформление соглашения и договора с поставщиком;
- регистрация товаров и цен поставщика;
- планирование и перечисление аванса поставщику;
- регистрация и согласование с поставщиком еженедельного объема поставок товаров;
- оформление поставок товаров при регулярных поставках от поставщика.
Оформление соглашения и договора с поставщиком. Регистрация условий по ценам
В предыдущих разделах мы уже рассказывали о принципах оформления соглашения с поставщиком.
В рассматриваемом примере для нас важным является тот факт, что поставщик будет поставлять нам товары по строго определенным ценам и эти цены нам необходимо контролировать. Поэтому в соглашении нужно установить флажок Запретить закупки по ценам выше указанных в соглашении.
Соглашение при регулярных поставках
Виды цен (розничная и оптовая), по которым будут поставляться товары, следует ввести в процессе регистрации соглашения.
Ввод видов цен (колонок прайс-листа) поставщика
В соглашении также нужно указать склад («Магазин «Продукты»»); срок поставки товаров (1 день); максимальный процент ручной скидки, которую может предоставить поставщик (5 %). В соответствии с условиями нашей задачи оплата поставщику будет производиться по договору, произведенная оплата должна автоматически распределяться по документам поставки. Поэтому в соглашении с поставщиком установим флажок Требуется указание договора и оформим договор с поставщиком.
Оформление договора при регулярных поставках
В договоре установим порядок расчетов Аванс по договорам, распределение по накладным. Это позволит нам оформлять аванс по договору и в последующем распределять оплату по накладным, оформленных в рамках договора.
Склад «Магазин «Продукты»» является ордерным складом, поэтому в договоре с поставщиком определим порядок приемки товаров на ордерный склад. Установим вариант приемки на склад: После оформления заказа и Разделена по документам.
Указание варианта приемки товаров на склад
При таком варианте приемки товаров в качестве распоряжения на приемку будет указываться заказ поставщику. В данном примере это нам необходимо для того, чтобы контролировать поставки товаров в рамках заказов поставщикам и отслеживать еженедельные поставки товаров.
В соглашении зарегистрируем условия оплаты (100 % предоплата перечислением денежных средств на расчетный счет).
Регистрация условий оплаты
После регистрации всех основных условий установим в соглашении статус Действует и укажем период действия.
Теперь перейдем к регистрации товаров и цен поставщика.
Регистрация товаров и цен поставщика
Для регистрации товаров и цен поставщика используется документ Регистрация цен поставщика.
В документе регистрируются товары поставщика и те цены, по которым он их поставляет. Фактически, регистрируется прайс-лист поставщика. При каждом обновлении прайс-листа поставщика вводится новый документ Регистрация цен поставщика. Для создания нового документа используется рабочее место Цены поставщиков (прайс-листы) (раздел Закупки).
Информация о товарах, которые поставляет поставщик, вводится в справочник Номенклатура поставщика. При этом регистрируются название, артикул товара – так, как это введено в информационной базе поставщика.
Важно
Информация о товарах поставщика может быть зарегистрирована только в том случае, если в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура установлен флажок Номенклатура поставщиков.
Ввести информацию о товарах поставщика можно в момент регистрации цен поставщика. Итак, откроем обработку Цены поставщиков (прайс-листы) для регистрации цен поставщика.
Загрузка цен поставщика из внешнего файла
В рабочем месте укажем поставщика «База «Продукты»». Будут автоматически загружены те виды цен (розничная и оптовая), которые были введены при регистрации соглашения с этим поставщиком. Товары и цены поставщика будем загружать из внешнего файла, который нам предоставил поставщик (Загрузить из файла).
Загрузка цен из внешнего файла производится с использованием помощника. Переход между шагами помощника производится нажатием на кнопку Далее.
На первом шаге работы помощника нужно скопировать цены, наименования и артикулы товаров, которые указаны во внешнем файле, через буфер обмена в соответствующие колонки. С помощью гиперссылки Выбрать виды цен можно уточнить список загружаемых колонок прайс-листа поставщика и добавить новые виды цен (колонки прайс-листа).
При загрузке позиций номенклатуры поставщика происходит автоматическое сопоставление новых позиций поставщика с теми позициями номенклатуры, которые есть в информационной базе.
Автоматическое сопоставление происходит по следующему принципу:
- Если для номенклатуры поставщика уже определена номенклатура, зарегистрированная в информационной базе, то есть сопоставление уже было ранее произведено, то будет автоматически заполнена сопоставленная позиция номенклатуры.
- Если сопоставления не производилось, то в информационной базе будет произведен поиск по артикулу и наименованию в справочнике Номенклатура:
- При полном совпадении хотя бы одного из полей (артикула или наименования) будет указана позиция в поле Номенклатура. В поле Номенклатура поставщика для такой позиции будет указано будет создана при регистрации.
- Если позиция не найдена, то в поле Номенклатура для нее будет указано пропущена при регистрации, а в поле Номенклатура поставщика будет указано будет создана при регистрации. Необходимо создать новую позицию номенклатуры в справочнике Номенклатура.
Анализ позиций при загрузке цен поставщика из внешнего файла
Новые позиции номенклатуры поставщика будут автоматически созданы на следующем этапе работы помощника и зарегистрированы в справочнике Номенклатура поставщика для поставщика «База «Продукты»».
Следует отметить, что данный сервис предназначен для загрузки и сопоставления позиций номенклатуры в нашем справочнике с позициями номенклатуры поставщика. На основе зарегистрированных позиций нашей номенклатуры и загружаемых позиций номенклатуры поставщика будет происходить сопоставление позиций и регистрация цен поставщика.
Этот сервис не предполагает автоматического создания новых позиций в справочнике Номенклатура. Для загрузки новых позиций в справочник Номенклатура следует применять сервис 1С:Номенклатура (см. раздел НСИ и Администрирование – Настройки интеграции – 1С:Номенклатура).
На последнем этапе работы помощника будут зарегистрированы цены поставщика (создан документ Регистрация цен поставщика).
Документ можно посмотреть с помощью команды История изменения цен в рабочем месте Цены поставщиков (прайс-листы).
Регистрация цен поставщика
Следует отметить, что цены поставщика будут зарегистрированы только по тем позициям, которые сопоставлены с номенклатурными позициями информационной базы.
Цены поставщика можно зарегистрировать и вручную, используя, например, прайс-лист, который предоставил поставщик в печатном виде. Добавление вручную производится в том же диалоговом окне Цены поставщиков (прайс-листы). Для добавления списка позиций поставщика используется кнопка Сформировать.
Отбор позиций для ручной регистрации цен поставщика
Используя расширенный режим, можно отобрать позиции номенклатуры по любым параметрам, например по группе номенклатуры. В сформированном списке для каждой позиции прайс-листа вводится значение розничной и оптовой цены поставщика.
При повторной загрузке прайс-листа поставщика удобно использовать режим показа старых цен. С помощью гиперссылки Настроить можно вывести цены на любую дату и сравнить их с текущими ценами. При этом можно включить показ процента и суммы наценки действующих цен по сравнению с предыдущими ценами поставщика.
Ручная регистрация цен поставщика
Для регистрации цен поставщика используется команда Применить измененные цены. Будет автоматически создан документ Регистрация цен поставщика. Посмотреть список ранее созданных документов Регистрация цен поставщика можно непосредственно из рабочего места Цены поставщиков (прайс-лист) по команде История изменения цен.
В списке История изменения цен можно не только просмотреть существующие документы, но и ввести новый документ Регистрация цен поставщика.
Список прайс-листов поставщика
Планирование и перечисление аванса поставщику
По условиям нашего примера необходимо каждый месяц планировать перечисление аванса поставщику. Для планирования можно использовать документ Заявка на расходование денежных средств. Можно ввести несколько заявок на расходование денежных средств, в которых указать планируемые даты платежей (например, первое число каждого месяца) и планируемые суммы оплаты.
Данные заявки будут включены в платежный календарь и учтены при планировании денежных средств.
В заявках указывается сумма аванса, который должен быть выплачен поставщику в соответствии с условиями договора. В качестве объекта расчетов указывается договор, в рамках которого будет оформляться поставка товаров. В дальнейшем этот аванс будет распределяться по заказам.
Оформление заявки на перечисление аванса поставщику
Заявка утверждается (устанавливается статус К оплате), и на основании нее оформляется платежный документ на оплату поставщику. Порядок согласования, утверждения заявки и оформления платежного документа подробно описан в предыдущем вопросе. Здесь же только отметим тот факт, что в начале месяца поставщику был перечислен аванс в размере 100 000 рублей.
Перечисление аванса поставщику
Регистрация и согласование с поставщиком еженедельного объема поставок товаров
Теперь нужно запланировать и согласовать с поставщиком объем еженедельных поставок товаров. Для этих целей будет использоваться Заказ поставщику, который оформляется в разделе Закупки.
При регулярных поставках товаров от поставщика мы знаем список товаров, который он может поставлять в соответствии с соглашением. Эти товары и их цены зарегистрированы ранее при вводе документа Регистрация цен поставщика.
При регистрации еженедельного объема поставок товаров в документе Заказ поставщику удобно пользоваться подбором позиций по данным поставщика.
После заполнения данных о поставщике в документе Заказ поставщику нужно нажать кнопку Подобрать товары.
Создание нового заказа поставщику
Для просмотра списка товаров и цен поставщика нужно перейти на страницу Номенклатура поставщика. В таблице для каждого товара показываются цены поставщика, указанные в соглашении (розничные цены).
При подборе товаров в документ можно сразу указывать информацию о цене, чтобы автоматически подставлялась нужная цена поставщика в зависимости от объема поставок. Для реализации такого режима работы в диалоговом окне подбора должна быть установлена команда Запрашивать количество и цену (Еще – Настройка).
Подбор товаров с выбором вида цены
Список всех позиций и их количество можно проконтролировать перед переносом их в документ в отдельном списке Всего подобрано… Для показа предварительного списка необходимо установить переключатель в положение …показать. Для переноса списка товаров в документ предназначена кнопка Перенести в документ. В сформированном документе необходимо установить соответствующий статус и провести документ.
Цены можно изменить в уже сформированном заказе, используя команду Цены и скидки – По виду цены.
Указание статуса в заказе поставщику
Установка статуса позволяет контролировать процесс согласования и утверждения заказа поставщику.
Процесс согласования заказа поставщику в нашем конкретном примере может состоять из следующих этапов:
- В заказе поставщику устанавливается статус Не согласован. Документ печатается и отсылается на согласование поставщику.
- От поставщика приходит ответ с результатами согласования. При необходимости менеджер вносит изменения в заказ поставщику и устанавливает для него статус Согласован.
Поставщик проверяет, что в соответствии с соглашением был перечислен ежемесячный аванс, и подтверждает свои обязательства по поставке товаров. При этом он указывает даты поставки и конкретный объем тех поставок, которые может отгрузить к конкретной дате.
Информация об объеме поставок и конкретных датах вводится в заказ поставщику. Если все товары планируется поставить одновременно, то в заказе устанавливается флажок Поступление одной датой и указывается дата поставки. Если даты поставок разные, то при заполнении даты поставки можно выделить список товаров, у которых дата поставки совпадает, и установить эту дату с помощью команды Еще – Заполнить – Заполнить дату отгрузки.
Заполнение даты поставки для выделенных строк
Аналогичным образом можно заполнить дату поступления для другой группы товаров. После регистрации даты поставки для документа устанавливается статус Подтвержден.
Указание этапов оплаты в заказе поставщику
При проведении документа в статусе Подтвержден программа контролирует заполнение информации об условиях оплаты. В документе будет автоматически заполнена информация об этапах оплаты в соответствии с условиями соглашения (зарегистрирован этап оплаты Оплата (до отгрузки)).
Поскольку в договоре был установлен вариант оплаты Аванс по договорам, долг по накладным, перечисленный ранее аванс будет автоматически зачтен в качестве оплаты заказа. В документе Заказ поставщику будет автоматически установлен статус Готов к поступлению.
Заказы поставщику в статусе Подтвержден, по которым выполнены условия оплаты,фактически будут являться распоряжениями на поставку товаров от поставщика. Информация об этих заказах будет отображаться на закладке К оформлению (Заказы) в списке документов Накладные к оформлению (раздел Закупки).
Оформление поставок товаров по заказу поставщику
При получении финансовых документов на поставку товаров менеджер, регистрирующий эти документы, открывает список документов Накладные к оформлению. В списке можно установить отбор по конкретному складу – в нашем случае это склад «Магазин «Продукты»». В списке распоряжений менеджер находит тот заказ, по которому поступает товар, и нажимает кнопку Оформить.
Оформление документа поставки по заказу поставщику
В документе поставки будет показан список товаров, которые должны поступить по заказу поставщику. В соответствии с полученной печатной формой финансового документа поставки менеджер оставляет в документе товары, указанные в документе поставки, и указывает их количество. Цены для товаров формируются в соответствии с ценами, зарегистрированными для поставщика в оформленном ранее заказе поставщику.
Регистрация документа поставки
При оформлении поставки товаров контролируется ее соответствие оформленному заказу. Прикладное решение не позволит провести документ поставки, если в строках, которые заполнены по заказу, будет указано большее количество товаров, чем в заказе.
Если поставщик поставил товара больше, чем планировалось по заказу, или поставил другой товар, то информация об этом вводится отдельной строкой в табличную часть документа поставки (Приобретение товаров и услуг). Для корректировки строк в документе можно воспользоваться командами Разбить строку (Ctrl + F9) и Отвязать строки от заказа.
Поставщик может изменить цены при поставке. Прикладное решение сигнализирует о том, что цены поставки изменились по отношению к тем, которые были указаны в заказе. В соответствии с нашим примером в соглашении с поставщиком указано, что мы не можем принимать товар по ценам, которые выше указанных в соглашении (введенных в документе Регистрация цен поставщика). Провести такой документ сможет только тот сотрудник (руководитель), у которого установлено право отклонения от условий закупок.
Если в документе поставки указывается, что поставщик предоставляет дополнительную скидку по конкретным товарам, то необходимо ввести информацию о скидке в поле % руч. Если поставщик предоставляет скидку на все товары, то для заполнения информации о скидке можно воспользоваться командой Цены и скидки – Скидки и наценки – Назначить ручную скидку (наценку).
После ввода данных следует сверить введенные данные с печатной формой входящего документа. Нужно зарегистрировать номер и дату входящего документа, счет-фактуру и т. д.
Далее следует оформить фактическую поставку товаров, если товар принимается на ордерный склад. В соглашении мы указали, что поставка товаров осуществляется по заказам. Поэтому распоряжением на поставку товаров будет являться Заказ поставщику. При таком варианте приемки финансовые документы (документы Приобретение товаров и услуг) можно оформить в любой момент времени – как до фактической поставки товаров на склад, так и после. Фактическая приемка товаров на склад оформляется из рабочего места Приемка (раздел Склад и доставка). Необходимо оформить документ Приходный ордер на товары, принять товары на склад. Процесс приемки товаров аналогичен описанному в предыдущих разделах.
Хотите узнать точную стоимость внедрения?
Заполните короткий бриф – это займет всего 3 минуты. Наши специалисты проведут детальную оценку работ с учетом необходимого вам функционала. Это позволит сформировать максимально точную стоимость внедрения 1С:ERP с минимальной погрешностью (10–20%). Заполнить бриф…
