Карточка номенклатуры в 1С:ERP: состав реквизитов, описание товара, сведения о производителе и загрузка позиций из внешних систем

Карточка номенклатуры выглядит как обычная форма ввода: пара наименований, артикул, несколько групп полей. На деле в ней сходятся интересы закупок, склада, производства, продаж и бухгалтерии — а заполняет её обычно один человек за полторы минуты. Разбираем, как устроена карточка номенклатуры в 1С:ERP: какие группы реквизитов в ней есть, что обязательно к заполнению, как ведутся описание и изображения товара и сведения о производителе, что делать с позициями, приходящими извне.

Карточка — не форма ввода, а обязательство перед смежниками

Позиция создаётся один раз, а используется десятками людей: менеджер ищет её по рабочему наименованию, клиент видит наименование для печати в счёте, кладовщик ориентируется на упаковку, планировщик — на вид номенклатуры, бухгалтер — на ставку НДС. Исправить чужое поле задним числом нельзя без последствий: документы проведены, отчёты сданы, этикетки напечатаны.

Поэтому мы в ERP Band смотрим на карточку как на набор обязательств: кто и когда отвечает за каждую группу реквизитов. Сначала выстраивается процесс появления позиции, потом настраивается форма. В обратном порядке получается аккуратная карточка с пустыми полями.

Во что обходится небрежно заполненная карточка

Проблема редко выглядит как проблема НСИ: она приходит претензией клиента или расхождением остатков.

Ни одна строка не является ошибкой программы: все три — следствие того, что правила заполнения карточки не описали до запуска системы.

Как устроена карточка: две закладки и группы реквизитов

Список открывается из раздела НСИ и администрирование → НСИ → Номенклатура и хранит данные обо всех товарах, услугах, работах и таре предприятия. Карточка разделена на две закладки: Карточка с шапкой и тематическими группами реквизитов и Реквизиты со служебными полями. После записи основных реквизитов включается режим Показать все; для последовательного заполнения удобнее Свернуть все группы.

Каждая группа обслуживает свою функцию и своего заказчика.

Состав видимых полей не универсален: его определяет вид номенклатуры. Позиции одного вида описываются одним набором свойств, и вид задаёт, какие реквизиты показывать и какие обязательны.

Шапка карточки: два наименования, артикул и код

Оба наименования могут формироваться по шаблону вида номенклатуры — эту тему мы разбирали в материале о структуре справочника. Шаблон не отменяет решения о том, что должно быть в имени, он лишь гарантирует единообразие.

Артикул номенклатуры заслуживает отдельного разговора: на практике в это поле пишут код поставщика, внутренний номер, обрывок описания, иногда штрихкод — и поиск по артикулу перестаёт быть поиском. Зафиксируйте одно правило на всю базу, а альтернативные коды вынесите отдельно: артикулы поставщиков — в дополнительные сведения, машиночитаемые идентификаторы — в штрихкоды. Гиперссылка на номенклатуру с аналогичными свойствами рядом с шапкой позволяет проверить дубль до записи карточки.

Основные параметры учёта: решения, которые потом не переиграть

Эта группа задаёт не оформление, а механику учёта: после появления движений часть настроек уже не поменять безболезненно.

Ключевой реквизит — вид номенклатуры. Он определяет принципы организации учёта, состав заполняемых реквизитов и обязательность их заполнения, обобщённый список характеристик, набор дополнительных свойств и политику учёта серий. Рядом задаются тип номенклатуры, вариант оформления продажи, группы списка и доступа, качество товара.

Значения этой группы задаёт не инициатор заявки, а ответственный за ведение НСИ: основной профиль для работы со справочником так и называется — Ответственный за ведение номенклатуры. Без этой роли настройки обязательности превращаются в формальность.

Описание товара и картинки: где они живут и зачем нужны

Группа Описание — единственная часть карточки, обращённая наружу, к покупателю.

Изображение товара добавляется по кнопке Добавить изображение, после чего файл с картинкой попадает в список присоединённых файлов позиции. Картинка подставляется в интерфейсы подбора, печатные формы и выгрузки во внешние каналы.

Текстовое описание — состав, назначение, ограничения применения, гарантии. Поле часто пустует: «клиент и так знает, что покупает». Проверка простая — соберите коммерческое предложение по сотне позиций. Если описания нет в системе, оно соберётся вручную и разойдётся по версиям. Туда же, в присоединённые файлы, складываются паспорта, инструкции и чертежи.

Кроме стандартных полей в карточку добавляются любые дополнительные реквизиты и сведения, используемые для анализа данных в отчётах, — их состав и типы мы разбирали отдельно.

Сведения о производителе: два разных реквизита с похожими названиями

В карточке предусмотрено указание сведений о производителе, марке и стране происхождения. Это самая недооценённая группа полей и та, где чаще всего возникает путаница: реквизита два, и выбираются они из разных справочников.

Разница принципиальная. Первый реквизит справочный — он нужен для наименований, этикеток и товарной аналитики. Второй учётный: попадает в регламентированную отчётность и заполняется там, где этого требует регулирование — при торговле алкоголем и ввозе товаров из ЕАЭС. Импортёр указывается для зарубежной продукции, производитель — для алкогольной продукции российского производства.

Марка подчинена производителю: выбрать бренд, не указав производителя, не получится. Заполнять реквизит по всему справочнику разом не стоит — начните с групп, где он работает: импорт, алкоголь, товары с этикеткой.

Обязательность полей и контроль уникальности

Заполненность карточки держится на двух механизмах, и оба настраиваются вне её.

Обязательность реквизитов задаётся на уровне вида номенклатуры, там же, где определяется видимость полей: вес и габариты можно требовать у складского товара и не требовать у услуги. Обязательность «по максимуму» — типичная ошибка: поля заполняют мусором, лишь бы форма записалась.

Контроль уникальности включается функциональными опциями в разделе Настройка НСИ и разделов → Номенклатура → Настройки создания. При варианте контроля по значениям реквизитов уникальность проверяется по совокупности полей, для которых в виде номенклатуры установлен признак участия в контроле; дополнительно контролируется уникальность штрихкода. При записи позиции с неуникальными параметрами система показывает, какой контроль не выполнен, и предлагает три варианта действий.

Последний вариант защищён дважды: он появляется, только если пройден контроль уникальности по наименованию номенклатуры и характеристик, и только у пользователей с правом ввода информации по номенклатуре без контроля. Право стоит выдавать одному-двум сотрудникам службы НСИ.

Загрузка номенклатуры из внешних систем

Ручное заведение карточек масштабируется плохо: на позицию с полным набором реквизитов уходит от минут до получаса, а ассортимент измеряется десятками тысяч строк. Поэтому большинство позиций приходит в справочник извне.

Сервис 1С:Номенклатура, заполняющий карточки по эталонному каталогу, мы разбирали отдельно. Для остальных каналов действуют четыре правила.

Сопоставление, а не создание. Загрузка начинается с поиска существующей позиции — по штрихкоду, артикулу, коду поставщика или комбинации реквизитов. Создание карточки — последний шаг, иначе загрузка увеличивает справочник, а не обновляет его.

Сохранение внешнего идентификатора. Код позиции в системе-источнике остаётся в карточке — в дополнительном сведении, регистре соответствий или списке штрихкодов. Повторная загрузка тогда становится обновлением.

Правила преобразования. Наименование поставщика почти никогда не годится как наименование предприятия. Решите заранее, какое поле источника становится рабочим наименованием, какое — наименованием для печати и артикулом.

Статус загруженной карточки. Позиция, приехавшая извне, не готова к работе автоматически. Рабочая схема — статус «загружена, не проверена»: карточка видна, но не подставляется в документы продажи, пока служба НСИ не проверит вид номенклатуры, единицу хранения и ставку НДС.

Как это выглядит в разных отраслях

Производство. Ключевые группы — параметры учёта и единицы измерения: от вида номенклатуры зависит, попадёт ли позиция в нормирование и планирование. Главный канал поступления карточек — системы проектирования, поэтому нужен регламент сопоставления с конструкторским составом изделия.

Дистрибуция. Всё держится на артикуле и загрузке прайс-листов. Один товар от нескольких поставщиков — это несколько записей соответствий на одну карточку, а не несколько карточек.

Розница. Критичны описание товара и картинки: карточка питает кассу, ценники, витрину и маркетплейсы. Плюс качество товара для уценки.

Агропром. На первый план выходят условия хранения, сроки годности и серии, страна происхождения и производитель для сопроводительных документов. Ассортимент сезонный — нужен процесс массового заведения позиций.

Строительство. Материалы приходят из смет и проектных спецификаций. Задача — не допустить, чтобы каждая смета порождала свой набор карточек: нужен единый классификатор материалов.

Как мы описываем регламент заполнения карточки

Регламент фиксирует, кто что заполняет и что происходит при нарушении. Мы ведём эту работу отдельным блоком, обычно вместе с диагностикой системы управления.

1. Инвентаризация состояния. Сколько позиций в справочнике, какая доля используется в документах за год, сколько карточек без артикула и описания.
2. Опрос потребителей данных. Спрашиваем не «какие поля нужны», а «какое решение вы принимаете по товару и каких данных не хватает».
3. Проектирование состава карточки по видам номенклатуры. Видимые и обязательные поля, значения по умолчанию, поля для контроля.
4. Описание процесса появления позиции. Кто инициирует, проверяет на дубль, заполняет учётную часть и согласует; отдельно — закрытие позиции.
5. Правила по описанию и изображениям. Форматы и вес файлов, кто готовит контент и когда карточка готова для внешних каналов.
6. Схема загрузки извне. Источники, ключи сопоставления, правила преобразования, обработка неопознанных строк.
7. Настройка системы. Виды номенклатуры, шаблоны наименований, обязательность и уникальность, права ответственного за ведение номенклатуры.
8. Чистка и запуск контроля. Объединение дублей, дозаполнение приоритетных групп, отчёт о полноте заполнения.

Первые четыре шага — работа по процессам, а не по системе. Пропустить их можно, но тогда получится экран, который каждый заполнит по-своему.

Чек-лист готовности карточки номенклатуры

• Для каждого вида номенклатуры определён перечень видимых и обязательных полей.
• Зафиксировано правило формирования обоих наименований, шаблоны проверены на реальных позициях.
• Принято единое решение о содержимом артикула, коды поставщиков вынесены отдельно.
• Включён контроль уникальности, определён набор реквизитов для проверки.
• Назначен ответственный за ведение номенклатуры, право ввода без контроля выдано ограниченному кругу сотрудников.
• Сведения о производителе заполнены там, где реквизит работает: импорт, алкоголь, товары с этикеткой.
• Описаны правила подготовки изображений и описаний товара.
• Для каждого канала загрузки определён ключ сопоставления, внешний идентификатор сохраняется, загруженные позиции получают статус непроверенных.
• Настроен регулярный отчёт о полноте заполнения справочника.

KPI, по которым видно, что карточка работает

Частые вопросы

Что дальше

Карточка опирается на соседние блоки НСИ, и решения по ним принимаются вместе. Логично разобрать следом: структуру номенклатурного справочника и шаблоны наименований; дополнительные реквизиты; единицы измерения и упаковки; штрихкодирование; характеристики и серии; группы финансового учёта. В начале проекта эти блоки разумно проектировать пакетом.

Читайте также

• Нормативно-справочная информация в 1С:ERP
• Структура номенклатурного справочника в 1С:ERP
• Дополнительные реквизиты и сведения номенклатуры
• Штрихкодирование товаров в 1С:ERP
• Сервис 1С:Номенклатура в 1С:ERP