Настройки формирования планов в 1С:ERP: сценарии, виды планов, детализация и источники данных для заполнения

Планирование в 1С:ERP выглядит как работа с документами: открыл план продаж, нажал «Заполнить», согласовал. Но всё, что произойдёт в этот момент — какие периоды появятся, откуда возьмутся цифры, можно ли их править, попадут ли они в бюджеты, — определяется двумя справочниками, которые заполняются задолго до первого документа. Разбираем настройки формирования планов в 1С:ERP от периодичности сценария до схемы компоновки данных.

Почему настройки планов делают один раз и живут с ними годами

План — не разовый документ, а точка отсчёта: с ним сравнивают факт, на нём строят обеспечение, из него вырастают бюджеты. Изменение базовых параметров обесценивает накопленную историю.

Нагляднее всего это на периодичности сценария: она выбирается один раз и распространяется на все планы внутри него. Решили планировать помесячно — вопрос «сколько отгрузили в третьей декаде» останется без ответа. Система предупреждает, что менять параметры после ввода документов не рекомендуется: практически это означает новый сценарий и ручной перенос данных.

Поэтому мы в ERP Band относимся к настройке планирования как к работе с процессами: сначала описываем, как в компании реально принимаются плановые решения, и только потом переносим схему в справочники.

С чего начинается подсистема: функциональные опции

Возможность ведения планов включается в разделе НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Бюджетирование и планирование. Там же, в группе Планирование, включаются отдельные типы планов: продаж, продаж по категориям, закупок, производства, сборки (разборки), внутренних потреблений, остатков.

Включать всё сразу не стоит: каждая опция добавляет документы и пункты меню. Отдельно отметим опцию Рейтинги продаж номенклатуры в разделе CRM и маркетинг → Маркетинг — она понадобится при планировании по товарным категориям.

Сценарий планирования: разрез, который связывает все планы

Сценарий планирования — обязательный аналитический разрез: ни один документ нельзя провести, не указав сценарий. Он связывает планы продаж, закупок, производства, сборки и остатков и хранит настройки процесса. Вид плана — понятие более узкое: он определяет, какой процесс планируется и по каким правилам заполняются документы.

Создать сценарий можно в списке Бюджетирование и планирование → Настройки и справочники → Планирование запасов → Сценарии планирования либо прямо из документа плана. Второй способ удобен при прототипировании и опасен в продуктиве. Настройки разложены по закладкам Основное, Структура планов, Дополнительные настройки, Описание.

Зачем нужны несколько сценариев

Сценарии — механизм моделирования: в рамках каждого составляется собственный комплект планов, и комплекты не смешиваются. Компания получила крупный заказ с нового рынка и моделирует три ситуации: рынок освоен, заказ выполнен без расширения рынка, заказ сорвался.

В системе это три сценария со своими видами планов: в оптимистичном закладывается рост и учитывается заказ клиента, в реалистичном только заказ, в пессимистичном ни того, ни другого. Второе применение сценариев — разная периодичность: годовой укрупнённый и недельный оперативный планы в один сценарий не помещаются.

Основные настройки сценария

На закладке Основное задаются параметры, которые дальше нельзя изменить безболезненно.

• Периодичность планирования — день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие или год. Периодичность «Месяц» означает, что всё произошедшее внутри периода считается его исполнением независимо от даты.
• Отображение периода — диапазон дат или номер периода в году.
• Планирование закупок и продаж — только по количеству либо по количеству и сумме. Суммовой вариант открывает план оплат и отражение планов в бюджетировании.
• Валюта планирования — при суммовом варианте. Если она отличается от управленческой, факт в отчётах пересчитывается в валюту сценария.
• Планирование по назначениям — детализация по источникам обособленной потребности.
• Управление процессом планирования — включает структуру планов по этапам и одноимённое рабочее место.

Планирование продаж по товарным категориям

Флаг Расчёт по скорости продаж позволяет распределять план товарных категорий до номенклатуры с учётом рейтинга и скорости продаж; настройка доступна при включённой опции «Рейтинги продаж номенклатуры». При широком ассортименте коммерция планирует категориями, а система раскладывает их до позиций пропорционально оборачиваемости.

Настройки планирования производства

Флажок Расчёт потребностей в материалах, видах РЦ и трудовых ресурсах превращает план производства в расчётный документ: система сама считает потребности по ресурсной спецификации изделия и открывает планирование полуфабрикатов. Если флажок выключен, спецификацию в плане указать нельзя.

Рядом выбирается стратегия расчёта материалов — Оптимистичная, Пессимистичная или Наиболее вероятная. Здесь же указывается Календарь, по которому рассчитываются даты потребностей; если он не задан, берётся основной календарь предприятия.

Структура планов: процесс как последовательность этапов

На закладке Структура планов сценарий становится описанием процесса. Планирование — последовательность этапов, и каждый этап планирует одно из трёх: потребление, обеспечение или остатки. Технически этап — группа справочника «Виды планов»: создаётся кнопкой Создать этап, оттуда же заводится вид плана.

Потребности одного этапа закрываются следующими, поэтому порядок важен: сначала продажи, затем производство, затем закупка материалов. Если поменять этапы местами, расчёт по дефицитам перестанет работать. Это самая содержательная часть настройки: она требует ответа на вопрос, с чего начинается планирование — от продаж, от мощности или от сырья.

Виды планов и их профили настроек

Вид плана хранит настройки заполнения документов. Создать его можно из документа, в списке Планирование запасов → Виды планов или из сценария на закладке «Структура планов» — третий способ предпочтителен: вид плана сразу привязан и к сценарию, и к этапу. Настройки разложены по закладкам Основное, Детализация, Настройки заполнения, Описание и позволяют:

• определить, вручную или автоматически заполняются планы — исходный или обеспечивающий вид;
• задать вариант заполнения — по формуле или по источникам;
• задать способ планирования — замещающий или суммирующий;
• задать детализацию данных или отказаться от неё;
• настроить правило заполнения: источник количества, расчёт, отборы;
• запретить пользователям редактировать правила заполнения.

Первым делом выбирается поле Использовать для — тип документа. Список закрытый: план продаж, план продаж по категориям, план сборки (разборки), план остатков, план закупок, план внутренних потреблений, план производства.

Наименование стоит продумать: пользователь видит именно его при создании документа. Если для вида плана нельзя назвать владельца — почти наверняка он лишний.

Исходный и производный план

Исходный вид плана служит для ввода целевых и корректировочных планов вручную, по источникам или по формулам: это точка, где в систему попадает управленческое решение. Производный (обеспечивающий) вводится при наличии дефицитов: при изменении других планов система рассчитывает потребность в пересчёте обеспечивающих планов.

Замещающее и суммирующее планирование

Замещающий план заменяет предыдущий — механизм скользящего планирования, где актуальна последняя версия. Суммирующий суммируется со всеми предыдущими: новый документ не отменяет старые. Так удобно, когда план собирается по частям.

Правило простое: один владелец плана — замещающий, несколько подразделений вносят вклад — суммирующий. Менять способ на наполненном виде плана не следует.

Указание плана оплат в планах продаж и закупок

Флажок С указанием плана оплат позволяет указывать в планах продаж и закупок этапы графика оплаты — раскладывать сумму на предоплату, оплату по факту и отсрочку. Условий два: в сценарии включено планирование По количеству и сумме, а план составляется без детализации по партнёрам либо отдельно по каждому партнёру.

Отражение планов в бюджетировании

Настройка двухуровневая. В сценарии на закладке Дополнительные настройки включается параметр Отражать планы в бюджетировании и указывается сценарий в поле По сценарию: он работает дополнительным разделителем данных и позволяет хранить несколько версий плана финансового состояния на один интервал. В виде плана устанавливаются флажки группы Отражать по статьям бюджетирования.

При суммовом планировании и флажке «С указанием плана оплат» доступна настройка отражения для Оплат: статья может быть общей для всех оплат или индивидуальной для каждой. Указанная статья выводится в шапке документа.

Детализация плана: разрезы, в которых вы будете жить

Разрезы планирования задаются в виде плана на закладке Детализация. Это ответ на вопрос, в каких аналитиках можно будет сравнивать план с фактом. Набор разрезов зависит от типа документа.

Если детализация не установлена, план составляется в целом по предприятию. По одному сценарию можно создавать виды планов с разными разрезами, но документация предупреждает: неоднородные разрезы усложняют анализ. Сложить в отчёте план по менеджерам и план без детализации технически можно, осмысленно интерпретировать — нет.

Объединённый план: несколько складов или клиентов в одном документе

При варианте заполнения Заполнять по источникам доступна детализация вида Объединённый план по… — она позволяет указывать склад, клиента или менеджера в каждой строке документа, а не в шапке.

Предусмотрены объединённые планы продаж по клиентам, соглашениям и складам; закупок — по поставщикам, соглашениям и складам; сборки и разборки — по складам. Флажок Объединённый план по назначениям формирует единый документ по нескольким источникам обособленной потребности. Обычная детализация по складу означает столько документов, сколько складов; объединённый план — один документ.

Настройки заполнения: по формуле или по источникам

Закладка Настройки заполнения начинается с взаимоисключающей развилки.

Заполнять по формуле. Состав и количество позиций заполняются из всех операндов, указанных в формуле. Возможности:

• произвольные формулы из встроенных операндов (Свободный остаток, План продаж, Факт закупок), операторов и функций; набор операндов расширяется при внедрении;
• своя формула для каждой строки номенклатуры;
• накопленные данные за предыдущий период, аналогичный период прошлого года или период со смещением;
• произвольные отборы.

Заполнять по источникам. Доступны любые данные информационной базы и собственные источники. Возможности:

• любые данные базы: продажи, остатки, заказы клиентов и поставщикам;
• несколько источников в одном правиле с группировкой, например «Продажи минус свободные остатки»;
• отборы и различная детализация данных;
• данные за период, на дату или со смещением.

Правило заполнения по умолчанию, запрет редактирования, количество периодов

Правило задаётся один раз для вида плана и применяется ко всем его документам: по гиперссылке Настройки заполнения по умолчанию открывается форма Заполнение плана, где выбираются формулы или источники, отборы и правила расчёта количества.

Состав номенклатуры набирается по товарам, приобретённым всеми клиентами, по разрешённому ассортименту, из операндов формулы или по отбору; отдельный флажок оставляет только позиции с заполненным количеством — именно он отличает план на 300 продающихся позиций от плана на 12 000 строк, большинство которых нули.

Флажок Запретить редактирование правила закрывает пользователю возможность менять настройки заполнения: правила разрабатывает руководитель отдела или методолог, остальные заполняют строго по ним.

Отдельно на закладке «Детализация» задаётся Количество периодов по умолчанию: план создаётся ровно на это число периодов, изменить их можно в документе. Настройка задаёт привычный горизонт, и предложенное системой меняют редко.

Источники данных планирования

Источник данных планирования — именованная настройка выборки из базы, переиспользуемая в правилах заполнения разных планов. Он доступен, только если в виде плана выбран вариант Заполнять по источникам. Создаётся из документа плана либо в списке Планирование запасов → Источники данных планирования.

Источником могут быть любые данные базы: продажи и закупки прошлых периодов, заказы клиентов, предполагаемые поставки, свободные остатки, данные предыдущих планов, минимальный и максимальный остатки, цены продажи и поставщиков. Технически источник формируется по Схеме компоновки данных — запросу к базе. Схему можно загрузить из файла, выбрать готовый шаблон, создать на основе готового или написать с нуля.

У шаблонов планов остатков и фактических остатков есть дополнительные возможности: отбор по ассортименту и параметрам обеспечения, сезонный коэффициент, смещение периода, отбор ABCXYZ.

Собственная схема компоновки данных

Схему создают двумя способами, оба требуют режима толстого клиента. Первый: поставить в поле схемы значение Произвольная и по команде Редактировать → Редактировать схему компоновки написать запрос с нуля. Второй: взять близкий предопределённый шаблон и отредактировать его запрос.

Второй способ безопаснее: готовые шаблоны содержат корректный набор выходных полей, которые «понимают» документы планирования. На этом спотыкается большинство первых попыток — запрос отрабатывает, а план остаётся пустым.

Настройка источника: параметры выборки и режим выбора данных

Предопределённым шаблонам соответствует набор параметров на одноимённой закладке:

• Изменить на сезонный коэффициент — отношение коэффициента за период планирования к коэффициенту за период выборки источника;
• Параметры обеспечения — фильтр по параметрам или основному способу обеспечения потребностей;
• Ассортимент — фильтр по товару, разрешённому к закупке или продаже, роли ассортимента и формату магазина; дата задаётся параметром Ассортимент на дату;
• Выборка со смещением периода — число периодов смещения относительно периода планирования;
• Отбор ABCXYZ — отбор товаров по классификации ABC и XYZ.

Режим «без ограничения» применим только к источникам без периодичности — нормативам и справочным значениям.

Пример со смещением показывает силу механизма. План продаж на следующий месяц строится на максимуме продаж за три предыдущих: заводятся три источника с одной схемой компоновки, режимом «со смещением периода» и значениями −1, −2, −3, а в правиле они комбинируются функцией максимума — без единой строки кода.

Сквозной пример: настраиваем сценарий и виды планов

Производственная компания планирует помесячно: начинает с фактических остатков, планирует продажи в два уровня, затем производство и закупку материалов.

Шаг 1. Сценарий товарного планирования

В списке Планирование запасов → Сценарии планирования указываем периодичность «Месяц», включаем Управление процессом планирования и Расчёт потребностей в материалах, видах РЦ и трудовых ресурсах.

Шаг 2. Первый этап — остатки

На закладке «Структура планов» создаём этап «Вводим фактические остатки» с типом «планирование остатков», внутри — вид плана для плана остатков. Заполнение по источникам, шаблон «Фактические остатки», режим «на дату», детализация по складу.

Шаг 3. Двухуровневое планирование продаж

Следующий этап планирует потребности и содержит два вида плана: «Продажи по категориям», где коммерция задаёт объёмы укрупнённо, и «Продажи по номенклатуре», который заполняется от первого с распределением по скорости продаж. Здесь же выбираем разрезы — по подразделению и менеджеру.

Шаг 4. Обеспечивающий этап производства

Создаём этап «Производство» с типом «планирование обеспечения» и вид плана с детализацией по подразделению-диспетчеру. Потребности в материалах и ресурсах система рассчитает по ресурсной спецификации.

Шаг 5. Закупка материалов производным планом

Последний этап — «Закупки материалов». Вид плана используется для плана закупок, тип — Производный (обеспечивающий): при изменении плана производства система сама зафиксирует потребность в пересчёте закупок.

Как настройки выглядят в разных отраслях

Производство. Структура планов с несколькими переделами: остатки → продажи → продукция → полуфабрикаты → закупка материалов. Планы полуфабрикатов и материалов делаются производными, обязателен расчёт потребностей и корректный календарь.

Дистрибуция. Главный вопрос — детализация: продажи по менеджерам и сегментам, закупки по поставщикам и складам. Используются объединённые планы и заполнение по источникам с правилом «продажи минус свободные остатки минус заказы поставщикам».

Агропром. Определяющий фактор — сезонность, поэтому параметр «Изменить на сезонный коэффициент» здесь не опция. Часто нужны два сценария: годовой для сырьевого цикла и недельный для отгрузки.

Розница. Планирование по товарным категориям с распределением до номенклатуры по скорости продаж; в детализации важны формат магазина и склад.

Строительство и проектные компании. На первый план выходит планирование по назначениям: потребность обособляется под объект или договор, а план закупок делается производным.

В каком порядке мы настраиваем планирование

1. Описание текущего процесса. Кто и как формирует планы, с какой периодичностью, кто согласовывает.
2. Горизонты и сценарии. Сколько сценариев, кто владелец каждого, нужна ли связь с бюджетированием.
3. Структура планов. Последовательность этапов: что планируем первым, что чем обеспечивается. Ядро методологии.
4. Разрезы детализации. В каких аналитиках компания реально управляет, а не «на всякий случай».
5. Способ ввода и способ планирования для каждого вида плана: исходный или производный, замещающий или суммирующий.
6. Правила заполнения. Формулы или источники, смещения и отборы, где нужен запрет редактирования.
7. Прогон на истории. Заполняем планы за закрытый период и сравниваем с фактом — честная проверка правил до запуска.
8. Связка с бюджетированием. Статьи, сценарий отражения, сверка БДР и БДДС с товарными планами.
9. Регламент и обучение. Сроки, статусы, права доступа и порядок корректировок.

Первые шесть шагов — работа по процессам, а не по системе. Это принципиальная позиция ERP Band: сначала выстраиваем процессы, потом цифровизируем. Настроить справочники можно за день; сделать так, чтобы планами пользовались, — задача другого масштаба.

Чек-лист настроек перед запуском

• Включены опции и именно те типы планов, которые входят в согласованный процесс.
• Определены количество сценариев и периодичность каждого; решение зафиксировано письменно.
• Выбран вариант планирования продаж и закупок; при суммовом задана валюта, принято решение о планировании по назначениям.
• Для производства включён расчёт потребностей, выбрана стратегия, задан календарь.
• Описана структура планов: этапы выстроены в порядке и отнесены к нужному типу.
• Для каждого вида плана определены тип документа и способы ввода и планирования.
• Разрезы детализации согласованы с отчётностью и одинаковы для сопоставимых видов планов.
• Решено, где применяются объединённые планы, а где нужны отдельные документы.
• Заданы правила заполнения по умолчанию, количество периодов и запрет редактирования там, где он нужен.
• Источники протестированы: схемы компоновки, режимы выбора данных, смещения, отборы; произвольные схемы выгружены в файлы.
• Настроена связка с бюджетированием, правила прогнаны на исторических данных, распределены права доступа.

KPI: по чему видно, что планирование настроено правильно

Частые вопросы

Что дальше

Настройки формирования планов — вход в подсистему, но не вся она. Следом обычно разбирают темы из того же цикла: способы планирования и скользящее планирование, управление процессом планирования как рабочее место, заполнение планов по источникам, планирование этапов оплаты, планирование производства с расчётом потребностей, ассортиментное планирование и формирование бюджетов по данным планирования. Эти блоки разумно проектировать пакетом.

Читайте также

• Планирование в 1С:ERP: обзор раздела
• Заполнение документов планирования
• Заполнение плана по формуле
• Заполнение плана по источникам данных
• Сезонные коэффициенты и сезонные группы
• Права доступа к разделу планирования