Рассмотрим конкретный пример.
Для осуществления продаж нужно обеспечить необходимый запас товаров из группы «Холодильники» на складе «Бытовая техника». Пополнение запаса должно производиться, если на складе остался только один холодильник. Норма потребления товара – три холодильника за день. Товар у поставщиков заказывается еженедельно, в течение недели необходимо обеспечивать запас товаров в соответствии с нормой потребления. Потребность по заказам клиентов обеспечивается за счет пополнения запасов.
Для решения этой задачи необходимо последовательно выполнить действия:
- Настроить параметры обеспечения.
- Зарегистрировать цены поставщиков и условия работы с ними.
- Рассчитать потребности с помощью обработки Формирование заказов по потребностям.
- Сформировать заказ на поставку товаров в магазин.
Настройка параметров обеспечения
Как уже было сказано в предыдущем вопросе, все параметры для поддержания оптимального запаса настраиваются с помощью обработки Настройка поддержания запасов. В предыдущем примере мы использовали схемы обеспечения. Использование схем обеспечения не является обязательным. Параметры могут быть определены в форме позиции номенклатуры или для конкретного склада.
Согласно нашему примеру, товары закупаются у поставщиков, однако конкретный поставщик холодильников неизвестен, он будет выбран позже в процессе формирования заказов. Товар заказывается у поставщика каждую неделю. Будем считать, что поставщик исполняет заказ в течение дня.
Создадим новый способ обеспечения Покупка холодильников.
В способе обеспечения нужно указать следующие параметры:
- тип обеспечения – Покупка;
- срок исполнения заказа – 1 день;
- заказ при достижении точки заказа, обеспечение на период 7 дней.
В рассматриваемом примере нам необходимо обеспечить запас холодильников на складе на период 9 дней при норме потребления 3 холодильника. Поэтому нужно выбрать параметр обеспечения запаса Расчет по норме.
После того как были определены параметры для поддержания оптимального запаса товаров на складе, можно приступить к групповому назначению параметров для конкретной группы номенклатуры на складе «Бытовая техника».
Для назначения параметров для поддержания оптимального запаса для группы товаров «Холодильники» на складе «Бытовая техника» нужно выполнить следующие действия:
- Открыть справочник Номенклатура.
- Выделить товары вида «Холодильники» и с помощью команды Изменитьвыделенные назначить им способ обеспечения Покупка холодильников.
- Открыть карточку склада «Бытовая техника».
- Используя гиперссылку, открыть обработку Настройка поддержания запасов.
- С помощью команды Добавить товары – По отбору заполнить в обработке список товаров вида «Холодильники».
- Выделить все товары в списке (Ctrl + A).
- Выбрать команду Заполнить – Поддержание запаса. В появившейся форме указать вариант Расчет по норме, ввести норму потребления (3 штуки) и страховой запас (1 штука). В параметре поддержания запаса должен быть установлен флажок обеспечения заказов – Обеспечивать за счет запасов.
Будут зарегистрированы параметры поддержания запаса для товаров вида «Холодильники» на складе «Бытовая техника».
Информацию об установленных параметрах поддержания запасов можно посмотреть в карточке номенклатуры (Настройка поддержания запасов).
Регистрация цен поставщиков и условий работы с ними
Прежде чем приступить к выбору оптимального поставщика и формированию заказов, необходимо зарегистрировать данные о поставщиках и их ценах. Подробнее о том, как регистрировать цены поставщиков и условия работы с ними, написано в разделе «Работа с поставщиками».
Здесь же только уточним: для того чтобы при формировании заказов была возможность заполнить цены поставщика, необходимо зарегистрировать номенклатуру, цены и условия поставок всех поставщиков, в том числе и потенциальных.
Формирование заказов поставщикам. Выбор оптимального поставщика
Для оформления заказов поставщикам используется обработка Формирование заказов по потребностям (рабочее место менеджера по закупкам). Обработка вызывается из списка документов Заказы поставщикам (команда Создать – По потребностям). Обработка оформлена в виде помощника. Для формирования заказов необходимо выполнить следующие шаги.
Шаг 1. На первом шаге можно отобрать номенклатуру, потребности в которой необходимо обеспечивать. Например, в соответствии с нашим примером необходимо рассчитать потребность в товарах, которые входят в сегмент «Холодильники» на складе «Бытовая техника». Если бы поставщик товаров был нам известен, то можно было бы выбрать поставщика (Источник обеспечения).
Используя гиперссылку Настроить поддержание запасов, можно уточнить заданные ранее или задать новые параметры поддержания запасов.
Шаг 2. На втором шаге необходимо принять окончательное решение о том, какими способами будет обеспечиваться номенклатура, установив флажки у соответствующих способов обеспечения.
В нашем случае будет использоваться один способ обеспечения – «Покупка холодильников».
В колонке К заказу товары фактически определяется тот критерий, когда необходимо заказывать товар:
- Достигшие точки заказа. Товар будет заказываться только тогда, когда его запас меньше критичного запаса. Запас товара, при котором его следует заказывать, определяется теми параметрами, которые были заданы в способе и методе обеспечения.
Рассмотрим параметры приведенного примера. Срок заказа товара – 1 день, норма потребления – 3 штуки в день, неприкосновенный (страховой) запас на складе – 1 штука. Необходимо обеспечить продажу товара в течение одного дня, пока товар будет доставляться поставщиком (3 штуки), и оставить в запасе 1 штуку. Таким образом, заказ поставщику необходимо оформить, если запас товара меньше или равен 4 штукам. При расчете критичного запаса учитываются ожидаемые поступления товаров. - Все, плановое формирование заказа. Товар заказывается в любом случае, то есть даже если на складе его больше критичного запаса (4 штук).
Шаг 3. При переходе на шаг 3 программа автоматически рассчитает то количество товаров, которое нужно заказать у поставщика для обеспечения необходимого запаса на складе.
В соответствии с приведенным примером необходимо обеспечить запас товара для продажи в течение 9 дней по норме 3 штуки. Таким образом, будет рассчитан необходимый запас товара – 27 штука. К этому запасу прибавляется еще одна штука страхового запаса, то есть конечное количество будет равно 28 штукам.
Если был установлен параметр Достигшие точки заказа, то товар будет рекомендован к заказу только в том случае, если количество товара меньше критичного минимального запаса (1 штука).
Если был установлен параметр Все, плановое формирование заказа, то товар будет рекомендован к заказу в любом случае. При этом заказываемое количество будет уменьшено на величину отклонения от критичного запаса. То есть если на складе с учетом планируемых поставок уже есть одна штука, то заказываемое количество будет уменьшено на эту величину – будет заказана 28 — 1 = 27 штука. Если были ранее оформлены заказы на поставку, то они также будут учтены при расчете необходимого количества товаров к заказу.
Подробный порядок расчета количества к заказу показывается в панели справа (панель можно скрыть/отобразить по кнопке Рекомендации в правом верхнем углу формы).
При необходимости можно вручную исправить количество к заказу и отметить те позиции и количества, которые необходимо дополнительно заказать.
После определения количества заказываемого товара по условиям примера необходимо выбрать оптимального поставщика. Программа подсказывает при выборе поставщика: если поставка товара все время регистрировалась у одного и то же поставщика, то программа автоматически подставит информацию о поставщике в соответствии со статистикой. При этом используется следующий алгоритм: если было зарегистрировано три поставки товара и в двух из них был определен один и тот же поставщик, то программа укажет в обработке данного поставщика.
При необходимости поставщика можно изменить или ввести заново, если информация о поставщике не заполнена.
Выбор поставщика производится в колонке Источник обеспечения.
При выборе можно ограничить список поставщиков: выбрать только тех, у которых зарегистрированы цены и которые осуществляли поставки данного товара. Из уточненного списка можно выбрать поставщика, сравнив их цены.
После выбора поставщика его можно заполнить его во всех строках. Для этого надо выделить все строки и выполнить команду Заполнить – Заполнить поставщика. Следует отметить, что при автоматическом заполнении поставщика по нескольким строкам цены будут заполнены только в том случае, если для поставщика определен один вид цен.
Шаг 4. На четвертом шаге работы помощника показываются потребности, которые сформировались по заказам. Потребности могут формироваться не только по заказам клиентов, но и по заказам на перемещение, заказам на внутреннее потребление, заказам на сборку (разборку).
Важные заказы (с приоритетом Высокий) выделяются цветом. Поскольку по условиям нашего примера обеспечение заказов происходит за счет ранее рассчитанных запасов, то заказывается только то количество товара, которое невозможно обеспечить за счет поддерживаемого остатка. Например, клиентами были заказаны 10 холодильников «BOSCH». Так как остатков на складе нет, 10 холодильников нужно заказать дополнительно (сверх рассчитанного максимального запаса). Информация о требуемом количестве отображается в графе К заказу.
На следующем шаге работы помощника обработки Формирование заказов по потребностям показываются заказы к оформлению. На этом этапе формируется общий список заказов: в соответствии с потребностями по поддержанию запасов и с потребностями, которые надо дополнительно удовлетворить в связи с оформленными заказами.
Окончательный список сформированных заказов следует анализировать после указания поставщика во всех строках заказываемых товаров. Поставщики должны быть указаны как в таблице для поддержания запаса, так и в таблице, в которой сформированы потребности по заказам.
В таблице заказов к оформлению можно увидеть общий объем заказа с уточнением суммы (в случае закупки) и общего веса заказа. Информация о сумме закупки формируется в соответствии с ценами поставки, которые зарегистрированы для поставщиков.
Вес и объем номенклатурных позиций рассчитываются в соответствии с теми данными, которые заданы для номенклатурной позиции или конкретной упаковки. Для каждой номенклатурной позиции можно выбрать ту упаковку, которая будет использоваться при оформлении заказа.
Если по части заказываемых позиций цена или вес неизвестны, в соответствующей колонке будет стоять знак «~».
При переходе на следующий шаг работы помощника происходит формирование документов Заказ поставщику.
Оформление заказов поставщикам
На шаге 6 (формирование заказов) можно уточнить данные документов и провести их.
Формирование заказов
Заказы поставщикам формируются в статусе Согласован. В программе предусмотрена возможность автоматического размещения заказов на отгрузку, по которым была зарегистрирована потребность в сформированных с помощью обработки заказах поставщикам. Для обеспечения этой возможности необходимо в заказах установить статус Подтвержден.
После закрытия обработки в заказах на отгрузку будет указана возможная дата отгрузки в соответствии с датой поставки по заказу и будет автоматически изменено состояние обеспечения. В состоянии обеспечения будет показан тот заказ поставщику, который обеспечит заказ клиента.
В сформированных заказах поставщикам по тем товарам, которые обеспечиваются обособленно, будет указано назначение: клиент и номер заказа.
После формирования заказы отправляются поставщикам. Далее работа с поставщиками производится обычным образом в зависимости от условий работы с ними. При поступлении обособленный товар будет автоматически зарезервирован под конкретный заказ клиента. Поступившие по остальным заказам поставщикам товары будут распределены по заказам клиентов.
