Как правило, документы отгрузки товаров покупателям оформляет менеджер по продажам. Но он не занимается фактической выдачей товаров со склада. Если оформляет продажу один сотрудник, а отгружает товар – другой, то при таком варианте работы следует использовать ордерную схему отгрузки товаров со склада. Возможность работы по ордерной схеме устанавливается для конкретного склада.
Указание того, что на складе применяется ордерная схема отгрузки товаров
Рассмотрим два варианта оформления документов при использовании ордерной схемы отгрузки:
- 1-й вариант. Отгрузка клиенту и оформление финансовых документов производятся по факту сборки товаров по предварительно оформленному заказу.
- 2-й вариант. Товар отгружается после оформления накладной.
1-й вариант. Отгрузка клиенту и оформление финансовых документов производятся по факту сборки товаров по предварительно оформленному заказу
Для работы по данному варианту в настройках программы в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка укажем порядок оформления накладных и расходных ордеров Сначала заказы, затем ордера и накладные. Отгрузку со склада оформляет кладовщик, используя отдельное рабочее место Отгрузка.
Настройка порядка оформления документов при предварительной сборке товаров по заказам
Менеджер по продажам выписывает документ Заказ клиента. В документе указывается тот склад, на котором применяется ордерная схема отгрузки. В нашем примере это «Склад бытовой техники». Следует отметить, что ордерный склад может быть указан как в шапке, так и в табличной части документа. Для подготовки товаров к сборке по заказу менеджер в заказе клиента устанавливает для строк действие Отгрузить.
Оформление заказа клиента для предварительной сборки товаров
Документ проводится. Данный документ будет являться соответствующим распоряжением для сборки товаров на складе.
Для работы кладовщика предусмотрено отдельное рабочее место Отгрузка (раздел Склад и доставка – Ордерный склад). В этом рабочем месте показывается состояние отгрузки по всем выданным распоряжениям. Если склад разделен на помещения, то в рабочем месте кладовщика можно уточнить то помещение, с которого будет производиться отгрузка товаров.
Рабочее место кладовщика для отгрузки товаров
Создание ордера по выданному распоряжению производится при нажатии кнопки Создать ордера. При этом можно создать ордера по всем неотработанным распоряжениям, указанным в списке, или только по выделенным распоряжениям.
Выбор режима формирования нового расходного ордера
Если в рабочем месте кладовщика указано помещение, то ордера будут созданы с учетом помещения. То есть в расходном ордере будет указано помещение, с которого будет отгружаться товар в соответствии с настройками списка. Если на складе применяется адресное хранение товаров в ячейках, то распределение по помещениям будет производиться автоматически.
Формирование нового расходного ордера
В новом расходном ордере будет установлен статус Подготовлен. Для проведения операции сборки товаров кладовщик устанавливает статус К отбору и распечатывает задания на отбор товаров.
Далее кладовщик проводит операцию сборки товаров на складе, проверяет собранный товар и подготавливает его к отгрузке клиенту. На каждом этапе работы кладовщик устанавливает соответствующий статус документа. Установка статусов документа и печать заданий могут производится по нескольким выделенным в списке расходным ордерам.
Менеджер может проконтролировать состояние отгрузки товаров на ордерном складе, используя отчет Состояние выполнения, который можно вызвать из формы документа Заказ клиента.
Отчет о состоянии сборки товаров на складе
После того как товар собран, менеджер оформляет и печатает финансовые документы для отгрузки товаров со склада (ТОРГ-12, счет-фактура).
Документы оформляются в журнале Документы продажи (к оформлению) (раздел Продажи – Оптовые продажи – Накладные к оформлению). В журнале следует установить отбор по тем заказам, по которым еще не оформлены финансовые документы (Создать накладную), а ордера уже созданы (Не соответствуют накладным).
Оформление финансовых документов в соответствии с собранными товарами
Для оформления финансовых документов используется команда Оформить по отгрузке. Будет сформирован документ Реализация товаров и услуг, в котором будет заполнено то количество товаров, которое было реально собрано на складе. В настройках рабочего места (Еще – Настройки) можно установить такой режим работы, при котором будут автоматически проводиться и печататься накладные и счета-фактуры
Распечатанные документы передаются клиенту. Кладовщик отгружает клиенту товар и устанавливает в документе Расходный ордер на товары статус Отгружен.
После оформления отгрузки клиенту проанализируем состояние выполнения нашего заказа.
Состояние выполнения заказа после оформления отгрузки клиенту
Следует отметить, что если накладная при данном варианте отгрузки оформляется без заказа, то она будет являться распоряжением на отгрузку товаров.
2-й вариант. Товар отгружается после оформления накладной Для работы по данному варианту в настройках программы в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка укажем порядок оформления накладных и расходных ордеров Сначала заказы и накладные, затем ордера. Отгрузку со склада оформляет кладовщик, используя отдельное рабочее место Отгрузка.
Распоряжением на отгрузку в этом случае также будет являться заказ клиента. Однако в списке распоряжений на отгрузку он появится только после оформления накладной.
Порядок оформления в этом случае будет следующим.
Менеджер оформляет заказ клиента, подготавливает его к отгрузке и, используя рабочее место Документы продажи (к оформлению), оформляет накладную (Оформить по заказам).
Оформление накладной по заказу клиента
В качестве распоряжения на отгрузку будет также показан заказ клиента, однако он появится в списке распоряжений только после того, как будет оформлена накладная.
Кладовщик производит сборку товаров на складе и оформляет Расходный ордер на товары в статусе К отгрузке. Допустим, что товар для отгрузки был собран не полностью. В журнале Документы продажи (к оформлению) будет показано, что количество собранного товара не соответствует оформленной накладной.
Собранный товар не соответствует накладной
Для корректировки накладной менеджер нажимает на кнопку Оформить по отгрузке. Будут показаны расхождения и будет предложено переоформить накладную.
Переоформление накладной в соответствии с реально собранными товарами
Менеджер переоформляет накладную в соответствии с реально собранными товарами, формирует печатные формы. В соответствии с оформленными документами кладовщик отгружает товар (устанавливает в документе Расходный ордер на товары статус Отгружен).
Так же как и в предыдущем варианте, накладная может быть оформлена без заказа, и тогда она будет показана в рабочем месте кладовщика в качестве распоряжения на отгрузку.
Хотите узнать точную стоимость внедрения?
Заполните короткий бриф – это займет всего 3 минуты. Наши специалисты проведут детальную оценку работ с учетом необходимого вам функционала. Это позволит сформировать максимально точную стоимость внедрения 1С:ERP с минимальной погрешностью (10–20%). Заполнить бриф…
