Одним из ключевых направлений деятельности компаний разных форм собственности является ведение договорной работы. Этот процесс можно разделить на 3 основных этапа:
В первый этап входят процедура инициирования договора, заявки на закупку, конкурсные процедуры, проверка контрагента и т. д.
Второй этап — это процедура составления договора, согласование, подписание, регистрация, оперативное хранение, включая изменения и расторжение.
Третий этап — исполнение договорных обязательств.
Правила организации этого процесса в каждой компании обычно определяются в соответствии с ее потребностями и закрепляются в локальных нормативных актах (регламентах). К примеру, в одной компании принято работать с типовыми договорами в рамках основной деятельности. Например, в лизинговой компании это договоры аренды автотранспорта, а также незначительная часть договоров, имеющих отношение к хозяйственным и/или гражданско-правовым отношениям. В другой же компании большая часть договоров будут иметь финансовую составляющую — например, договоры оказания услуг по аудиту бизнес-процессов, требующие индивидуальной проработки.
В рамках каждого этапа возникает определенный состав документации. При этом в зависимости от специфики процедуры первый и третий этапы могут быть пропущены, соответственно, и документации не будет. Например, процедура заключения договора начнется сразу с инициирования проекта, без предварительной работы, а исполнение по нефинансовым договорам предполагает дальнейшее взаимодействие сторон без составления дополнительных документов.
Документация в рамках этапа заключения договора представляет собой письменные соглашения, заключаемые между двумя или более сторонами, которые регулируют их взаимоотношения. В состав договорной документации включают сам договор, а также другие документы, которые его сопровождают. Под «Договором» будем понимать, согласно ГК РФ ст. 420, документ, подписанный и зарегистрированный или принятый к учету в каждой компании — участнике договора. Альтернативный термин, определяющий договорные отношения, — соглашение или контракт. В некоторых случаях составление сопровождающих документов оговаривается на уровне закона, в других — их наличие стороны фиксируют самим договором или пожеланиями сторон.
Все указанные документы (кроме переписки) являются неотъемлемой частью основного договора и должны храниться вместе в пределах его срока хранения. Особенно это актуально, например, если какое-то дополнительное соглашение до истечения срока действия / условия действия договора (далее — срок действия) утратит силу.
В «1С:Документообороте» (далее — Система) данные документы могут обрабатываться как отдельные виды документов или в составе основного вида документа.
Основной договор — самостоятельный вид документа. Разные договоры в зависимости от их разновидности, содержания и др. в Системе могут создаваться как отдельные виды документов или как тематики в рамках одного вида документа. Как показано на рис. 1, под ролью «Администратор» в справочнике НСИ «Виды документов» есть разные виды документа «Договор», в том числе с разными тематиками. Виды договоров имеют преднастроенные правила доступности и обработки.
Дополнительное соглашение — самостоятельный вид документа. Дополнительные соглашения составляются к уже заключенному ранее договору, целью их является внесение изменений в условия сотрудничества. Речь может идти о разных аспектах совместной работы: продлении сроков, расширении перечня работ или услуг, новых расценках и т.д. Обязательными реквизитами дополнительного соглашения являются ссылка на основной договор и дата вступления в силу, с которой начинают действовать новые параметры сотрудничества. Дополнительное соглашение может вводить новые приложения к договору.
В процессе согласования дополнительных соглашений стороны могут составлять протокол разногласий и протокол урегулирования разногласий, так же как и при согласовании основного договора. Срок действия дополнительного соглашения может быть короче срока действия основного договора.
Дополнительные соглашения в зависимости от их разновидности, содержания и др. в Системе, так же как и договоры, могут создаваться как отдельные виды документов или как тематики в рамках одного вида документа.
Приложения к договору — не являются самостоятельными видами документов. Под приложением понимается документ, который составляется для уточнения или дополнительной расшифровки основных положений договора. Приложения составляются и подписываются вместе с основным договором или с дополнительным соглашением к договору. В тексте договора должен быть указан перечень приложений.
Файлы приложений должны быть прикреплены к карточке основного договора (дополнительного соглашения), обработка (согласование, подписание и др.) должны выполняться одновременно с основным договором (дополнительным соглашением).
Документы по разногласиям к договору — самостоятельные виды документов (подробнее информация о работе с данными документами будет изложена в отдельной статье).
Несмотря на разнообразие видов, разновидностей и тематик договорных документов, их обработка в рамках договорного процесса (на этапе заключения договора) состоит из типовых задач:
- Подготовка проекта договора.
- Согласование:
- внутреннее;
- внешнее (с контрагентом и/или иными заинтересованными участниками).
- Подписание.
- Регистрация / Принятие к учету.
- Исполнение / Внесение изменений в договор.
- Закрытие договора / Расторжение договора.
С чего нужно начинать организацию договорного процесса в компании при наличии Системы? С настроек Системы или с регламента по договорному процессу? Правильного ответа нет, но, как показывает наш опыт, стоит подойти к процессу комплексно.
Первым делом нужно изучить текущий договорной процесс и регламент по нему — при условии, что мы с вами знаем возможности Системы. Далее проведем встречи с владельцем договорного процесса и ключевыми пользователями, чтобы получить ответы на следующие вопросы:
- Планируется ли вносить изменения в действующий договорной процесс?
- Если да, то какие? В какие сроки? Кто инициатор изменений? Почему требуются изменения?
- Что не устраивает в текущем договорном процессе?
- Что бы хотелось изменить в обязательном порядке (так называемый MVP), что следует сделать приоритетом 1, приоритетом 2, а что берем в копилку на развитие?
- Какие ожидания у владельца от оптимизации договорного процесса?
- Есть ли утвержденные шаблоны договоров (типовые документы)?
Оставляем за рамками вопросы бюджета и прочих проектных нюансов.
Итак мы понимаем, как следует настроить процессы в Системе, и у нас есть ролевая модель, шаблоны договоров, правила работы, номенклатура дел. Приступаем!
Давайте посмотрим, как в Системе может быть организован процесс договорной работы. В качестве вводного условия примем, что компания работает в «1С:Документообороте КОРП». Почему делаем акцент на этом? Если рассматривать договорной процесс, когда требуется согласование документов между несколькими компаниями холдинга, то нужны будут и другие настройки правил обработки (маршрута обработки).
Итак, первым делом в Системе создаем виды документов и выполняем их настройку. Рассмотрим вариант, когда мы настраиваем Систему с нуля. Конечно, если у нас работает подрядчик или центр компетенции заказчика и в действующей Системе уже есть виды договоров, то часть информации может быть перенесена в Систему другими методами.
Если договоры создаются по утвержденным шаблонам, то при создании вида договора мы можем вложить его в соответствующие виды договоров. Это не означает, что в проект договора при дальнейшей обработке нельзя будет вносить правки.
В «коробочном» решении уже выполнены предварительные настройки по договорному процессу.
Как мы видим, на вкладке «Основное» описаны атрибуты, ряд из которых отмечены для использования в карточке конкретного вида договора. По желанию можно выбрать и другие атрибуты из списка. Так как данный справочник описывает различные виды документов, то атрибутивный состав карточки общий и, как видно на рис. 4, некоторые атрибуты отображаются светлым шрифтом и недоступны для выбора. Это значит, что они не относятся к виду документа «Договор».
Почему так? В Систему уже заложена методология документооборота, которая определяет обязательный атрибутивный состав для ряда документов.
Хотелось быть обратить особое внимание на атрибут «Использовать тематики».
Работа с тематиками
Данный атрибут позволит нам обеспечить настройку маршрута согласования или доступности с учетом тематики, сортировать в реестрах договоры по тематикам и настроить соответствующие отчеты. Какие могут быть тематики? Чаще всего они определяются или подразделением — владельцем процесса, или по назначению самого документа. Примеры тематик, которые созданы в Системе, можно посмотреть в демобазе на сайте «1С:Документооборота». В текущих настройках нет преднастроенных тематик по договорной работе, но создать их довольно просто; главное — понять, как ими пользоваться.
Как видно, в реестре документов указана тематика, к которой относится документ, и в правой части интерфейса есть возможность выполнить по ней поиск или сортировку.
Также обращаем внимание на другие важные с точки зрения договорного процесса атрибуты, используемые при настройке вида документа.
«Необходима печать штрихкода при создании документа»
Чем может помочь данная настройка, кроме как в поиске? Самое важное, чем может помочь применение штрихкода на документе, — замена функции парафирования печатной версии договора. Эта функция важна как при обеспечении подписания (исключаем риск подмены документа на этапе подписания, всегда можно сверить, какой документ прошел согласование в СЭД и что представлено на подпись), так и при контроле возврата оригинала договора с подписания от второй стороны договора.
Когда мы передаем договор на подпись второй стороне, чаще всего мы его прошиваем и делаем заверительную надпись на прошитом документе либо парафируем каждую страницу, если договор скреплен просто степлером или скрепкой. А при наличии штрихкода на каждой странице можно не волноваться, что договор (или его часть) будет подменен или что будут утеряны отдельные листы.
Таким образом мы исключаем риск подмены документа, а также трудозатраты на парафирование и его прошивание, а еще обеспечиваем удобство поиска документа как в Системе, так и при обеспечении архивного хранения.
«Обязательный файл скан-копии оригинала»
Кажется, какой смысл? В Системе остается финальный вариант проекта договора на момент подписания, также по факту подписания принимаем к учету оригинал документа, обеспечиваем оперативное хранение. По правилам документооборота следует в обязательном порядке вложить скан подписанного всеми участниками договора.
Как показывает практика, частенько сделать это забывают. А вот если при настройке карточки договора будет отмечен этот атрибут, то Система в обязательном порядке затребует вложения скан-копии документа — таким образом мы не только поможем пользователю не забывать выполнять требования регламента и законодательства, в том числе и для обеспечения архивного хранения, но и сделаем работу пользователей с Системой комфортной.
Переходим к следующей вкладке карточки вида документа «Договор аренды оборудования» — нумерация.
Исходя из того, что каждая компания по-своему устанавливает правила регистрации, Система позволяет реализовать разные варианты этого действия:
- регистрация автоматическая по условиям владельца Системы. Маска номера настраивается по текущим возможностям системы;
- регистрация в ручном режиме. Можно сделать так, чтобы по умолчанию регистрация была автоматической, но для отдельных видов документов или определенной роли можно изменять автоматический рег. номер. Тогда пользователь вносит рег. номер вручную, а ранее присвоенный автоматически рег. номер высвобождается и назначается первому аналогичному документу при регистрации. Таким образом, «дырок» в реестре нумерации не будет.
Следует учитывать, что в Системе предусмотрены временные номера и регистрационные. Временные номера следует рассматривать как учетные номера, например для проектов документов. А вот регистрационные номера присваиваются на этапе регистрации. С точки зрения методологии регистрации это не просто присвоение регистрационного номера, а проверка выполнения условий:
- обладает ли юридическими полномочиями инициатор и подписант договора;
- выполнено ли согласование документа с учетом действующего регламента;
- представлен ли весь пакет документов (устав, выписка из ЕГРН и т.п.), необходимый для подписания данного вида договора;
- соблюдены ли другие правила компании.
Система поддерживает традиционные правила регистрации:
- валовый способ (регистрация всех документов в рамках единого счетчика);
- регистрация в рамках вида документа;
- регистрация в рамках тематики;
- другие (можно посмотреть инструкции).
Правила формирования рег. номера в Системе определены в достаточном объеме, что позволяет варьировать требования к формированию его маски.
Мы рассмотрели ключевые настройки, актуальные для договорного документа. Также следует отметить, что работа с договорами касается двух или более участников отношений, а это значит, что с учетом тенденции перехода на электронный документооборот (далее — ЭДО) мы можем и должны стараться использовать возможности ЭДО. Система позволяет настроить обмен документами с контрагентами — участниками договорного процесса.
При организации подписания договоров по ЭДО существенно повышается эффективность процесса. Нет необходимости отправлять договор на подпись второй стороне нарочным с сопроводительным письмом или заказным письмом. В Системе предусмотрен процесс работы с документами по ЭДО за счет встроенного в «1С:Документооборот» функционала 1С:ЭДО. Подробнее о том, как работать с 1С:ЭДО, можно прочитать здесь.
В рамках темы статьи мы рассмотрели влияние настроек вида документа на процесс договорной работы в Системе. Как видно, значение некоторых атрибутов вида документа позволяет эффективно настроить Систему и автоматизировать договорной процесс. Важно понимать, что эффективность процесса — это не только сокращение сроков работы с договором (от создания проекта договора до момента принятия его к учету и исполнению), но и удобство работы участников процесса и сопровождения Системы.
В качества анонса рассмотрения договорного процесса в Системе зададим небольшой вопрос: какие нюансы работы вы видите при рассмотрении атрибута карточки договора «Срок действия»?
Ответы на этот и другие вопросы вы найдете в одной из наших следующих статей. Мы также расскажем о реквизитном составе карточки договора и его влиянии на процесс договорной работы, о том, как организовать работу с протоколом разногласий от контрагента, как в Системе настроить сроки хранения договора и обеспечить его оперативное хранение.
Хотите узнать точную стоимость внедрения?
Заполните короткий бриф – это займет всего 3 минуты. Наши специалисты проведут детальную оценку работ с учетом необходимого вам функционала. Это позволит сформировать максимально точную стоимость внедрения 1С:ERP с минимальной погрешностью (10–20%). Заполнить бриф…
