Как перейти на КЭДО: 6 шагов внедрения и согласие сотрудников

Переход на кадровый электронный документооборот укладывается в понятную последовательность. Ниже — шесть шагов, по которым проходит запуск.

6 шагов перехода

1. Контактное лицо. Определяем ответственного со стороны компании, кто будет вести проект.
2. Демо-доступ. Знакомимся с функциями сервиса. Фирма 1С предоставляет демо-доступ: на облачную версию — 45 дней, на локальную — 90 дней.
3. Документы и данные. Готовим приказ о переходе на КЭДО, положение и согласия сотрудников. Параллельно актуализируем в 1С телефоны, почты и оргструктуру.
4. Тестовая группа. Запускаем одно подразделение и отрабатываем процессы. Часто «пилотом» становятся IT-отдел или сам отдел кадров.
5. Эксплуатация. Постепенно подключаем остальные подразделения.
6. Развитие. Добавляем новые шаблоны, маршруты согласования и доработки по мере необходимости.

Согласие сотрудника

Чтобы вести кадровые документы электронно, нужно согласие сотрудника на переход на КЭДО. Оно оформляется на каждого сотрудника; шаблон уже есть в системе и адаптируется под компанию.

Рекомендации для спокойного запуска

• Не переводите всю компанию сразу: сначала пилот на одном подразделении, затем расширение департамент за департаментом, и только потом — вся компания.
• Для пилота выбирайте отдел с небольшой текучкой — удобно отработать сценарии найма и увольнения.
• Создайте чат в мессенджере для оперативной обратной связи.
• Уведомите сотрудников не менее чем за 2 недели до старта.

Поэтапный подход работает даже на очень больших масштабах: крупный федеральный ритейлер электроники перевёл десятки тысяч сотрудников на КЭДО за 6 месяцев именно за счёт постепенного подключения подразделений.