Для планирования расхода денежных средств в кассе предприятия на оплату поставщикам необходимо оформить документ Заявка на расходование ДС.
Важно
Оформление заявки возможно только в том случае, если в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты — Планирование и контроль денежных средств установлен флажок Заявки на расходование денежных средств.
По каждому поставщику нужно оформить свою заявку. Поскольку необходимо планировать выплату денежных средств из кассы предприятия, следует выбрать форму оплаты Наличными и указать ту кассу, из которой планируется выплатить денежные средства поставщику.
Можно с помощью одной заявки планировать наличные денежные средства на оплату по нескольким документам поставщика. Информация о документах поставщика указывается в табличной части документа.
Важно
Если расчеты с поставщиком ведутся в разрезе договоров, то указание конкретных документов возможно только в том случае, если в договоре установлен любой порядок детализации расчетов, кроме По договорам.
Подготовленные менеджером заявки на расходование денежных средств на оплату поставщику согласовываются руководителем. Для этих целей используется отдельное рабочее место Заявки к согласованию (раздел Казначейство).
В списке можно выделить несколько заявок и утвердить расходование денежных средств или отклонить планируемые расходы.
Для планирования денежных средств и контроля текущего остатка в кассе используется обработка Платежный календарь (раздел Казначейство). В платежном календаре следует установить вид Заявки – Календарь и группировку Получатель. Поскольку мы планируем расход наличных денежных средств, то установим фильтр по той кассе, из которой планируется расход денежных средств (команда Счета/Кассы).
В платежном календаре будут показаны планируемые платежи поставщикам и будет рассчитан доступный остаток денежных средств. В приведенном на рисунке примере доступный остаток денежных средств в кассе более четырех миллионов рублей. Нам необходимо выплатить порядка одного миллиона рублей в соответствии с согласованными заявками. Эта сумма доступна для выплаты из кассы. Установим курсор на информацию о платеже в левой части платежного календаря и выполним команду К оплате.
При выполнении команды распределения в заявке будет автоматически установлен статус К оплате. Информация о распределении денежных средств будет отражена в платежном календаре. Для распределения нескольких заявок их следует выделить в списке и выполнить команду К оплате.
После утверждения заявок на расходование денежных средств можно проконтролировать остаток денежных средств в кассе. При автоматическом распределении учитывается дата платежа, указанная в заявке. Заявки распределяются на ту ближайшую дату, на которую есть доступный остаток денежных средств. При необходимости, можно перенести платеж на любую другую дату. При этом будет автоматически изменена дата оплаты в заявке на расходование денежных средств. После распределения заявок на расходование денежных средств удобно включить другой режим работы календаря (Вид – Календарь – Платежи) и перемещение заявок выполнять уже в этом режиме.
Утвержденные к оплате заявки будут показаны в рабочем месте кассира (Казначейство – Расходные кассовые ордера) на закладке К оплате. Для оформления наличной оплаты по заявке достаточно выполнить команду Оплатить.
Можно выделить в списке несколько заявок и оформить расходные ордера в пакетном режиме по нескольким заявкам.
Планировать расход денежных средств можно и без использования заявок на расходование денежных средств. Обязательность использования заявок для контроля расхода денежных средств настраивается для каждой кассы (расчетного счета). Это определяется установкой флажка Разрешить выдачу денежных средств без «заявок на оплату».
Если флажок установлен, то денежные средства из этой кассы могут быть выданы без предварительно утвержденной заявки.
В этом случае решение о том, оформлять заявку на расходование денежных средств или нет, принимает сам пользователь.
Если заявки на расходование денежных средств не используются, то планирование денежных средств может производиться на основе тех дат оплаты, которые указаны в этапах оплаты в заказе поставщику или в документах поставки, если они оформляются без заказа.
Планирование денежных средств может быть произведено в два этапа:
- При оформлении заказа поставщику менеджер указывает даты и суммы оплаты в этапах оплаты поставщику. При поставке товаров в кредит дата оплаты указывается в документе поступления. Информация об этих датах и суммах планируемых платежей попадает в платежный календарь.
- Оформляются и согласовываются заявки на расходование денежных средств. Уточняются даты и суммы оплаты. Эта информация отображается в платежном календаре, и на основе этих данных происходит окончательное планирование и утверждение заявок в статусе К оплате. Аналогичным образом происходит планирование денежных средств на расчетных счетах предприятия.
Более подробно процесс оформления платежей описан в вопросе «Как оформить оплату поставщику за купленные товары и предоставленные дополнительные услуги?».
