О предпроектном обследовании и как оно помогает сэкономить

Чтобы убедиться, что процесс обследования идет правильно и результат будет полезен для будущего внедрения, заказчику стоит знать основные этапы этого процесса и на что обращать внимание. Обследование — это не просто формальность, а важный этап для глубокого анализа бизнеса и выявления реальных проблем и возможностей улучшения.

Как проходит обследование

Вот основные шаги, которые должен пройти подрядчик при проведении обследования.

1 этап. Серия интервью

Это ключевая часть обследования, в которой аналитики подрядчика проводят встречи с ключевыми сотрудниками компании. Важно, чтобы подрядчик подошел к этим встречам подготовленным: у него должны быть четкие вопросы, которые касаются именно бизнес-процессов, а не технических деталей системы. К примеру, плохим признаком будет, если аналитики начнут спрашивать про конкретные настройки 1С, такие как «будете ли вы использовать такие-то отчеты в работе?». Такие вопросы больше подходят для этапа настройки системы, а не обследования. На этом этапе нужно концентрироваться на том, как работают процессы в компании, какие у них есть проблемы и возможные точки улучшений.

Хорошие аналитики не только задают правильные вопросы, но и умело управляют процессом интервью. Они следят за таймингом встреч, не позволяют отклоняться от темы и удерживают фокус на ключевых вопросах. Если сотрудники заказчика начинают рассказывать не по теме, хороший аналитик вернет их в русло обсуждения конкретных бизнес-процессов. Во время интервью выявляются различные несоответствия или странности в работе компании, которые до этого могли оставаться незамеченными. Это помогает обнаружить неэффективные процессы и предложить улучшения еще до начала внедрения системы.

2 этап. Финальный документ

По итогам всех встреч подрядчик составляет финальный документ, который представляет собой карту бизнес-процессов компании. Этот документ является основой для дальнейшего внедрения системы и важным инструментом для понимания текущего состояния дел в бизнесе. Важно, чтобы подрядчик настоял на внимательном прочтении этого документа со стороны заказчика, а не пытался как можно быстрее закрыть этап. Хороший подрядчик объяснит заказчику каждый раздел документа, внесет коррективы, если что-то непонятно, и будет готов встречаться и обсуждать любые неясные моменты.

Стоит избегать ситуации, когда подрядчик готов согласовать документ без обсуждения или, наоборот, заказчик пытается «закрыть глаза» на детали документа из-за его объема. Это может привести к тому, что в процессе внедрения выяснится, что ключевые моменты были упущены или недооценены. Финальный документ должен быть результатом совместной работы обеих сторон, и в идеале он должен описывать не только текущие процессы, но и предложенные изменения, улучшения.

Как заказчику повысить шансы на успешное обследование?

Заказчик может существенно повлиять на успех обследования и, как следствие, всего проекта внедрения. Есть несколько важных шагов, которые стоит предпринять, чтобы получить максимальную пользу от этого этапа:

Назначьте правильного руководителя проекта со своей стороны

Этот человек должен быть достаточно авторитетен в компании, чтобы принимать решения и продвигать проект. Если РПЗ не имеет влияния или не понимает всей важности проекта, это приведет к тому, что вопросы будут решаться медленно, а проект может затягиваться. Руководитель проекта должен активно участвовать в процессе, приходить на все встречи и интервью, контролировать процесс.

Фиксируйте замеченные проблемы и принимайте решения по ним

В ходе обследования часто выявляются различные несоответствия или «странности» в работе компании. Например, вы можете обнаружить, что отдел продаж теряет заказы из-за неэффективного процесса согласования заявок. Важно фиксировать эти моменты и сразу принимать решения об их устранении, а не откладывать их до момента внедрения системы.

Вовлеките ключевых сотрудников в проект

Это поможет снизить сопротивление изменениям в будущем. Как уже упоминалось, внедрение новой системы — это не только технический проект, но и проект организационных изменений. Люди, как правило, не любят изменения, и чем больше сотрудников будут вовлечены в процесс с самого начала, тем легче пройдет переход на новую систему. Вовлечение сотрудников в обсуждение бизнес-процессов поможет им почувствовать свою значимость и лучше понять, зачем вообще нужны эти изменения.

Внимательно изучайте документы от подрядчика

Не стоит подписывать документы, не прочитав их, даже если объем текста кажется слишком большим. Если документ отправлен на ознакомление ключевым сотрудникам, убедитесь, что они действительно его изучили и высказали свои замечания. Часто бывает, что замечания сотрудников противоречат друг другу, в таком случае нужно провести внутренние обсуждения, прежде чем передавать свои предложения подрядчику. Организация встреч рабочей группы внутри компании поможет избежать путаницы и ускорить процесс согласования.

Результаты обследования

По итогам обследования подрядчик должен предоставить заказчику финальный документ, содержащий полное описание бизнес-процессов компании, которые будут автоматизированы. Этот документ должен быть понятен заказчику, а не только специалистам подрядчика. Хороший результат — это когда заказчик может использовать этот документ для дальнейшего анализа и работы, в том числе для создания должностных инструкций или регламентов работы сотрудников.

К сожалению, иногда результаты обследования остаются только в головах тех, кто его проводил, что делает их бесполезными. Это плохой результат, так как в этом случае заказчик не сможет передать проект другому подрядчику, если что-то пойдет не так, и будет зависеть от конкретной команды исполнителей.

Итак, в финальном документе должны быть:

• Полный список процессов, подлежащих автоматизации, в виде схем и/или текстовых описаний.
• Схемы и описание каждого бизнес-процесса.
• Ролевая матрица с указанием, какая роль участвует в каком процессе, и кто за что отвечает.

Дополнительно может быть включен список предложений по улучшению процессов и рекомендаций для бизнеса, которые выявились в ходе обследования.

Обследование — это важный этап на пути к успешному внедрению, который позволяет выявить ключевые проблемы и настроить систему так, чтобы она действительно решала задачи бизнеса, а не просто автоматизировала существующие ошибки.

Какие выгоды приносит предпроектное обследование для заказчика?

Во-первых, заказчик получает детальное описание текущих бизнес-процессов и видит реальное состояние компании. Однако ключевое преимущество — это понимание сроков и стоимости автоматизации. Обследование помогает учесть технические проблемы и предотвратить их на этапе внедрения, что позволяет сэкономить время и ресурсы. Кроме того, можно учесть все пожелания заказчика до начала проекта. Если компания не хочет столкнуться с постоянными доработками и задержками, качественное предпроектное обследование просто необходимо.

Команда ERP Band дает гарантию, что после предпроектного обследования вы получите детализацию работ и итоговую смету проекта, которая не изменится в ходе выполнения работ.