Разберём, как с минимальными затратами перейти с разрозненных систем (УПП, SAP, Excel) на корпоративные решения 1С и выстроить единый управляемый ИТ-ландшафт.
- ✓ Этапы перехода на КОРП-решения 1С
- ✓ Порядок действий и контрольные точки
Спросите главбуха, сколько дней занимает закрытие месяца, и услышите «дней десять». Посмотрите на дату последней проводки в системе — окажется двадцать третье. Расхождение не оттого, что вам соврали. Просто первые десять дней проходят в режиме «почти закрыли», а оставшиеся две недели уходят на хвосты, которые никто не считает закрытием.
Хвосты — это и есть вся проблема. И лечатся они не автоматизацией, а расписанием.
Почему закрытие расползается
Причин ровно три, и все организационные.
Первая: первичка приходит после того, как расчет уже сделан. Акт от подрядчика за прошлый месяц приносят двенадцатого, и весь блок расходов приходится пересчитывать. Потом приходит еще один, и еще.
Вторая: участки ждут друг друга, но не знают об этом. Расчет себестоимости не может стартовать, пока не закрыты материалы. Материалы не закрываются, пока склад не провел инвентаризацию расхождений. Склад не проводит, пока не получит ответ от производства. Производство не отвечает, потому что его никто не предупредил, что его ждут.
Третья: нет момента, после которого закрытие считается закрытым. Период не блокируется, задним числом можно провести что угодно, и каждый новый документ откатывает работу назад. Через полгода никто уже не помнит, какая версия отчета была отдана собственнику.
Карта зависимостей: кто кого ждет
Первое, что стоит сделать, — нарисовать последовательность участков и честно проставить, что чему предшествует. Обычно выясняется, что половина работы может идти параллельно, а делается последовательно просто по привычке.
| Участок | Не может начаться, пока не закрыт | Кто ждет его |
|---|---|---|
| Банк и касса | — | Расчеты с контрагентами |
| Реализация | — | Расчеты с покупателями, финрезультат |
| Закупки и склад | — | Материалы в производстве |
| Зарплата | Табель, наряды | Затраты производства |
| Основные средства | — | Затраты производства |
| Материалы в производстве | Закупки и склад | Расчет себестоимости |
| Расчет себестоимости | Зарплата, ОС, материалы | Финансовый результат |
| Финансовый результат | Реализация, себестоимость | Отчетность |
Из таблицы сразу видно узкое место: расчет себестоимости ждет сразу трех участков, и достаточно опоздать одному, чтобы встали все последующие. Значит, зарплата, основные средства и материалы должны закрываться в одни и те же сроки, а не «как получится».
Второе наблюдение: банк, реализация и закупки ни от кого не зависят и могут закрываться параллельно с первого дня. Часто они этого не делают только потому, что один и тот же человек ведет два участка подряд.
Жесткие отсечки по первичке
Это самая непопулярная часть регламента и самая результативная.
Смысл в том, чтобы назначить дату, после которой документы прошлого периода в него уже не попадают. Опоздавший акт проводится следующим месяцем, а если сумма существенная — через корректировку с отдельным решением. Никаких «давайте по-быстрому проведем, все равно еще не закрыли».
Рабочая схема выглядит примерно так: последний день месяца — отсечка по внутренним документам, третий рабочий день — по документам от поставщиков, пятый — по всему остальному. Даты зависят от отрасли, но принцип один: отсечка должна быть раньше начала расчетов, а не одновременно с ними.
Возражение «поставщики не успевают» снимается двумя вещами. Первое — договорная дисциплина: сроки предоставления документов пишутся в договор, и ответственность за просрочку тоже. Второе — начисление по расчету: если акта нет, расход начисляется по договорной сумме, а разница корректируется потом. Второе решает девяносто процентов случаев и почему-то почти нигде не применяется.
Отсечки не проживут неделю, если у них нет поддержки сверху. Как только финансовый директор один раз разрешил провести опоздавший документ, регламент закончился.
График закрытия по дням
Ниже рабочая схема для среднего производственного предприятия. Дни считаются от первого рабочего дня следующего месяца.
| День | Что делается | Ответственный |
|---|---|---|
| −3 … −1 | Сверка остатков по складам, предварительная инвентаризация расхождений, напоминание поставщикам о документах | Склад, закупки |
| 1 | Закрытие банка и кассы, разнесение выписок, сверка эквайринга | Бухгалтер по банку |
| 1–2 | Проведение реализации, сверка отгрузок с производством | Бухгалтер по реализации |
| 2–3 | Закрытие закупок, приемка документов по отсечке, начисление по непредоставленным актам | Бухгалтер по расчетам |
| 3 | Табель, наряды, закрытие зарплаты | Расчетчик |
| 3 | Амортизация, движение основных средств | Бухгалтер по ОС |
| 4 | Списание материалов в производство, закрытие незавершенки | Бухгалтер производства |
| 5 | Первый прогон расчета себестоимости, разбор ошибок | Бухгалтер производства |
| 6 | Повторный расчет, распределение расходов, финансовый результат | Главный бухгалтер |
| 7 | Сверка управленческих и бухгалтерских данных, формирование отчетности | Экономист |
| 8 | Блокировка периода от изменений | Главный бухгалтер |
Восемь рабочих дней — достижимая цифра для предприятия, где регламент действительно работает. Первый месяц по такому графику пройдет тяжело и с переработками. Второй — с двумя-тремя срывами. К третьему обычно выходит на режим.
Обратите внимание на пятый день: первый прогон расчета сознательно поставлен раньше, чем хотелось бы, именно чтобы ошибки всплыли и остался день на их разбор. Прогонять расчет один раз и сразу начисто не получается практически никогда.
Что можно делать до конца месяца
Идея, которая экономит больше всего времени и почти нигде не используется: часть работы закрытия не требует, чтобы месяц закончился.
За три-пять дней до конца месяца можно сверить остатки по складам и найти расхождения. Можно проверить, по всем ли поступлениям есть документы, и разослать напоминания. Можно проверить, нет ли документов без указанной статьи затрат или без подразделения, — это половина будущих ошибок расчета. Можно закрыть авансовые отчеты. Можно сверить взаиморасчеты с крупными контрагентами.
Все это делается в спокойном режиме и снимает с горячих дней ту работу, которая обычно и тормозит. Предприятия, которые ввели такую предварительную подготовку, сокращают срок закрытия на два-три дня, ничего больше не меняя.
Чек-лист и кто его ведет
Чек-лист нужен не для контроля, а чтобы никто не держал последовательность в голове. Формат простой: строка на каждую операцию, дата по плану, дата по факту, ответственный, отметка о выполнении.
Правило одно: у каждой строки один ответственный с именем, а не подразделение. «Бухгалтерия» ответственной быть не может. Как только напротив строки стоит название отдела, строка выпадает.
Вести чек-лист должен один человек, и лучше, чтобы это был не главный бухгалтер — у него в эти дни и без того полно работы. Хорошо справляется экономист или финансовый контролер, у которого есть право спрашивать, но нет своего участка в закрытии.
Блокировка периода — это не техническая мелочь
Дата запрета изменений в системе выглядит как настройка для администратора. На деле это единственный механизм, который делает закрытие законченным событием.
Без блокировки любой отчет — это отчет на момент формирования. Через неделю он покажет другие цифры, и объяснить собственнику, почему прибыль за март в июне стала другой, крайне трудно.
Ставится блокировка сразу после того, как отчетность сдана внутренним потребителям. Право снимать ее должно быть у одного человека, и каждое снятие фиксируется с причиной. Если снимать приходится чаще раза в квартал, значит, не работают отсечки по первичке, и чинить надо их, а не блокировку.
Как сократить срок вдвое, ничего не автоматизируя
Порядок действий, который дает результат быстрее всего.
Сначала измерьте фактический срок — не по ощущениям, а по дате последней проводки периода за шесть месяцев. Цифра почти всегда оказывается хуже ожидаемой, и это полезный разговор с руководством.
Потом составьте карту зависимостей и найдите участки, которые могут идти параллельно. Обычно это дает два-три дня сразу.
Потом введите отсечки по первичке и начисление по непредоставленным документам. Это самая тяжелая часть, зато она убирает откаты назад.
Потом перенесите подготовительную работу на конец текущего месяца.
И только после этого имеет смысл смотреть, что ускорять технически. Очень часто выясняется, что после четырех предыдущих шагов ускорять уже нечего: расчет, который казался медленным, считался по три раза из-за ошибок, а не из-за производительности.
Читайте также
Разберём, как с минимальными затратами перейти с разрозненных систем (УПП, SAP, Excel) на корпоративные решения 1С и выстроить единый управляемый ИТ-ландшафт.
- ✓ Этапы перехода на КОРП-решения 1С
- ✓ Порядок действий и контрольные точки
Участие бесплатно · Количество мест ограничено.