ERP Band и фирма «1С» собирают собственников, генеральных, финансовых и ИТ-директоров крупного и среднего бизнеса для обсуждения внедрений решений «1С» для корпоративного рынка.
Зарегистрироваться бесплатно- Почему в регулируемых отраслях серия работает иначе
- Чем оборачивается неверная настройка серий в регулируемых отраслях
- Состав реквизитов серии: где живут отраслевые атрибуты
- Алкоголь и ЕГАИС: справка 2 как реквизит серии
- Две схемы работы с партией алкоголя
- Одна марка, разные заводы
- Нужно связать складской учёт алкоголя с ЕГАИС без ручных сверок?
- ВетИС: запись складского журнала и идентификатор партии
- Ордерный склад меняет место указания серии
- МРЦ табачной продукции: серия как ценовая партия
- Три уровня, которые нельзя путать
- Внедрение и сопровождение 1С:ERP для регулируемых отраслей
- Порядок работ: как мы это внедряем
- Чек-лист готовности
- KPI, по которым видно, что учёт партий работает
- Частые вопросы
- Можно ли работать с ЕГАИС, не ведя серии в складских документах?
- Зачем алкоголю реквизит «Производитель по классификатору ЕГАИС», если товар один?
- В каком документе указывать серию для подконтрольной ВетИС продукции?
- Заменяют ли серии поэкземплярный учёт маркируемой продукции?
- Что нужно включить, чтобы табак с разной МРЦ продавался по своей цене?
- Что дальше
- Разберём вашу схему учёта подконтрольной продукции за одну сессию
В обычном товарном учёте серия — это удобство: она помогает управлять сроками годности и считать себестоимость по партиям. В регулируемых отраслях всё иначе: серия становится связующим звеном между складом и внешней государственной системой, потому что именно в её реквизитах хранится то, чем партия опознаётся в ЕГАИС или ВетИС. Разбираем, какие реквизиты требуются алкоголю, продукции животного происхождения и табаку с разной максимальной розничной ценой.
Почему в регулируемых отраслях серия работает иначе
Пока речь идёт о внутреннем учёте, состав реквизитов серии — вопрос удобства: компания сама решает, что ей нужно знать о партии. Как только товар попадает под государственный контроль, появляется второй участник со своим представлением о партии. ЕГАИС ведёт учёт алкоголя по партиям поступления и на каждую формирует отдельный документ — справку 2. ВетИС оперирует записями складского журнала и внутренними идентификаторами партий.
Внешняя система не знает про ваш справочник серий, а склад не знает про её идентификаторы. Расхождение проявляется каждый раз, когда нужно отгрузить товар и указать, какая именно партия уходит. Серия закрывает этот разрыв: если в её реквизитах хранятся идентификаторы внешней системы, то, указав серию в накладной, кладовщик одновременно определяет партию для ЕГАИС или ВетИС. Если реквизитов нет, идентификатор придётся подбирать отдельно — по наличным остаткам, вручную.
Заказчик приходит с формулировкой «настройте нам ЕГАИС», подразумевая обмен данными. Обмен настраивается быстро. Дальше выясняется, что склад не различает партии физически: товар стоит вперемешку, кладовщик не знает, из какой поставки берёт коробку, а система требует указать конкретную справку. Это не проблема интеграции, а проблема складского процесса.
Чем оборачивается неверная настройка серий в регулируемых отраслях
Ошибки здесь редко выглядят как ошибки: система работает, обмен идёт — а расхождения копятся и всплывают при сверке остатков.
| Симптом | Что за ним стоит | Последствие для бизнеса |
|---|---|---|
| Остатки сходятся, а в разрезе партий внешней системы — нет | Партия подбирается по остаткам, а не определяется серией из документа | Ручная сверка вместо автоматического обмена |
| Товар разных заводов учитывается как одна позиция | Нет реквизита серии с производителем по классификатору внешней системы | Отгрузка списывает не ту партию |
| Кладовщик выбирает партию из длинного списка вручную | Серии не генерируются автоматически при загрузке входящих документов | Медленная приёмка и ошибки ввода |
| На ордерном складе партия определилась неверно | Не учтено, что при разных политиках серия указывается в ордере или в накладной | Документы приходится править вручную |
| Табак с разной МРЦ продаётся по одной цене | Включён учёт по сериям, но не задействовано ценообразование по сериям | Прямые потери на каждой продаже |
Ни одна строка не является дефектом программы: все пять — следствия вовремя не принятых решений о том, кто фиксирует партию, чем она опознаётся и где хранится товар разных поставок. Поэтому мы в ERP Band начинаем такие проекты не с настройки обмена, а с описания приёмки и отгрузки. Сначала процессы, потом цифровизация — иначе интеграция аккуратно переносит беспорядок во внешнюю систему.
Состав реквизитов серии: где живут отраслевые атрибуты
Отраслевая специфика в 1С:ERP собрана в форме настройки состава реквизитов серии. Верхняя часть одинакова для всех: серия идентифицирует партию товаров или отдельную единицу, включаются номер серии, дата производства и срок годности с нужной точностью. Ниже располагаются отраслевые флаги: для ЕГАИС — производитель и справка 2, для ВетИС — производитель, запись складского журнала и идентификатор партии.
Отдельного внимания заслуживает флаг автоматической генерации серий: серия может создаваться системой на основании данных входящей накладной, загруженной из внешней системы. Идентификаторы попадают в серию не с клавиатуры кладовщика, а прямо из документа поставщика — вместе с производителем, датами и номером справки. Отсюда практический вывод: состав реквизитов определяется до начала работы. Добавить флаг позже можно, но созданные ранее серии останутся без значений, и картина по партиям окажется разорванной на «до» и «после».
Алкоголь и ЕГАИС: справка 2 как реквизит серии
Операции с алкогольной продукцией отражаются в ЕГАИС, где учёт ведётся по партиям поступления: на каждую партию создаётся отдельный документ — справка 2, которая указывается во входящей накладной из ЕГАИС. При отгрузке и списании справку 2 тоже нужно указать, то есть назвать конкретную партию поступления.
Две схемы работы с партией алкоголя
| Схема | Как определяется справка 2 | Когда подходит |
|---|---|---|
| Партия не ведётся в финансовых и складских документах | В документах подсистемы взаимодействия с ЕГАИС справка 2 подбирается по наличным остаткам | Небольшой ассортимент, простая логистика, нет задач по срокам годности |
| Учёт по партиям ведётся в складских, при необходимости и в финансовых документах | Справка 2 указывается в документах ЕГАИС по серии из документа учёта | Широкий ассортимент, FEFO в зале, себестоимость по партиям, продукция разных заводов |
Во втором случае используются серии, идентифицирующие партию товара. Для серии алкогольной продукции доступны два дополнительных реквизита: производитель по классификатору ЕГАИС и справка 2 ЕГАИС. Оба заполняются автоматически, если включена генерация серий на основании входящей накладной из ЕГАИС.
Одна марка, разные заводы
У алкоголя есть особенность, из-за которой партионный учёт здесь нужен чаще, чем в других отраслях. Одна и та же марка, произведённая разными заводами, в целях ЕГАИС считается разной продукцией, хотя упаковка выглядит одинаково, а штрихкод EAN-13 совпадает: для склада и кассы это один товар, для внешней системы — две позиции. Противоречие разрешается реквизитом серии с производителем по классификатору ЕГАИС: номенклатура остаётся одна, а различие уходит на уровень партии.
Пиво одной торговой марки производится несколькими заводами: упаковка и штрихкод EAN-13 идентичны, коды в ЕГАИС разные. В зале товар выставляется в порядке истечения срока годности. Продукция учитывается по сериям, где серия — партия с датой производства, сроком годности, производителем по классификатору ЕГАИС и справкой 2. Политика — авторасчёт по FEFO остатков серий: система сама подбирает партию с ближайшим сроком.
Политика учёта серий выбирается по задаче, а не по отрасли: для контроля остатков по срокам годности — «Авторасчёт по FEFO остатков серий» или «Управление по FEFO остатками серий», для себестоимости по отдельным партиям — «Учёт себестоимости по сериям». Отраслевые реквизиты добавляются к любой политике: они отвечают за связь с внешней системой, а не за логику подбора.
Нужно связать складской учёт алкоголя с ЕГАИС без ручных сверок?
ERP Band выстраивает процессы, а затем настраивает под них 1С:ERP: описываем маршрут партии от приёмки до отгрузки, определяем точку фиксации справки 2, проектируем состав реквизитов серии и политику учёта, настраиваем автоматическую генерацию серий из входящих накладных.
ВетИС: запись складского журнала и идентификатор партии
Продукция, подконтрольная ветеринарному надзору, учитывается в разрезе партий — в терминах ВетИС это записи складского журнала; дополнительно используется внутренний идентификатор партии. Чтобы серия однозначно определяла партию, ей нужны три реквизита: производитель (ВетИС), запись складского журнала (ВетИС) и идентификатор партии (ВетИС).
Если реквизиты заполнены, при выполнении операции ВетИС партия определяется указанной серией — выбор происходит там, где работает кладовщик. Если серия в складских и финансовых документах не ведётся, запись складского журнала подбирается в документах подсистемы взаимодействия с ВетИС по наличным остаткам: вариант рабочий, но решение о партии принимается уже после того, как товар уехал.
Ордерный склад меняет место указания серии
| Схема склада и политика | Где указывается серия | Как определяется партия ВетИС |
|---|---|---|
| Склад без ордерной схемы, любая политика учёта серий | В накладной | По серии, указанной в накладной |
| Ордерная схема, «Учёт себестоимости по сериям» | В складском ордере, затем переносится в накладную | По серии, попавшей в накладную из ордера |
| Ордерная схема, «Управление по FEFO остатками серий» или «Управление остатками серий» | Только в складском ордере, в накладную серия не переносится | По серии, указанной в ордере |
Практическое следствие: при ордерной схеме и управляющих политиках искать серию в накладной бесполезно — её там не будет, и это не ошибка. Иначе начинается доработка «чтобы серия проставлялась в накладной», ломающая штатную логику. Второе следствие: партию выбирает кладовщик в момент отбора, а не менеджер при оформлении реализации, поэтому обучать нужно склад, а контроль строить вокруг ордеров.
МРЦ табачной продукции: серия как ценовая партия
Табак стоит особняком: здесь серия нужна не для связи с внешней системой, а чтобы разделить партии с разной максимальной розничной ценой. МРЦ нанесена на пачку и относится к конкретной партии выпуска — один товар может лежать на складе в нескольких вариантах МРЦ одновременно.
Механизм такой: включается учёт по сериям, где серия — партия табачной продукции с определённой МРЦ. Рекомендуется политика с типом «Учёт себестоимости по сериям»: партии различаются не только физически, но и по стоимостной оценке. Дополнительно необходимо ценообразование по сериям — иначе система будет знать о разных партиях, но продавать их по одной цене.
| Настройка | Зачем нужна | Что будет без неё |
|---|---|---|
| Учёт по сериям для табачной номенклатуры | Партии с разной МРЦ становятся различимыми в остатках | Товар с разными ценами лежит в одном остатке, выбрать партию невозможно |
| Политика «Учёт себестоимости по сериям» | Каждая партия получает собственную стоимостную оценку | Себестоимость усредняется, маржа по партиям не считается |
| Ценообразование по сериям | Цена привязывается к конкретной серии, а не к номенклатуре | Касса пробивает по единой цене вне зависимости от МРЦ на пачке |
Организационная часть здесь важнее технической: учёт по сериям для табака имеет смысл только тогда, когда партии с разной МРЦ физически разделены на складе и в торговом зале. Иначе система будет вести идеальный учёт партий, не имеющий отношения к тому, что берёт с полки покупатель.
Три уровня, которые нельзя путать
- Серия — это партия. Она отвечает на вопрос «из какой поставки или выпуска этот товар». Все отраслевые реквизиты — справка 2, запись складского журнала, идентификатор партии, производитель — описывают именно партию.
- Экземпляр — другой механизм. Поштучный учёт маркируемой продукции в подсистеме взаимодействия с ЕГАИС работает отдельно от серий.
- Штрихкод EAN-13 — товарная позиция. Он не различает ни партии, ни экземпляры, что и показывает пример с пивом разных заводов.
Внедрение и сопровождение 1С:ERP для регулируемых отраслей
Внедряем и сопровождаем 1С:ERP, настраиваем маркировку «Честный знак», ЕГАИС и ВетИС, оптимизируем складские процессы и проводим диагностику системы управления. Работаем с алкогольной отраслью, агропромом и пищевым производством, дистрибуцией и розницей.
Телефон: +7 (495) 050-44-44 · Почта: sales@erp.band
Порядок работ: как мы это внедряем
- Определяем перечень номенклатуры под регулирование. Какие группы попадают под ЕГАИС, какие — под ВетИС, где нужен учёт МРЦ. Границы проводятся по видам номенклатуры.
- Описываем маршрут партии. Где партия появляется физически, кто и когда её фиксирует, где она делится и где теряется. Делается это на складе, а не в кабинете.
- Проверяем возможность физического разделения. Если партии не разделены в зоне хранения и на полке, никакая настройка не даст достоверного учёта.
- Выбираем политику учёта серий под задачу. Сроки годности, себестоимость по партиям, управление остатками; на ордерном складе от политики зависит место указания серии.
- Проектируем состав реквизитов серии. Что идентифицирует серия, какие даты нужны, какие отраслевые реквизиты включаются, будет ли автоматическая генерация.
- Настраиваем систему и обмен. Политика и реквизиты, генерация серий из входящих документов, ценообразование по сериям для табака, документы подсистем взаимодействия с ЕГАИС и ВетИС.
- Прогоняем сквозной сценарий на реальных данных. Приёмка с загрузкой входящей накладной, перемещение, отгрузка, списание — с проверкой того, какая партия ушла во внешнюю систему.
- Обучаем и запускаем пилот на одном складе. Замеряем время операций и долю ручных правок, дорабатываем регламент и только потом тиражируем на остальные подразделения.
Первые три шага — работа по процессам, а не по системе. Пропустить их возможно, но тогда система начнёт фиксировать партии, которых на складе не существует, и конструкция будет держаться на ручных исправлениях.
Чек-лист готовности
- Определён перечень видов номенклатуры, по которым ведутся серии для подконтрольной и маркируемой продукции.
- Принято решение по алкоголю: партия ведётся в складских документах или справка 2 подбирается по остаткам в документах ЕГАИС.
- В составе реквизитов серии включены отраслевые поля: производитель и справка 2 для ЕГАИС; производитель, запись складского журнала и идентификатор партии для ВетИС.
- Включена автоматическая генерация серий, заполнение реквизитов проверено на реальной входящей накладной.
- Для ордерных складов проверено, в каком документе указывается серия при выбранной политике, и обучены те сотрудники, которые её указывают.
- Для табака включены учёт по сериям, политика учёта себестоимости по сериям и ценообразование по сериям; партии с разной МРЦ разделены физически.
- Проверено, что серии не используются для идентификации отдельных экземпляров маркируемой продукции.
- Проведён сквозной тест приёмки и отгрузки с контролем партии в документе внешней системы; назначен ответственный за разбор нештатных случаев.
KPI, по которым видно, что учёт партий работает
| Показатель | Как измерять | Ориентир |
|---|---|---|
| Доля серий с заполненными отраслевыми реквизитами | Отчёт по справочнику серий с отбором по виду номенклатуры | Близко к 100% для номенклатуры под регулированием |
| Доля серий, созданных автоматически при загрузке документов | Сопоставление способа создания серий за период | Устойчивый рост; ручное создание — исключение |
| Расхождения при сверке остатков по партиям | Регулярная сверка с внешней системой | Единичные случаи с известной причиной |
| Доля документов внешней системы с ручной правкой партии | Учёт правок в документах подсистем взаимодействия | Снижение до единиц процентов после пилота |
| Время указания серий на отгрузке | Замер на реальных операциях до и после настройки политики | Заметное сокращение против ручного выбора партии |
Частые вопросы
Можно ли работать с ЕГАИС, не ведя серии в складских документах?
Да. Тогда партия в финансовых и складских документах не ведётся, а справка 2 подбирается по наличным остаткам в документах подсистемы взаимодействия с ЕГАИС. Схема рабочая при небольшом ассортименте и простой логистике. Как только появляются задачи по срокам годности, партионной себестоимости или продукции разных заводов, удобнее вести партии сериями.
Зачем алкоголю реквизит «Производитель по классификатору ЕГАИС», если товар один?
Потому что для ЕГАИС это не один товар: одна и та же марка, произведённая разными заводами, считается разной продукцией, хотя упаковка и штрихкод EAN-13 совпадают. Реквизит серии позволяет оставить одну позицию номенклатуры и развести продукцию заводов на уровне партий — иначе различие придётся вносить в справочник, что усложнит работу кассы и склада.
В каком документе указывать серию для подконтрольной ВетИС продукции?
На складе без ордерной схемы серии с любой политикой указываются в накладной, и партия определяется по ней. При ордерной схеме серии с политикой учёта себестоимости по сериям указываются в складском ордере и затем переносятся в накладную. Серии с политиками управления по FEFO остатками серий и управления остатками серий указываются только в ордере, в накладную не переносятся, а партия ВетИС определяется по серии из ордера.
Заменяют ли серии поэкземплярный учёт маркируемой продукции?
Нет, это разные механизмы для разных задач. Серия идентифицирует партию, а для отдельной единицы маркируемой алкогольной продукции в подсистеме взаимодействия с ЕГАИС есть собственный механизм поштучного учёта. Его наличие не отменяет потребности в партиях, если нужны сроки годности или себестоимость по партиям.
Что нужно включить, чтобы табак с разной МРЦ продавался по своей цене?
Три вещи вместе: учёт по сериям, где серия соответствует партии с определённой МРЦ; политика с типом «Учёт себестоимости по сериям»; ценообразование по сериям, без которого цена останется привязанной к номенклатуре. Четвёртое условие не техническое — партии должны быть физически разделены при хранении и выкладке.
Что дальше
Отраслевые реквизиты серии опираются на базовые решения по учёту серий. Темы, которые логично разобрать следом: политики учёта серий и сроки годности, указание серий в документах и на ордерных складах, штрихкодирование серий и печать этикеток на партию, ценообразование по сериям, маркировка «Честный знак», складская логистика с адресным хранением. Если проект только начинается, эти блоки разумно проектировать пакетом.
Разберём вашу схему учёта подконтрольной продукции за одну сессию
Покажите ассортимент, схему склада и порядок работы с внешними системами — мы оценим, где теряются партии, предложим состав реквизитов серии и политику учёта и честно скажем, что придётся изменить в процессах до настройки.
Читайте также
ERP Band и фирма «1С» собирают собственников, генеральных, финансовых и ИТ-директоров крупного и среднего бизнеса для обсуждения внедрений решений «1С» для корпоративного рынка.
- Ежегодное крупнейшее событие года
- 150+ докладов в 10 тематических секциях
- 6500+ участников из 3000+ компаний со всей России
Количество мест ограничено.
