Разберём, как с минимальными затратами перейти с разрозненных систем (УПП, SAP, Excel) на корпоративные решения 1С и выстроить единый управляемый ИТ-ландшафт.
- ✓ Этапы перехода на КОРП-решения 1С
- ✓ Порядок действий и контрольные точки
- Почему это перестало быть задачей «положить папку на склад»
- Чем оборачивается бардак с сертификатами
- Сначала процесс, потом настройка
- Реестр сертификатов в 1С:ERP: что включить и где искать
- Реквизиты карточки и что за ними стоит
- Область действия: три способа связать документ с товаром
- Сканы документов и печать
- Интеграция с сервисом Росаккредитации: как включить
- Проверка в карточке сертификата
- Команда «Заполнить из Росаккредитации»
- Нужен порядок в НСИ до включения механизма?
- Работа со списком: массовая актуализация и отборы
- Печать сертификатов в документах отгрузки
- Выгрузка сведений на маркетплейс
- Контроль сроков действия
- Как это выглядит в разных отраслях
- Продукты питания
- Стройматериалы
- Электротехника
- Как мы выстраиваем это на проектах
- Чек-лист готовности
- Показатели, по которым видно, что механизм работает
- Частые вопросы
- Нужно ли включать механизм сертификатов, если товар не подлежит обязательной сертификации?
- Что делать, если сертификат в базе действующий, а в реестре приостановлен?
- Почему не загружается PDF-файл сертификата от поставщика?
- Как привязать один сертификат сразу к десяткам артикулов?
- Можно ли запретить отгрузку товара с недействующим сертификатом?
- Что дальше
- Разберём вашу работу с разрешительной документацией
Разрешительный документ на товар живёт своей жизнью: его выдают, приостанавливают, прекращают, переводят в архив — и никто не звонит вашему кладовщику, чтобы сообщить об этом. При этом отгрузка без действующего документа — уже событие для проверяющего и повод для покупателя вернуть партию. Разбираем, как устроены сертификаты соответствия в 1С:ERP, как система сама сверяет статусы с реестром Росаккредитации и что нужно выстроить в процессах, чтобы этот механизм действительно работал.
Почему это перестало быть задачей «положить папку на склад»
Сведения о выданных документах ведутся в государственном реестре, доступ к которому открыт и вашему клиенту, и вашему контролёру, а статус меняется без вашего участия. Поэтому даже безупречная бумажная папка не защищает: копия на руках выглядит корректно, а в реестре тот же документ месяц как приостановлен. Вопрос хранения превратился в вопрос актуальности данных — то есть в задачу учётной системы.
Реестр сертификатов почти всегда где-то есть. Проблема в том, что он ведётся параллельно системе — в общей папке, в таблице, в почте. Логистика о нём не знает и знать не может: она видит только номенклатуру в заказе. Разрыв между данными о товаре и данными о его документах и есть источник рисков.
Чем оборачивается бардак с сертификатами
Не будем ссылаться на конкретные нормы и суммы — они зависят от вида продукции. Достаточно посмотреть на операционные последствия.
| Ситуация | Как проявляется | Последствие |
|---|---|---|
| Документ просрочен, никто об этом не знает | Отгрузка уходит с недействующим документом, выясняется при приёмке | Возврат партии, повторная логистика, претензии |
| Статус в реестре изменился | Копия выглядит нормально, документ приостановлен или прекращён | Замечания при проверке, риск административных последствий |
| Комплект собирается вручную под каждую отгрузку | Специалист ищет файлы, сверяет позиции, печатает | Задержка на часы, простой транспорта |
| Документы привязаны к позициям «на глазок» | Часть артикулов не покрыта, часть — чужим документом | Оборот по партии нечем подтвердить |
Ни одна из этих проблем не решается покупкой лицензии. Все они про регламент: кто вносит документ, кто отвечает за область его действия, что происходит при смене статуса. Система умеет исполнять регламент и подсвечивать отклонения, но не придумает его за вас.
Сначала процесс, потом настройка
ERP Band начинает не с конфигуратора, а с диагностики системы управления: разбираем, как реально движется разрешительная документация от поставщика до отгрузки и кто за неё отвечает. Только после этого настраиваем 1С:ERP под описанный процесс.
Телефон: +7 (495) 050-44-44 · Почта: sales@erp.band
Реестр сертификатов в 1С:ERP: что включить и где искать
Механизм выключен по умолчанию. Включается функциональной опцией НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура → Дополнительная информация → Сертификаты номенклатуры: пока она снята, ни полей в карточке номенклатуры, ни команд печати в отгрузочных документах не появится. Список Сертификаты номенклатуры открывается из разделов Закупки и Склад и доставка через панель «См. также»: заводит документы закупка или служба качества, а пользуется ими склад при отгрузке.
Список иерархический: карточки объединяются в группы через реквизит Группа сертификатов. Иерархия визуальная, на учёт не влияет, поэтому критерий один — удобство того, кто ищет документ: по поставщикам либо по товарным направлениям.
Реквизиты карточки и что за ними стоит
| Реквизит | Что задаётся | На что влияет |
|---|---|---|
| Тип сертификата | Один из четырёх типов — гигиенический сертификат, декларация о соответствии, пожарный сертификат, сертификат соответствия — либо свой текст | Отборы и печатные формы |
| Номер | Номер как он есть: цифры, кириллица, латиница, разделители | Ключевое поле сверки: опечатка — и документ не найдётся в реестре |
| Статус | Действующий или недействующий, ставится пользователем | Состояние в отчёте «Товары с истекающими сертификатами» |
| Срок действия | Бессрочный либо период с датами начала и окончания | Контроль истечения сроков, предупреждения при отгрузке |
Область действия: три способа связать документ с товаром
Самое содержательное решение в карточке. Документ распространяется на конкретный товар (с уточнением до характеристики и серии), на вид номенклатуры целиком или на произвольный список товаров.
Привязка к виду экономит труд при вводе, но опасна там, где вид собран широко: документ «накроет» товар, к которому не относится. Привязка к конкретному товару точна, но требует карточки на каждую пару «документ — артикул». Список товаров — компромисс, и чаще всего именно он оказывается рабочим. Тип, номер и срок действия обязательны: без них не работает контроль истечения сроков.
Сканы документов и печать
К карточке присоединяется неограниченное количество сканов в растровых форматах (bmp, gif, jpeg и другие). Есть неочевидное ограничение: формат PDF не поддерживается. А поставщики присылают документы почти всегда именно в PDF.
Значит, в приёмку документов придётся встроить конвертацию PDF в изображение. Делается пакетно за секунды, но если шага нет в регламенте и нет ответственного, реестр окажется наполовину пустым: карточки заведены, сканов нет, печатать при отгрузке нечего.
Печать изображений возможна из документов Реализация товаров и услуг, Корректировка реализации, Перемещение товаров и Задание на перевозку, из списка сертификатов, а также из рабочего места клиента в режиме внешнего доступа. Последнее недооценивают: покупатель выгружает документы сам.
Интеграция с сервисом Росаккредитации: как включить
Отличие современного механизма от «электронной папки» — автоматическая сверка с реестром ФГИС Росаккредитации — Федеральной службы по аккредитации. Настройка состоит из двух обязательных шагов. Первый — подключение: учётные данные указываются в разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Второй — вариант проверки, он задаётся по ссылке Настройка НСИ и разделов → Номенклатура → Дополнительная информация → Настройки сертификатов номенклатуры.
| Вариант | Что делает система | Когда выбирать |
|---|---|---|
| Не проверять | Обращений к сервису нет, статус ведётся вручную | Реестр ведётся формально или интеграция не настроена |
| Проверять и обновлять статус действия (по умолчанию) | Получает статус из реестра и приводит статус в базе в соответствие с ним | Рабочий вариант: данные реестра считаются истиной |
| Проверять и не обновлять статус действия | Показывает статус реестра, но статус в базе оставляет за пользователем | Переходный период, решение о запрете принимает человек |
Рядом настраивается расписание проверки: ставьте её на ночь, чтобы пользователи начинали день с актуальными статусами. Третий вариант недооценён — он полезен там, где резкая смена статуса способна остановить отгрузки целого направления.
Помимо расписания проверка встроена в пять точек: ввод сведений о сертификате, актуализация реестра, печать отгрузочных документов, выгрузка на маркетплейс и контроль сроков действия. Разберём их по очереди.
Проверка в карточке сертификата
Сведения приходят от поставщика вместе с товаром: в карточке заполняются тип, номер, даты начала и окончания действия. При изменении ключевых полей запускается фоновое задание, которое обращается к сервису без блокировки работы пользователя: карточку можно заполнять дальше.
В базе сохраняются статус действия, ссылка на страницу документа в реестре и дата получения сведений. Последнее важно при разборе споров: вы можете показать, что на момент отгрузки документ был действующим.
Помимо статуса система подтягивает для сведения, без сохранения в базе, изготовителя, продукцию, заявителя, технические регламенты, коды ТН ВЭД и штрихкоды (GTIN). Данные принадлежат реестру и могут измениться, поэтому в базе не хранятся. Но тому, кто сверяет документ с товаром, они бесценны — сразу видно, относится ли сертификат к вашей продукции.
Команда «Заполнить из Росаккредитации»
Полученные коды ТН ВЭД и штрихкоды используются ещё раз — для автоподбора области действия. Система находит карточки номенклатуры с соответствующим кодом или штрихкодом, а также виды номенклатуры, у которых код задан в реквизите Значения, используемые при создании → Основные параметры учёта → ТНВЭД.
| Текущая область действия | Поведение системы |
|---|---|
| Конкретный товар, товар указан | Предложит перейти к «Списку товаров» и дополнить его подобранными позициями |
| Вид номенклатуры, вид указан | Предложит перейти к «Списку товаров» и дополнить его подобранными данными |
| Список товаров | Заполнит список подобранными данными без вопросов |
| Товар или вид не указан, подобрана одна позиция | Заполнит соответствующую область действия автоматически |
| Товар или вид не указан, подобрано несколько | Предложит перейти к «Списку товаров» и заполнить его |
Вывод простой: механизм работает ровно настолько, насколько заполнена номенклатура. Если коды ТН ВЭД и штрихкоды ведутся выборочно, команда подберёт пустоту. Поэтому порядок в этих реквизитах мы наводим перед настройкой сертификатов.
Нужен порядок в НСИ до включения механизма?
Приводим справочник номенклатуры в состояние, при котором автоматика начинает приносить пользу: коды ТН ВЭД, штрихкоды, виды номенклатуры, регламент ведения. Работаем с производством, агропромом, строительством, алкоголем и дистрибуцией.
Телефон: +7 (495) 050-44-44 · Почта: sales@erp.band
Работа со списком: массовая актуализация и отборы
В форме списка выводится колонка статуса из реестра, причём значение — ссылка: один клик открывает страницу документа на сайте ФСА. Мелочь, но она заметно ускоряет разбор спорных случаев.
- Отбор по статусу Росаккредитации — быстро собрать проблемные документы. Первое, что стоит сделать после включения интеграции.
- Групповое изменение статуса действия для выделенных строк — чтобы не открывать сотню карточек.
- Команда «Обновить статусы Росаккредитации» — принудительная актуализация: загружаются статус, ссылка на страницу ФСА и дата обновления. При варианте «проверять и обновлять» заодно правится статус в базе.
Статусов в реестре больше двух: документ бывает приостановленным, прекращённым, архивным. Для процесса это разные ситуации: «приостановлен» — повод немедленно запросить поставщика, «прекращён» — искать замену или снимать позицию с продажи.
Печать сертификатов в документах отгрузки
В документах реализации есть три команды печати: Сертификаты (реестр) — сводная форма с перечнем позиций и их документов; Сертификаты (по каждой позиции документа) — комплект в разрезе строк отгрузки; Сертификаты (по одному на сертификат) — отдельный лист на документ.
Выбор формы диктуется требованиями получателя: сетевой ритейл ждёт реестр, промышленный заказчик — комплект по позициям. Определите это при описании процесса отгрузки, иначе будете печатать всё подряд.
Самое ценное — поведение при недействительном статусе: в печатной форме рядом с таким документом выводится информация о проблеме, а пользователю показывается сообщение. Не заметить её нельзя. Управленческое решение придётся принять до запуска: останавливать отгрузку, отгружать с отметкой и запрашивать документ или разрешать это для отдельных категорий. Система развилку не решает — она лишь не даёт пройти мимо.
Выгрузка сведений на маркетплейс
После публикации товаров на площадке можно передать сведения об их документах. В карточке публикации товара на Ozon проверяется статус Росаккредитации, и если он недействителен, строка подсвечивается серым, статус публикации переводится в «Не используется», а в описании ошибки выводится причина.
Здесь же нюанс про файлы: площадка требует присоединённые файлы определённых форматов, их отсутствие тоже становится причиной отказа. Работа со сканами — условие публикации на канале.
Контроль сроков действия
Для планового контроля служит отчёт Закупки → Отчёты по закупкам → Товары с истекающими сертификатами: тип документа, дата окончания срока, состояние и статус Росаккредитации.
Ценность отчёта в паре колонок «Состояние» и «Статус Росаккредитации». Пока они совпадают, всё в порядке; расхождение — ровно то, ради чего нужна интеграция. Регламент проще всего строить вокруг него: раз в неделю ответственный открывает отчёт, отбирает строки с несовпадением и отрабатывает каждую. Второй сценарий — заранее увидеть документы, срок которых истекает, и запросить обновление у поставщика.
Как это выглядит в разных отраслях
Продукты питания
Короткие сроки действия, широкий ассортимент, высокая частота отгрузок. Типичная связка — декларация о соответствии на группу продукции плюс серийный учёт: сеть-получатель хочет видеть документы в разрезе партии. Область действия задаётся списком товаров, карточка уточняется до характеристики и серии. Точка боли — смена поставщика по той же позиции: документ меняется, карточка остаётся прежней, реестр устаревает.
Стройматериалы
К отгрузке прикладывают внушительный комплект: сертификаты соответствия, пожарные сертификаты, паспорта качества, а прораб на объекте не примет машину без бумаг. Здесь хорошо работает печать по каждой позиции и режим внешнего доступа. Отдельный момент — внутренняя логистика: печать доступна из перемещений и заданий на перевозку.
Электротехника
Импортный ассортимент, много торговых марок под одним заявителем, документы часто оформлены на изготовителя. Здесь максимально полезны справочные сведения из реестра — изготовитель, продукция, заявитель, технические регламенты: они позволяют убедиться, что документ покрывает конкретную модель. И здесь же лучше всего работает автоподбор по кодам ТН ВЭД.
Как мы выстраиваем это на проектах
Порядок работ, который используем в ERP Band. Настройка системы появляется только на пятом шаге.
- Инвентаризация документов. Сколько их в обороте, у кого хранятся, какая доля просрочена. Часто уже здесь видно, что часть ассортимента не покрыта.
- Карта процесса. Как документ попадает в компанию, кто отвечает за актуальность, кто прикладывает его к отгрузке. Здесь же фиксируются требования ключевых клиентов.
- Матрица «документ — товар». Какой вариант области действия применяется для каких групп ассортимента и почему. Методологическое решение, а не настройка.
- Подготовка НСИ. Коды ТН ВЭД, штрихкоды, виды номенклатуры, политика наименований документов. Без этого автоподбор области действия не заработает.
- Настройка механизма. Опция, подключение к сервису, вариант проверки, расписание, права доступа.
- Регламент реакции. Что делают службы при статусах «приостановлен», «прекращён», «архивный» и при расхождении базы с реестром. Кто вправе разрешить отгрузку, кто запретить.
- Пилот и приёмка. Одна товарная группа, одна отгрузка полного цикла, включая печать комплекта и обработку проблемного документа.
- Сопровождение. Через месяц смотрим, наполняется ли реестр и отрабатываются ли расхождения.
Первые три шага не требуют ни строки кода, но именно они определяют результат. Пропустите их — получите работающий механизм и неработающий процесс: карточки заводятся хаотично, области действия проставлены наугад, статусы обновляются, но реакции нет.
Чек-лист готовности
- Включена функциональная опция «Сертификаты номенклатуры», проверено появление команд в документах отгрузки.
- Настроено подключение к сервису, статус проверен на живом документе.
- Выбран вариант проверки статусов, расписание стоит на нерабочее время.
- Для каждой товарной группы решено, какой вариант области действия используется по умолчанию.
- Заполнены коды ТН ВЭД и штрихкоды по ключевому ассортименту.
- Описана конвертация PDF от поставщика в поддерживаемый формат, назначен ответственный.
- Описан регламент реакции на статусы реестра и на расхождения.
- Назначен владелец отчёта «Товары с истекающими сертификатами» и период разбора.
- Проведён пилот на одной товарной группе: ввод, автопроверка, отгрузка, печать.
Показатели, по которым видно, что механизм работает
| Показатель | Как измерять | Ориентир |
|---|---|---|
| Покрытие ассортимента документами | Доля позиций с карточкой и заполненной областью действия | Полное покрытие активного ассортимента |
| Расхождения между базой и реестром | Строки отчёта, где состояние и статус реестра не совпадают | Ноль на конец недели, всплески — за сутки |
| Время сбора комплекта документов | От готовности отгрузки до распечатанного комплекта | Минуты вместо часов |
| Доля карточек со сканами | Карточки с присоединёнными изображениями к общему числу | Близко к полному по отгружаемым позициям |
Частые вопросы
Нужно ли включать механизм сертификатов, если товар не подлежит обязательной сертификации?
Если разрешительных документов нет вообще — не нужно, опция лишь добавит полей в интерфейс. Но проверьте весь ассортимент: сопутствующие товары, упаковка, продукция под собственной маркой нередко требуют подтверждения соответствия.
Что делать, если сертификат в базе действующий, а в реестре приостановлен?
Самая частая находка после включения интеграции. Алгоритм: зафиксировать расхождение, запросить у поставщика актуальный документ, до ответа остановить отгрузку позиции либо отгружать по решению уполномоченного лица. При варианте «проверять и обновлять» система сама приведёт статус в базе к статусу реестра.
Почему не загружается PDF-файл сертификата от поставщика?
Присоединённые изображения работают с растровыми форматами — bmp, gif, jpeg и подобными; PDF не поддерживается. Решение — встроить в приёмку документов пакетную конвертацию и назначить ответственного. Иначе реестр останется без сканов.
Как привязать один сертификат сразу к десяткам артикулов?
Выбрать область действия «Список товаров» и применить команду «Заполнить из Росаккредитации»: система подберёт позиции по кодам ТН ВЭД и штрихкодам из реестра. Условие — эти реквизиты заполнены в карточках номенклатуры и в настройках вида. Иначе подбор вернёт пустой результат.
Можно ли запретить отгрузку товара с недействующим сертификатом?
Типовой механизм предупреждает, а не блокирует: при печати реестра выводится пояснение о проблеме и дата получения сведений. Превращать это в запрет или оставлять на усмотрение ответственного — управленческое решение, которое фиксируется в регламенте до запуска.
Что дальше
Сертификаты опираются на качество НСИ и почти никогда не работают в одиночку. Рядом стоят структура справочника номенклатуры и коды ТН ВЭД, учёт серий и партий, штрихкодирование и GTIN, справочники партнёров и контрагентов, маркировка «Честный знак». Отдельная тема — процесс отгрузки целиком: комплект сопроводительных документов, электронный документооборот, передача сведений в торговые каналы. Проектировать эти блоки разумнее вместе.
Разберём вашу работу с разрешительной документацией
Покажите, как устроен процесс сейчас: оценим риски, предложим целевую схему связи документов с номенклатурой и назовём срок работ. Диагностика системы управления, оптимизация бизнес-процессов, документооборот и интеграции, внедрение и сопровождение 1С:ERP, маркировка «Честный знак».
Телефон: +7 (495) 050-44-44 · Почта: sales@erp.band
Читайте также
Разберём, как с минимальными затратами перейти с разрозненных систем (УПП, SAP, Excel) на корпоративные решения 1С и выстроить единый управляемый ИТ-ландшафт.
- ✓ Этапы перехода на КОРП-решения 1С
- ✓ Порядок действий и контрольные точки
Участие бесплатно · Количество мест ограничено.