Структура предприятия в 1С:ERP: как описать организации и подразделения, чтобы отчётность собиралась в нужных разрезах

Справочники «Организации» и «Структура предприятия» выглядят как формальность: пара десятков карточек, которые заполняют перед стартом. На деле это оцифрованная модель управления компанией. Если она задана неверно, отчётность не собирается по нужным разрезам, а полномочия и ответственность в системе не совпадают с фактическими. Разбираем решения, которые нужно принять до первого документа.

Структура предприятия — это модель управления

В архитектуре 1С:ERP предприятие — это хозяйственная структура, единая с точки зрения управления, в которую входит одна или несколько организаций, учёт по которым ведётся в одной базе. За формулировкой стоит развилка: система изначально предполагает, что «то, чем управляют», и «то, что зарегистрировано в ЕГРЮЛ», — разные вещи.

Владелец видит три направления: производство, торговый дом, сервис. Налоговая видит четыре ООО и одного ИП. Обе картины верны, но не совпадают. 1С:ERP разводит их по двум справочникам: «Организации» описывают юридический контур — субъекты хозяйственной деятельности с ИНН, КПП и учётной политикой; «Структура предприятия» описывает управленческий контур — подразделения предприятия в целом, отражающие реальную оргсхему вне зависимости от того, на каком юрлице сидит отдел.

Отсюда главное правило: управленческая структура предприятия определяется независимо от состава организаций — не «под юрлица» и не «как в штатке», а так, как компания принимает решения и делит ответственность.

Что ломается, если структура задана неверно

Ошибки в структуре не проявляются сразу: документы проводятся, остатки считаются. Проблема всплывает на первом управленческом отчёте, когда в базе уже месяцы данных.

Ни одна из причин не является ошибкой программы: это управленческие решения, которые не приняли вовремя и которые в итоге принял тот, кто заполнял справочник, чтобы система заработала.

Предприятие, организации, подразделения: четыре контура

Стоит договориться о терминах: путаница в них порождает большую часть споров на проекте. В системе существуют четыре описания «кто есть кто», и их несовпадение — не баг, а рабочая модель.

Управленческое подразделение и подразделение организации в общем случае не совпадают: отдел продаж как управленческая единица может быть один, а по кадрам его сотрудники распределены между двумя юрлицами. Есть ещё регламентированная структура организации — привязка подразделений к инспекциям и КПП, о ней ниже. Практический вывод: за проектирование структуры предприятия отвечает не бухгалтерия, её зона — организации и регламентированные подразделения.

Справочник «Организации»: что закладывается в карточку

Учёт по нескольким организациям включается опцией НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Предприятие → Организации → Несколько организаций, список — в НСИ → Организации. В карточке задаются наименования (полное, сокращённое, международное и отдельно рабочее — то, что видят пользователи), вид организации, регистрационные данные, режим налогообложения и учётная политика, адреса, префикс документов, подписанты, банковские счета и кассы. Реквизиты заполняются по ИНН автоматически, но результат проверяют вручную.

Префикс номеров документов кажется техническим реквизитом, но именно он спасает от ситуации, когда в группе компаний два счёта с номером 145: документы каждой организации нумеруются последовательно и отличаются от чужих префиксом, при печати он не выводится.

История реквизитов: почему нельзя просто «поправить наименование»

Для наименований, КПП и юридического адреса система хранит историю изменений, а реквизиты на дату используются в печатных формах и отчётах: документ за прошлый период получит то наименование, которое действовало тогда. Отсюда правило: при переименовании юрлица или смене адреса не переписывайте значение в карточке — добавляйте новую запись в историю с датой.

История КПП живёт в списке «Регистрации в налоговом органе». Тонкость, регулярно всплывающая на проектах: КПП в текущей регистрации и в карточке организации обязаны совпадать. Если при переходе со старой системы они разошлись, обновление их не выровняет — расхождение устраняют руками. Именно этот КПП попадает в счета-фактуры, УПД и большинство регламентированных отчётов.

Статус организации

Реквизит «Статус» принимает значения «Действует» и «Не действует»: первый используется всё время отражения операций, после их завершения и формальных процедур закрытия ставится второй, и организация исчезает из списков быстрого выбора.

Управленческая организация и разделение двух учётов

В списке организаций есть предопределённый элемент — «Управленческая организация». Он появляется при включённой опции НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Предприятие → Раздельные операции закупок и продаж для упр. и регл. учёта.

Смысл сущности в том, что часть операций отражается в двух учётах по-разному: внутригрупповая перепродажа, которая не создаёт ни дохода, ни расхода; операция, которую бизнес считает своей, но документально она проходит мимо юрлиц группы. Управленческая организация позволяет отразить такие факты, не ломая регламентированный контур и не заводя фиктивные документы.

Но она не должна становиться «мусорной корзиной»: если через неё проходит значительная доля оборота, значит, управленческая модель компании не описана, а обойдена. Решение о включении опции принимают на этапе методологии управленческого учёта, а не в момент настройки.

Валюты управленческого и регламентированного учёта

Учёт можно вести одновременно в нескольких валютах — опция Предприятие → Валюты → Несколько валют. При этом отдельно выделяются две:

• Валюта регламентированного учёта — национальная, для России рубль; учёт в ней ведётся независимо от того, включена подсистема регламентированного учёта или нет.
• Валюта управленческого учёта — та, в которой оцениваются данные для управленческих целей: национальная или любая другая из списка «Валюты».

Обе задаются в разделе Предприятие → Валюты. Если мультивалютность не используется, там же по ссылке «Сведения о валюте учёта» указываются название, цифровой код и обозначение единственной валюты. Курсы хранятся в регистре «Относительные курсы валют» — единицы базовой валюты задаются числителем, иностранной знаменателем, — и могут загружаться из интернет-сервиса.

Важная деталь, которую стоит объяснить финансовой службе заранее: учёты в двух валютах ведутся независимо. Признание расходов и настройки распределения по статьям могут различаться, поэтому на конец периода формируются два разных финансовых результата. Это не расхождение, которое надо «свернуть», а осознанная возможность системы.

Структура предприятия: управленческие подразделения

Управленческие подразделения ведутся в НСИ и администрирование → Структура предприятия, использование включается опцией Предприятие → Подразделения. Отключить её обратно не получится, если уже используется производственный или обособленный учёт по подразделениям.

Структура иерархическая: для любого подразделения указывается вышестоящее. Глубину стоит держать в разумных пределах — лишний уровень усложняет и настройку прав, и чтение отчётов. Что подразделение даёт в работе:

• Аналитика доходов и расходов. В расчётных документах указывается, на какое подразделение отнести доход или расход, — основной разрез отчётности после статей.
• Автоподстановка. В карточке пользователя указывается его подразделение, и при вводе документов оно подставляется автоматически — мелочь, экономящая десятки ошибок в месяц.
• Производственный контур. Для производственного подразделения дополнительно задаются график работы, склад материалов, интервал планирования и расписание рабочих центров.
• Обособленный учёт себестоимости. Опция Финансовый результат и контроллинг → Учёт товаров → Обособленный учёт себестоимости → По подразделениям или менеджерам востребована в проектных компаниях и дистрибуции.

Статус у подразделений связан с иерархией жёстко: вышестоящему нельзя поставить «Не действует», пока такой же статус не установлен у подчинённых, и наоборот. В форме выбора работает переключатель «Действует / Не действует / Все» с отбором по действующим.

Обособленные подразделения: с балансом и без

Обособленные подразделения бывают двух видов, и вид определяет, в каком справочнике подразделение будет заведено.

Филиал на отдельном балансе

Учёт межхозяйственных расчётов включается опцией Предприятие → Организации → Обособленные подразделения на отдельном балансе. Филиал регистрируется как отдельная организация с видом «Обособленное подразделение» и ссылкой на головную. Взаиморасчёты с контрагентами он может вести отдельно или через головную организацию — выбор делается на вкладке «Учётная политика и налоги».

Подразделение без отдельного баланса

Отдельной организации не создаётся: подразделение живёт в «Структуре предприятия», а связь с инспекцией задаётся в карточке головной организации — вкладка «Общая информация», ссылка «Изменить». На вкладке «Налоговые органы» заводится регистрация с кодом инспекции и КПП, затем она сопоставляется с подразделениями: отдельно с управленческим и отдельно с регламентированным.

Закрытие обособленного подразделения

Специальной процедуры в системе нет: уволить или перевести всех сотрудников; очистить налоговый орган в строке подразделения на вкладке управленческой структуры; на вкладке регламентированных подразделений установить флаг «Подразделение расформировано и не используется после…»; перевести подразделение в статус «Не действует». Если закрытие приходится на середину налогового периода, распределение налога и декларация заполняются вручную.

Учётная политика, подписанты, календари

На вкладке «Учётная политика» задаются система налогообложения и параметры финансового и бухгалтерского учёта; организации одного предприятия могут применять разные режимы — общий и упрощённый. Отдельного внимания требует метод оценки стоимости товаров: «Средняя за месяц», ФИФО или «Среднескользящая». Выбор влияет на себестоимость и скорость закрытия месяца. Если в базе со старой версии указан метод «ФИФО (взвешенная оценка)» или «ФИФО (скользящая оценка)», создайте новую настройку учётной политики на текущий период с методом «ФИФО».

Лица с правом подписи ведутся в НСИ → Лица с правом подписи, поддерживается автоподстановка. У кассиров логика отдельная: если в карточке кассы заполнен реквизит «Кассир», в ПКО и РКО подставляется этот сотрудник, если пуст — последний кассир по данной кассе. Ответственный кассир из общего списка подписантов по конкретной кассе не используется — регулярный источник недоумения на старте.

Производственных календарей может быть несколько (НСИ и администрирование → Предприятие → Производственные календари). Типовой заполнен по законодательству РФ: пятидневка с выходными в субботу и воскресенье, нерабочие праздничные и предпраздничные дни по ТК РФ, переносы выходных на конкретный год. Несколько календарей нужны межрегиональным компаниям, непрерывным производствам и сменным подразделениям. Календарь влияет на графики работы, интервалы планирования и сроки исполнения заказов — то есть на обещания, которые вы даёте клиентам.

Три сценария из практики

Холдинг из пяти юрлиц и трёх направлений

Агропромышленная группа: растениеводство, переработка, торговый дом. Юридически — пять компаний, две из которых обслуживают сразу два направления. Ошибка — сделать пять управленческих подразделений по числу юрлиц. Правильно — построить структуру по направлениям: три верхнеуровневых подразделения, внутри каждого функциональные единицы. Тогда финансовый результат собирается по направлениям, отчётность — по юрлицам, а внутригрупповые обороты идут через управленческую организацию.

Дистрибуция с филиальной сетью

Головной офис и восемь региональных подразделений: два — крупные филиалы с собственной бухгалтерией, шесть — торговые точки и склады без отдельного баланса. Первые заводятся организациями с видом «Обособленное подразделение», вторые — подразделениями структуры предприятия с привязкой к своим инспекциям. Критичная деталь: данные счёта-фактуры для них берутся из подразделения, указанного в карточке склада, поэтому каждый склад должен быть привязан к своему подразделению — иначе документы уйдут с чужим КПП.

Производство в нескольких регионах

Два завода в разных субъектах РФ на одном юрлице плюс инжиниринг и сервис. Каждая площадка — обособленное подразделение со своей регистрацией в ИФНС и строкой в регламентированной структуре, иначе налог на прибыль придётся распределять руками. Цеха и участки заводятся как производственные подразделения с графиками, складами материалов и расписанием рабочих центров, а из-за региональных праздников понадобятся отдельные календари. Глубину детализации ограничивает простой критерий: подразделение выделяется, если у него есть собственный руководитель, отвечающий за результат.

Порядок работ: как мы проектируем структуру

Проектирование структуры предприятия — блок предпроектных работ, а не задача момента установки конфигурации. Последовательность, которую мы используем на проектах:

1. Диагностика системы управления. Кто какие решения принимает и где проходят реальные границы ответственности: почти всегда оргсхема и практика расходятся.
2. Определение управленческих разрезов. Направления, продукты, регионы, каналы, проекты. Каждый разрез — обязательство перед системой, список должен быть коротким.
3. Проектирование управленческой структуры. Иерархия подразделений, руководители, производственные подразделения, обособленный учёт себестоимости. Юрлица на этом шаге выносятся за скобки.
4. Опись юридического контура. Состав организаций, режимы налогообложения, обособленные подразделения и их вид, схема префиксов, счета и кассы.
5. Сопоставление контуров. Привязка складов и подразделений к организациям и инспекциям, регламентированная структура, управленческая организация.
6. Финансовые настройки. Валюты обоих учётов, курсы, учётная политика, производственные календари.
7. Права и ответственность. Подразделения в карточках пользователей, доступ по организациям, подписанты, кассиры по кассам.
8. Проверка на реальных документах. Сквозной сценарий по каждому типу подразделения: закупка, перемещение, выпуск, отгрузка, печать счёта-фактуры. Здесь и вылезают несопоставленные регистрации и чужие КПП.

Первые три шага — работа по процессам, а не по системе, и делегировать их настройщику нельзя. Настройка 1С без них превращается в оцифровку случайно сложившегося порядка вещей.

Чек-лист готовности структуры к запуску

• Управленческая структура спроектирована от логики управления, а не скопирована с состава юрлиц; у каждого подразделения есть руководитель, отвечающий за результат.
• Производственные подразделения выделены; заданы график работы, склад материалов, интервал планирования и расписание рабочих центров.
• Определён состав организаций: вид, режим налогообложения, учётная политика, метод оценки стоимости товаров, уникальный префикс документов.
• КПП в карточке организации совпадает с КПП текущей регистрации в налоговом органе.
• Обособленные подразделения разделены на выделенные и не выделенные на отдельный баланс и заведены в нужном справочнике.
• Регистрации в налоговых органах сопоставлены с управленческими и регламентированными подразделениями, а склады привязаны к подразделениям — от этого зависят реквизиты счетов-фактур.
• Определены валюты обоих учётов и настроена загрузка курсов; заведены производственные календари с учётом региональных и сменных особенностей.
• Заполнены лица с правом подписи, кассиры указаны в карточках касс, пользователям проставлены подразделения.
• Описан регламент изменений: кто заводит новое подразделение или организацию и кто переводит их в «Не действует».

KPI, по которым видно, что структура работает

Частые вопросы

Что дальше

Структура предприятия — один из блоков НСИ, которые определяют работу системы на годы вперёд. Рядом стоят структура номенклатуры и модель партнёров, следом — статьи доходов и расходов, склады и матрица прав доступа. Все они опираются на одни и те же управленческие решения, поэтому проектировать их по очереди неэффективно. Если проект только начинается, это лучший момент задать вопросы «кто за что отвечает» и «в каких разрезах мы хотим видеть результат». Если система уже работает, а отчётность собирается в Excel, — это диагноз, но не приговор.

Читайте также

• Реквизиты организации и контрагентов в 1С:ERP
• Партнёры и контрагенты в 1С:ERP
• Нормативно-справочная информация в 1С:ERP
• Группы финансового учёта номенклатуры