Данная статья посвящена принципам работы с денежными документами в системе 1С:ERP Управление предприятием и методам их корректного учета. Каждое предприятие в процессе работы использует денежные документы. К ним относятся документы, подтверждающие финансовые операции организации и удостоверяющие факт оплаты неоказанных услуг или непоставленных товаров. Например, это могут быть почтовые марки, оплаченные билеты, талоны на топливо и питание, путевки для сотрудников и другие аналогичные документы. Система 1С:ERP Управление предприятием позволяет автоматизировать учет и контроль финансовой деятельности предприятия, связанной с денежными документами.
Механизм учета денежных документов в 1С:ERP Управление предприятием
Ведение учета и проведение операций доступны в разделе Казначейство — Подотчетники — Денежные документы.
Рассмотрим подробнее функционал механизма учета денежных документов в 1С:ERP Управление предприятием на примере отражения документов «Поступление денежных документов» и «Выдача денежных документов».
В рабочем месте «Денежные документы» открывается обработка с вкладками «Денежные документы в наличии» и «Движение денежных документов».
- Отбор по организации;
- Отбор по подразделению;
- Отбор по материально ответственному лицу.
На вкладке «Денежные документы в наличии» находятся ранее оформленные документы.
Отражение операции поступления денежных документов
Для регистрации операций получения и оформления принятия к учету денежных документов используется документ «Поступление денежных документов».
По кнопке «Создать» формируется поступление нового документа. Перед созданием указанного документа выбираются доступные виды операций поступления. Возможны два варианта поступления: от поставщика и от подотчетного лица.
Оформим поступление от поставщика и создадим документ.
На вкладке «Основное» указываем поставщика, выбираем договор, материально ответственное лицо и указываем статью движения денежных средств.
На вкладке «Денежные документы» указываем информацию по самому документу, его количеству и стоимости. Чтобы заполнить табличную часть, нажимаем кнопку «Подобрать денежные документы» и добавляем требуемые номенклатурные позиции. Номенклатуру можно подобрать из существующих или создать новую из табличной части документа.
После проведения документа необходимо сформировать «Приходный ордер», нажав на кнопку «Печать».
Вернувшись в рабочее место «Денежные документы», на вкладке «Движение денежных документов» можно увидеть все хозяйственные операции с имеющимися денежными документами.
Отражение операции выдачи денежных документов
Выбытие денежных документов создается в рабочем месте «Денежные документы» по кнопке «Оформить».
Оформим «Выбытие денежных документов», нажав на кнопку «Выдачу подотчетному лицу».
В открывшейся форме на вкладке «Основное» заполняем все реквизиты, указываем данные о подотчетном лице и выбираем статью ДДС. В поле «Отчитаться» указываем срок предоставления отчета за выданные материально-производственные ценности.
На вкладке «Денежные документы» указываем нужный денежный документ.
После оформления документа, необходимо вывести на печать «Расходный ордер».
Созданные документы в системе отображаются в рабочем месте «Денежные документы» на вкладке «Движение денежных документов». Также в данном рабочем месте отражается список документов поступления, выдачи, возврата, перемещения и списания на расходы.
Оформление документа «Авансовый отчет»
«Авансовый отчет» оформляется в разделе Казначейство — Подотчетники — Авансовые отчеты.
При оформлении выдачи денежных документов подотчетнику стоимость документа в авансовом отчете списывается на расходы, поэтому необходимо отчитаться за денежные документы, заполнив документ «Авансовый отчет».
Оформим авансовый отчет подотчетника из рабочего места «Авансовый отчет», по кнопке «Создать» — «Авансовый отчет».
Заполняем необходимые данные, на вкладке «Основное» выбираем подотчетное лицо. Для отображения расходов заполняем вкладку «Расходы» и указываем статью затрат.
Анализ движения денежных документов
В целях проведения анализа движений денежных документов воспользуемся отчетами «Ведомость по денежным документам» и «Ведомость по денежным средствам у подотчетных лиц».
Отчет «Ведомость по денежным документам» в 1С:ERP Управление предприятием является инструментом учета и контроля движений денежных документов организации. В нем отражаются:
- Все поступления и расходы, связанные с денежными документами, в разрезе различных аналитик;
- Начальные и конечные остатки.
Отчет находится в разделе Казначейство — Отчеты по казначейству.
Отчет «Ведомость по денежным средствам у подотчетных лиц» в программе 1С:ERP Управление предприятием:
- Отображает информацию о полученных и израсходованных средствах подотчетными лицами, а также об оставшемся балансе;
- Позволяет произвести анализ расчетов с подотчетными лицами;
- Отражает информацию о наличии авансов у подотчетных лиц;
- Показывает задолженность организации перед подотчетными лицами на начало и конец отчетного периода;
- Содержит данные о выданных авансах подотчетным лицам.
Использование данных отчетов позволяет эффективно контролировать подотчетные денежные средства, приход и расход по данным документам в виде различных аналитик, а также анализировать движения денежных средств у подотчетных лиц, что помогает принимать эффективные управленческие решения на основе этой информации.
