Разберём, как с минимальными затратами перейти с разрозненных систем (УПП, SAP, Excel) на корпоративные решения 1С и выстроить единый управляемый ИТ-ландшафт.
- ✓ Этапы перехода на КОРП-решения 1С
- ✓ Порядок действий и контрольные точки
Собственник смотрит в управленческий отчет и видит прибыль сорок два миллиона. Открывает бухгалтерскую отчетность — там восемнадцать. Первый вопрос, который он задает: кто врет.
Никто. У компании честно две прибыли, и они должны отличаться. Плохо не когда цифры разные, а когда никто не может объяснить разницу построчно.
Почему прибылей две
Бухгалтерский результат считается по правилам, которые придуманы не для вас. Их задача — обеспечить сопоставимость отчетности разных компаний и защитить интересы внешних пользователей: налоговой, банка, кредиторов, инвесторов. Отсюда осторожность в признании доходов, жесткие сроки и формы, привязка к документу.
Управленческий результат считается по правилам, которые вы устанавливаете сами, и его задача одна — показать, как на самом деле идут дела, чтобы можно было принять решение. Он может признавать выручку раньше, оценивать запасы иначе, игнорировать часть формальностей и учитывать то, чего в бухучете нет вовсе.
Отсюда простое правило: если ваш управленческий отчет совпадает с бухгалтерским, значит, управленческого учета у вас нет. Есть переименованная бухгалтерия.
Где именно расходятся цифры
Источников расхождений обычно шесть, и полезно знать каждый в лицо.
Амортизация. Бухгалтерия начисляет по сроку полезного использования, установленному по классификатору. Управленчески часто важнее реальный срок службы и реальный график замены. Станок, который по классификатору амортизируется семь лет, а работает пятнадцать, в бухгалтерском учете завышает себестоимость первые семь лет и занижает следующие восемь.
Резервы и оценочные обязательства. Резерв по сомнительным долгам, резерв на отпуска, резерв под обесценение запасов — все это уменьшает бухгалтерскую прибыль, хотя денег никуда не ушло. В управленческом учете компании часто показывают их иначе или не показывают вовсе, отражая факт списания.
Внутригрупповые обороты. Самая частая причина крупных расхождений. Если бизнес идет через несколько юридических лиц, продажа из одной компании в другую увеличивает выручку и прибыль каждой из них по отдельности, но для группы это перекладывание из кармана в карман. Управленчески такие обороты убираются.
Оценка запасов и себестоимости. Способ оценки, состав затрат, включаемых в себестоимость, порядок распределения косвенных — все это может различаться, и при больших складских остатках разница становится существенной.
Расходы, которых нет в бухучете. Упущенная выгода, стоимость собственного капитала, аренда по рыночной ставке вместо льготной от учредителя. Это управленческие корректировки, которые делают картину честнее, но в отчетность их не пропустят.
Период признания. Бухгалтерия ждет документ. Управленческий учет начисляет по факту события. Услуга оказана в марте, акт подписан в мае — в бухгалтерии расход майский, управленчески мартовский. При длинном цикле это смещает результат целых кварталов.
Построчная сверка
Инструмент, который снимает почти все вопросы, — таблица перехода от одной прибыли к другой. Она строится один раз и дальше заполняется каждый месяц.
| Строка | Сумма, тыс. руб. | Комментарий |
|---|---|---|
| Прибыль по бухгалтерской отчетности | 18 400 | Форма 2, строка 2400 |
| Минус внутригрупповая выручка | −31 200 | Продажи между своими юрлицами |
| Плюс внутригрупповая себестоимость | +28 900 | Обратная сторона той же операции |
| Плюс резерв по сомнительным долгам | +4 300 | Управленчески признаем при списании |
| Плюс резерв на отпуска | +2 100 | Начисление без движения денег |
| Корректировка амортизации | +9 800 | Реальный срок службы вместо классификатора |
| Выручка по неподписанным актам | +14 600 | Работа сдана, документ в пути |
| Себестоимость по этой выручке | −9 400 | Парная корректировка |
| Минус аренда от учредителя по рынку | −1 800 | Платим льготно, считаем по рынку |
| Прочие корректировки | +6 300 | Расшифровка отдельно |
| Управленческая прибыль | 42 000 |
Вся ценность таблицы в том, что каждая строка проверяема. Собственник, который увидел такой переход один раз, больше не спрашивает, кто врет: он спрашивает про конкретную строку.
Второй эффект менее очевидный. Когда расхождения выписаны, обычно выясняется, что две-три строки из десяти существуют по недоразумению — их когда-то ввели и забыли пересмотреть. Убрать их проще, чем объяснять каждый квартал.
Что из расхождений управленчески значимо
Не все корректировки одинаково полезны. Их стоит делить на две группы, и относиться к ним по-разному.
Содержательные корректировки меняют картину бизнеса. Устранение внутригрупповых оборотов, признание выручки по факту оказания услуги, реальная амортизация — без них решения принимаются на искаженных данных.
Технические корректировки не меняют ничего, кроме цифры. Разница в округлениях, разный порядок отнесения копеечных расходов, отличия в классификации прочих доходов. Их содержат в таблице только ради того, чтобы итог сошелся, и разбирать их отдельно не надо.
Полезное правило: если строка сверки меньше одного процента от прибыли и появляется не каждый месяц, ее место в строке «прочие корректировки». Иначе таблица разрастается до сорока строк и перестает читаться.
Как объяснить разницу собственнику
Разговор идет проще, если начать не с таблицы, а с вопроса, на который каждая цифра отвечает.
Бухгалтерская прибыль отвечает на вопрос «сколько мы покажем государству и банку». Она влияет на налог, на кредитный рейтинг, на возможность участвовать в тендерах. Управленческая отвечает на вопрос «сколько мы на самом деле заработали». Она влияет на решения о развитии, о премиях и о дивидендах.
Дальше показывается переход, и обсуждается он всего по трем позициям: что самое крупное, что можно сблизить и что сближать не надо. Опыт показывает, что после двух-трех таких разговоров тема снимается насовсем.
Отдельно стоит проговорить неприятное: управленческая прибыль не равна деньгам на счете. Компания может показать сорок два миллиона прибыли и не иметь чем заплатить зарплату, если вся прибыль лежит в дебиторке и на складе. Прибыль и денежный поток — разные отчеты, и путать их дороже, чем путать две прибыли.
Регламент сверки
Сверка работает, только если она регулярная. Разовая сверка «по случаю» занимает неделю и ничего не предотвращает.
Минимальный рабочий вариант: сверка делается ежемесячно, в течение двух дней после закрытия, одним человеком — обычно экономистом или финансовым контролером. Результат оформляется той самой таблицей перехода с расшифровкой строк свыше установленного порога.
Порог существенности лучше задать сразу и в абсолютных деньгах, а не в процентах. Например, расшифровывается все, что больше пятисот тысяч. Проценты в этом месте работают плохо: при низкой прибыли даже мелочь становится значимым процентом, и сверка превращается в раскопки.
Раз в квартал состав корректировок пересматривается. Появились новые юрлица — появились новые внутригрупповые обороты. Поменялась учетная политика — поменялась часть корректировок. Без пересмотра таблица за год устаревает и начинает прятать расхождения в строке «прочее».
С чего начать, если сверки нет вообще
Возьмите последний закрытый квартал и две прибыли за него. Скорее всего, они разойдутся сильно, и первая реакция будет желанием все пересчитать.
Не надо. Разложите разницу на пять-шесть крупнейших причин, не пытаясь свести до рубля. Остаток запишите в «неопознанное» и посмотрите на его величину. Если он меньше десяти процентов расхождения — вы уже знаете, что происходит с вашими цифрами, и дальше можно уточнять постепенно. Если больше половины — в учете есть что-то, чего не понимает никто, и вот это уже стоит раскапывать всерьез.
Читайте также
Разберём, как с минимальными затратами перейти с разрозненных систем (УПП, SAP, Excel) на корпоративные решения 1С и выстроить единый управляемый ИТ-ландшафт.
- ✓ Этапы перехода на КОРП-решения 1С
- ✓ Порядок действий и контрольные точки
Участие бесплатно · Количество мест ограничено.