ERP Band и фирма «1С» собирают собственников, генеральных, финансовых и ИТ-директоров крупного и среднего бизнеса для обсуждения внедрений решений «1С» для корпоративного рынка.
Зарегистрироваться бесплатно- Почему план по источникам — это про воспроизводимость, а не про сложность
- Контракт между источником и документом: список полей
- Как устроена форма «Заполнение плана»
- Не уверены, что правила заполнения отражают вашу методику планирования?
- Источники данных планирования: что можно взять за основу
- Три уровня отборов и порядок их применения
- Ловушка, которая стоит дороже остальных
- Правило расчёта количества: проценты и округление
- Группировка источников: сложение, максимум, среднее, минимум
- Многоступенчатые схемы: группы внутри групп
- Сквозной пример: заказы минус остатки по одному складу
- Нужно перевести планирование с таблиц на воспроизводимые правила?
- Типовые ошибки при настройке правил заполнения
- Как это выглядит в разных отраслях
- Как мы проектируем правила заполнения
- Чек-лист готовности правила заполнения
- KPI, по которым видно, что механизм работает
- Частые вопросы
- Чем расширенный способ заполнения плана отличается от простого?
- Почему отбор задан, а данные всё равно попадают в план целиком?
- Как в правиле заполнения вычесть одно из другого?
- Можно ли добавить один и тот же источник несколько раз?
- Что произойдёт, если в источнике нет поля «Период»?
- Насколько сложной стоит делать схему расчёта?
- Что дальше
- Разберём вашу схему планирования за одну сессию
Когда план собирают руками, спорить не о чем: цифра такая, потому что так решил планировщик. Заполнение плана по источникам данных в 1С:ERP превращает «профессиональное суждение» в описанную процедуру: взяли статистику продаж за такие-то месяцы, вычли то, что лежит на складе, увеличили на десять процентов, округлили до штук. Разбираем, как устроено правило заполнения, как комбинируются источники, где ставятся отборы и почему половина проблем с «неправильным планом» решается не настройкой, а порядком работ.
Почему план по источникам — это про воспроизводимость, а не про сложность
Расширенный способ выглядит пугающе: дерево источников, группы с правилами совместного применения, три слоя отборов, проценты, округление. Но задача, которую механизм решает, прозаичнее любой из его настроек. Смысл сводится к повторяемости: правило заполнения — это записанный ответ на вопрос «откуда взялась цифра».
Пока ответа нет, плановая цифра живёт до первого разбора отклонений: «так сложилось из опыта» — и анализ факта против плана заканчивается. Когда правило описано, 289 разбирается на составляющие: свободные остатки 410 минус заказы клиентов 121, где 121 — это 110 единиц с увеличением на 10 %. Каждый шаг можно оспорить по существу: не тот склад, не та база сравнения, не тот процент. Спор превращается из личного в методический. Заодно снимается зависимость от человека: методика переезжает из головы планировщика в конфигурацию.
Заказчики описывают потребность как «нам нужен точный план». Точность здесь недостижима — план говорит о будущем. Достижимо другое: план пересчитывается за минуты, а не за неделю, и две версии отличаются понятным набором решений, а не настроением автора.
Для несложных случаев механизм избыточен: если план строится арифметикой над уже введёнными колонками, достаточно заполнения по формуле. По источникам работают тогда, когда данные нужно поднять из учёта — из продаж, заказов, остатков, других планов.
Контракт между источником и документом: список полей
Список полей, выбираемых источником, должен совпадать с полями, которые загружаются в табличную часть документа планирования. Не «примерно соответствовать», а совпадать: большая часть загадочных ошибок при заполнении растёт отсюда.
| Поле | Обязательность | От чего зависит |
|---|---|---|
| Период | Опционально | Значение должно попадать в интервал планирования. Если поля нет, количество распределится равномерно между периодами |
| Номенклатура | Всегда | Присутствует в выборке любого источника без исключений |
| Характеристика | Условно | Включена соответствующая функциональная опция |
| Склад | Условно | Детализация вида плана «Объединённый план по складам» |
| Клиент | Условно | Детализация вида плана «Объединённый план по клиентам» |
| Соглашение | Условно | Детализация вида плана «Объединённый план по соглашениям» |
| Количество | Всегда | Присутствует в выборе источника данных планирования |
| Цена, Сумма | Условно | В сценарии включено «Планирование продаж по количеству и сумме» |
Отсюда два вывода. Детализация вида плана и настройки сценария определяют, какие источники применимы, — поэтому проектирование видов планов идёт до настройки правил. И поле «Период» работает как переключатель логики: есть период в выборке — данные лягут так, как лежат в учёте; нет — итог размажется по всем периодам, что для сезонного товара заведомо неверно.
Как устроена форма «Заполнение плана»
Настройка правила производится в форме Заполнение плана, вызываемой из документа планирования командой Заполнить товары → Настроить правило и заполнить. Форма поддерживает два режима, и выбор между ними — первое решение пользователя.
| Режим | Что доступно | Когда достаточно |
|---|---|---|
| Использовать упрощённые возможности | Один источник заполнения количества и отбор данных по нему | План строится по одному показателю: «взять продажи за прошлый квартал» |
| Использовать полные возможности | Несколько источников; группировка с правилами совместного применения; результирующие отборы после всех преобразований | План — комбинация показателей: вычитание, максимум, усреднение |
Полный режим делится на три блока, и это деление снимает большую часть путаницы. Правило заполнения — дерево источников со знаками участия, периодами выборки и полями заполнения. Правило расчёта количества — процент и округление. Отборы — условия, применяемые после всех преобразований источников.
Пара переключателей Обновить состав плана и Дополнить состав плана задаёт сценарий работы: первый перезаписывает табличную часть, второй добавляет к тому, что есть. Ошибка в выборе даёт либо потерянные строки, либо задвоенное количество. Кнопка Проверить правило показывает результат до записи в документ.
Не уверены, что правила заполнения отражают вашу методику планирования?
ERP Band начинает не с формы настройки, а с процесса: разбираем, кто и на основании чего принимает плановые решения и что мешает повторить расчёт без автора. На выходе — методика, под которую настраиваются правила заполнения в 1С:ERP.
Источники данных планирования: что можно взять за основу
Источник данных планирования — именованная настройка, за которой стоит схема компоновки и параметры выборки. Типовая поставка покрывает основные потребности.
| Тип источника | Что даёт | Характерное применение |
|---|---|---|
| Продажи | Отгрузки за период в разрезах номенклатуры, склада, клиента | Планирование по статистике продаж в дистрибуции и рознице |
| Заказы клиентов | Подтверждённый спрос, количество к отгрузке | Короткий горизонт, проектные поставки |
| Свободные остатки | Доступное к продаже количество на дату | Корректировка плана на то, что уже на складе |
| Другой план | Данные утверждённого документа планирования | Многоступенчатые схемы: план закупок от плана продаж |
В карточке источника задаются схема компоновки данных и режим выбора: за период, на дату, без ограничения, со смещением периода. Различие принципиальное: показатели-потоки берутся за период, остатки — на дату.
Смещение периода делает правило переносимым: вместо жёстких дат задаётся сдвиг относительно периода планирования — «предыдущий месяц», «тот же месяц прошлого года». Такое правило работает из месяца в месяц без правки.
Три уровня отборов и порядок их применения
Самый частый источник ошибок — непонимание того, что отборы существуют на трёх независимых уровнях и применяются последовательно. Отбор не на том уровне либо не сработает, либо отсечёт лишнее.
| Уровень | Где настраивается | На что действует | Когда применять |
|---|---|---|---|
| 1. В источнике данных планирования | Закладка «Отбор» формы настроек источника (кнопка «Редактировать») | На выборку источника во всех правилах, где он используется | Постоянные ограничения: конкретный склад, вид номенклатуры |
| 2. В правиле заполнения по источнику | Форма «Заполнение плана», настройка строки источника | Только на этот источник в этом правиле, отборы уровня 1 сохраняются | Условия расчёта: количество больше порога, сегмент |
| 3. Результирующие отборы | Форма «Заполнение плана», раздел «Отборы» | На результат после объединения источников | Сузить итог: номенклатура, характеристика, склад |
Порядок читается сверху вниз: источник отдаёт то, что разрешил его собственный отбор; правило сужает выборку по каждому источнику; источники объединяются по правилам групп; к результату применяются результирующие отборы. Отсечённое на первом уровне на третьем уже не появится.
Ловушка, которая стоит дороже остальных
Отбор, заданный в источнике, не сработает, если не включён в пользовательские настройки. Флаг ставится через контекстное меню элемента: Свойства элемента пользовательских настроек → Включать в пользовательские настройки. Пока флага нет, условие отображается в списке и молча игнорируется при заполнении.
Диагностика неприятна тем, что результат не выглядит ошибочным: цифры правдоподобные, просто больше ожидаемых — в выборку попал не один склад, а все.
Правило расчёта количества: проценты и округление
Полученные показатели можно увеличить или уменьшить на процент: в разделе Правило расчёта количества есть поле Изменить результат на (%), положительное значение увеличивает показатели, отрицательное уменьшает. Для округления до целого в поле округлить для периода до ставится значение «1»; точность может быть любой.
| Настройка | Значение | Управленческий смысл |
|---|---|---|
| Изменить результат на (%), плюс | Например, 10 или 25 | Заложенный рост: план выше прошлогоднего факта |
| Изменить результат на (%), минус | Например, −15 | Планируемое сокращение, сжатие запасов |
| Округлить для периода до = 1 | Целые единицы | Штучный товар, где дробное количество не имеет смысла |
| Округлить для периода до = 0,001 | Три знака после запятой | Весовой и наливной товар, сырьё |
Важный нюанс: процент задаётся и на уровне источника, и на уровне всего расчёта — это разные вещи. Процент источника корректирует его вклад до объединения, например поднимает заказы клиентов на 10 % перед вычитанием; процент правила расчёта применяется к уже сложенному итогу.
Процент в правиле — управленческое решение, зашитое в технику. «Плюс десять процентов к прошлому году» должно быть решением коммерческой службы с обоснованием, а не привычкой планировщика, и фиксироваться в методике с указанием, кто его пересматривает.
Группировка источников: сложение, максимум, среднее, минимум
Самая мощная часть механизма — правила совместного применения. В списке отмечаются источники, которые нужно объединить, и нажимается кнопка Сгруппировать источники. Для новой группы по умолчанию определяется Сложение; его можно заменить на Максимум, Среднее или Минимум.
| Правило группы | Что делает | Типичная задача |
|---|---|---|
| Сложение | Суммирует значения с учётом знака «+» или «−» у источника | Вычитание остатков из потребности |
| Максимум | Берёт наибольшее значение в группе | Пиковый спрос: максимум продаж за месяц в квартале |
| Минимум | Берёт наименьшее значение | Консервативный план, ограничение мощностью |
| Среднее | Усредняет значения в группе | Сглаживание колебаний спроса |
Классический пример: при составлении плана продаж нужен максимальный объём продаж за месяц в течение квартала. В список добавляются три одинаковых источника «Продажи» с разными периодами отбора данных, источники группируются, для группы устанавливается правило Максимум.
Деталь, которая делает механизм гибким: один и тот же источник добавляется несколько раз с разными периодами или отборами и обрабатывается как несколько независимых строк.
Многоступенчатые схемы: группы внутри групп
Групп источников можно создавать любое количество, и для каждой определяется собственное правило. Так строятся многоступенчатые схемы, где результат одной группы участвует в вычислении следующей: найти максимальный объём продаж за месяц в квартале, отдельно посчитать среднее количество заказываемых товаров и выбрать большее из двух показателей.
| Ступень | Состав | Правило | Что получаем |
|---|---|---|---|
| Группа А | Продажи январь, февраль, март | Максимум | Пиковый месячный объём продаж за квартал |
| Группа Б | Заказы клиентов январь, февраль, март | Среднее | Средний месячный объём заказов за квартал |
| Группа В | Группа А, группа Б | Максимум | Большая из двух оценок спроса |
| Правило расчёта | Результат группы В | +15 %, округление до 1 | Плановое количество с заложенным ростом, в целых единицах |
Ограничение здесь организационное, а не техническое: схема из четырёх уровней вложенности работает, но объяснить её коммерческому директору за пять минут невозможно. Если схему нельзя нарисовать на одном листе и пересказать вслух за три минуты, её надо упрощать.
Сквозной пример: заказы минус остатки по одному складу
Постановка: спрогнозировать продажи со склада «Торговый зал» на февраль по заказам клиентов с количеством больше 100, часть которых можно обеспечить остатками, и запланировать разницу между остатками и заказами.
Шаг 1. Отборы в источниках. Используются Заказы клиентов и Свободные остатки. Прогноз строится по конкретному складу, поэтому в настройках каждого источника на закладке Отбор задаётся условие «Склад = Торговый зал» и включается в пользовательские настройки.
Шаг 2. Отборы в правиле. В правиле указываются те же источники; отборы, заданные в них самих, сохраняются. Для «Заказов клиентов» задаётся отбор по полю Количество (к отгрузке) больше 100 и увеличение на 10 %; для «Свободных остатков» — отбор по полю Количество (свободный остаток), равному 410.
Шаг 3. Группировка и знаки. Источники объединяются в группу с правилом Сложение: для заказов клиентов ставится знак «−», для свободных остатков «+».
Шаг 4. Результирующие отборы. Для сгруппированных источников в разделе Отборы задаётся условие по номенклатуре «Кондиционер FIRMSTAR 12М».
Документ «План продаж» заполняется этой номенклатурой в количестве 289 единиц: 110 + 110 × 0,1 = 121 по заказам, 410 свободных остатков, 410 − 121 = 289. Ценность примера не в цифрах, а в том, что каждый шаг можно предъявить и обсудить: почему порог 100, почему плюс 10 %, почему вычитаем свободные остатки, а не все складские.
Нужно перевести планирование с таблиц на воспроизводимые правила?
ERP Band выстраивает процессы, а затем настраивает под них 1С:ERP: описываем методику планирования, определяем источники и горизонты, проектируем правила заполнения и регламент пересчёта. Услуги — методология управленческого учёта, финансовое моделирование, управленческая отчётность и KPI, оптимизация бизнес-процессов, внедрение и сопровождение 1С:ERP.
Телефон: +7 (495) 050-44-44 · Почта: sales@erp.band
Типовые ошибки при настройке правил заполнения
| Ошибка | Как проявляется | Что делать |
|---|---|---|
| Отбор в источнике не включён в пользовательские настройки | План заполняется по всем складам вместо одного | Проверить флаг у каждого элемента отбора |
| Поля источника не совпадают с полями табличной части | Заполнение не отрабатывает или теряет разрезы | Сверить поля с детализацией вида плана и сценарием |
| Перепутаны знаки в группе «Сложение» | Остатки прибавляются к потребности вместо вычитания | Проверять знаки кнопкой «Проверить правило» |
| Процент задан и в источнике, и в правиле расчёта | Коэффициент применяется дважды, итог не сходится | Договориться, на каком уровне живут коэффициенты |
| Жёсткие даты вместо смещения периода | При пересчёте правило берёт прошлогодние данные | Переводить регулярные правила на смещение периода |
Ещё одна ошибка не техническая: правило настраивает тот, кто умеет настраивать, а не тот, кто отвечает за план. Лечится совместной работой методолога и настройщика над одним экраном.
Как это выглядит в разных отраслях
Дистрибуция с филиалами. Основной сценарий — планирование по статистике продаж с детализацией по складам филиалов. Источник «Продажи» добавляется несколько раз, для каждого филиала свой отбор, группа со сложением даёт консолидированный план, результирующие отборы выделяют план региона. Для новых точек без статистики строится правило от продаж сопоставимого филиала с понижающим коэффициентом.
Производство. Работает многоступенчатая связка: план продаж служит источником для плана производства, тот — для плана закупок материалов. Ключевое — согласование горизонтов: если план продаж помесячный, а производственный подекадный, равномерное распределение даст ровные декады, которых не бывает. Второе типичное решение — группа с правилом «Минимум», ограничивающая план мощностью участка; разница между потребностью и мощностью становится темой разговора об узких местах.
Розничная сеть. Сильная сезонность и много точек. Основа — «Продажи» с периодом «тот же месяц прошлого года» и коэффициентом роста, поверх — вычитание свободных остатков, чтобы план пополнения учитывал завезённое. Округление до целых обязательно: дробные штуки в плане точки подрывают доверие ко всему инструменту. Для товаров с коротким жизненным циклом статистика прошлого года бесполезна, по ним строится правило от заказов.
Агропром. Натуральные показатели измеряются в тоннах и литрах, поэтому округление настраивается до трёх знаков. Планирование завязано на календарь сезонных работ, и режим «за период» с фиксированными датами здесь уместнее, чем в других отраслях. Много позиций планируется укрупнённо, поэтому результирующие отборы строятся по сегментам и группам номенклатуры.
Как мы проектируем правила заполнения
Правило заполнения — не настройка, а формализованная методика, поэтому технической части предшествует управленческая.
- Разбор текущей методики. Кто считает план, на основании чего и с какой периодичностью. Почти всегда выясняется, что методик несколько и они не согласованы между подразделениями.
- Объекты и горизонты. Что планируем, в каких разрезах и на какой срок. Отсюда вытекают требования к видам планов и сценариям.
- Инвентаризация данных. Какие источники реально наполнены и с какого момента, где статистика достоверна, а где искажена переносом данных.
- Проектирование схемы на бумаге. Состав источников, группы, правила, коэффициенты и отборы — до того, как открыта система. Схему согласует владелец плана и должен пересказать её своими словами.
- Настройка в 1С:ERP. Источники, отборы на трёх уровнях с проверкой пользовательских настроек, группировка, проценты, округление.
- Сверка с ручным расчётом. Один-два периода план считается двумя способами, расхождения разбираются до строки — иначе доверия к автоматическому заполнению не будет.
- Регламент пересчёта. Кто запускает заполнение, кто утверждает результат, кто вправе менять правило. Без этого правила расползаются за квартал.
- Обучение и передача. Обучение строится на задачах, а не на форме настройки: пересчитать план, добавить филиал, разобрать отклонение факта от плана.
Первые четыре шага — работа по процессам, а не по системе. Это и есть наш подход: сначала выстраиваем процессы, потом цифровизируем. Настройка правил без описанной методики даёт план, которому никто не верит, но который все обязаны выполнять.
Чек-лист готовности правила заполнения
- Определён вид плана и его детализация; поля источников сверены с табличной частью документа.
- Для каждого источника задан режим выбора данных: за период, на дату, без ограничения или со смещением.
- Отборы в источниках включены в пользовательские настройки, флаг проверен для каждого условия.
- Проверены знаки «+» и «−» в группах со сложением, правила групп соответствуют методике.
- Явно выбран режим «Обновить» или «Дополнить состав плана», решение зафиксировано в регламенте.
- Правило проверено кнопкой «Проверить правило» и сверено с ручным расчётом минимум за один период.
- Назначен владелец правила и порядок внесения изменений, правило описано в методике словами.
KPI, по которым видно, что механизм работает
| Показатель | Как измерять | Ориентир |
|---|---|---|
| Точность плана | Отклонение факта от плана по каждой позиции, с учётом распределения | Устойчивое снижение отклонения без систематического смещения в одну сторону |
| Срок пересчёта плана | Время от команды на пересчёт до утверждённой версии | Часы вместо дней, повторный пересчёт — минуты |
| Доля позиций, заполняемых автоматически | Доля строк, полученных правилом, в общем числе строк плана | Основная часть ассортимента, ручной ввод — новинки |
| Время разбора отклонения | Замер на реальном разборе плановой цифры | Минуты — правило заполнения предъявляется как ответ |
Комментарий к первой строке: средневзвешенное отклонение по ассортименту выглядит прилично за счёт крупных позиций, тогда как по хвосту план бывает оторван от реальности. Смотреть надо распределение.
Частые вопросы
Чем расширенный способ заполнения плана отличается от простого?
Простой способ — заполнение по формуле: арифметика над колонками, которые уже есть в документе. Расширенный поднимает данные из учёта: продажи, заказы, остатки, другие планы. В нём комбинируются источники, работают правила сложения, максимума, минимума и среднего и отборы на трёх уровнях.
Почему отбор задан, а данные всё равно попадают в план целиком?
Почти всегда причина одна: отбор, заданный в источнике, не включён в пользовательские настройки — условие видно в списке, но при заполнении игнорируется. Проверьте свойства элемента и флаг «Включать в пользовательские настройки». Вторая причина — отбор поставлен на результирующем уровне, а данные отсекаются раньше.
Как в правиле заполнения вычесть одно из другого?
Через группу с правилом «Сложение» и знаки у источников. Отметьте источники, нажмите «Сгруппировать источники» — по умолчанию установится «Сложение». Затем у вычитаемого источника поставьте знак «−», у остальных «+»: так собирается схема «свободные остатки минус заказы клиентов».
Можно ли добавить один и тот же источник несколько раз?
Да, и на этом строятся почти все интересные схемы. Три источника «Продажи» с разными периодами под правилом «Максимум» дают пиковый месячный объём за квартал; тот же приём работает с отборами по разным складам.
Что произойдёт, если в источнике нет поля «Период»?
Количество будет равномерно распределено между периодами планирования для периода в колонках. Для ровного спроса это приемлемо, для сезонного — нет. Решения два: включить период в выборку источника либо применять сезонные коэффициенты.
Насколько сложной стоит делать схему расчёта?
Технически ограничений почти нет: групп любое количество, они вкладываются друг в друга. Практическое ограничение — объяснимость: если схему нельзя пересказать владельцу плана за несколько минут, ей не будут доверять.
Что дальше
Правила заполнения опираются на решения уровнем выше и влияют на то, что происходит ниже. Темы, которые логично разобрать следом: настройки формирования планов — сценарии, виды планов и их детализация, определяющие состав полей табличной части; общий порядок заполнения документов планирования; заполнение плана по формуле; сезонные коэффициенты; план-фактный анализ и отражение планов в бюджетировании.
Разберём вашу схему планирования за одну сессию
Покажите, как сегодня считается план и на каких данных — оценим, что переносится в правила заполнения 1С:ERP, где методику придётся доописать и сколько займёт переход от таблиц к воспроизводимому расчёту. Работаем с производством, агропромом, дистрибуцией, розницей и строительством.
Телефон: +7 (495) 050-44-44 · Почта: sales@erp.band
Читайте также
ERP Band и фирма «1С» собирают собственников, генеральных, финансовых и ИТ-директоров крупного и среднего бизнеса для обсуждения внедрений решений «1С» для корпоративного рынка.
- Ежегодное крупнейшее событие года
- 150+ докладов в 10 тематических секциях
- 6500+ участников из 3000+ компаний со всей России
Количество мест ограничено.
